人事档案管理存在的问题和对策

马少华

摘 要：我国目前的人事档案管理还存在一些问题，必须加以改革，提高人事档案材料的质量，加强档案材料的收集工作，确保归档材料的完整、可靠，加快档案的规范化、现代化建设，完善人事档案管理的法律法规，提高人事档案的利用效益，不断提高人事档案管理人员的素质。

关键词：人事档案；管理；问题；对策

人事档案是我国人事管理制度的一个重要特色，它是个人身份、学历、资历方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。然而，我国目前的人事档案管理还存在某些问题，必须加以改革。

一、现行人事档案管理存在的问题

1.管理法规滞后。现在的人事档案管理，是以1991年中共中央组织部和国家档案局颁发的《干部档案工作条例》和1996年的《流动人员人事档案暂行规定》为标准指导实施的档案管理工作，其内容仍然保留着计划经济体制的某些遗风，缺乏应有的生机和活力，管理权限也不能涵盖现阶段我国各阶层、各领域的人员情况，依其《条例》和《规定》建立的人事档案材料也无法满足市场经济条件下的人事档案管理工作的需要。另外，由于中国经济体制改革较快，人事制度改革跟不上经济体制改革的步伐，人事档案管理的改革步伐更慢。虽然我国人事制度总体框架已定，但很多细则仍在探索和不断调整的过程中，给人事档案管理改革带来了不确定性，也是人事档案管理法规滞后的一个重要原因。

2.管理方式单一。在人事档案的管理方式上，无论党政机关部门还是企事业单位。无论是干部还是工人，无论是教师、科研人员还是军人、学生，无论是正式人员还是流动人员，都使用统一的格式，统一的分类，统一的保管方式来进行管理，不能根据具体的情况，分门别类地制定标准来管理，而形成了千人一面的现象和状况。

3.管理模式封闭。人事档案是由单位的组织、人事档案部门实行全封闭的管理，人事档案除供领导或组织使用外，任何人不能接触和看到档案，包括档案员自己，难免给人一种暗箱操作的猜疑。这种管理模式已经不符合政治民主化进程的要求。人事档案是到了可以公开的时候了。

4.管理内容陈旧。目前的人事档案材料分为十大类，档案内容单调陈旧，人事档案中涉及的业绩、成就、个人能力、诚信、社会保障等材料几乎没有，反映不出个人的专长和特点，对选拔、培养、评定作用不大，无法对当事人作出全面评价，无法满足社会的需求和人事工作的需要。

5.管理手段落后。现行的人事档案缺乏现代化管理。大多数地区由于经济、人员和其他原因，在全国实现计算机管理的为少数。在经济发达地区(如广东、上海等地)，虽然已有人事档案管理的软件，但并没有普及使用，而且很多种版本内容标准不统一，使得数据无法汇总，软件之间不能相互兼容，信息资源不能共享。

二、改革人事档案管理的对策

1.提高人事档案材料的质量。首先，要从思想和行动上重视人事档案的管理工作，真正把干部档案工作作为组织人事工作的一项重要基础性工作。同时，还应建立与完善适合本部门质量考核体系，对工作进行量化与考核，促进档案管理向标准化、科学化迈进。其次，要及时补充具有个性的人事档案材料。人事档案的内容要与人事档案主体多元化、社会职能多元化相适应。

2.加强档案材料的收集工作，确保归档材料的完整、可靠。建立健全材料收集工作的协调机制，加强与相关部门的沟通，采取“重点收集与普通收集相结合”“集中收集和经常性收集相结合”“上门收集”等方式，及时追补和不断补充新的资料，力争档案资料能够反映出最新、最全的个人档案信息。档案工作人员在收集材料时应严格把关，对于内容不实的材料坚决不予归档。保证档案材料形成规范真实、收集齐全、归档及时。

3.加快档案的规范化、现代化建设。规范人事档案的内容、分类、档案用品标准，对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求，将侧重点放在反映干部员工工作能力、工作业绩等档案材料上；档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都要严格要求，拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料；进一步落实人事档案的相关管理制度，在查阅、流转等各个工作环节中，严格按规章和程序办理。

4.完善人事档案管理的法律法规，提高人事档案的利用效益。传统人事档案管理强调人事档案的保密性。在越来越强调诚信的现代法治社会里，为适应人才工作的开放性，应当揭去人事档案的“神秘面纱”，除了牵涉到国家和社会公共利益的少数的人事档案外，大部分人的人事档案应当在一定的条件下适度开放。因此，要从人才的开放性和流动性的实际出发，同时兼顾人事档案工作的保密性，改革传统人事档案管理制度，修订和完善现行人事档案管理的法律法规。

5.不断提高人事档案管理人员的素质。随着时代的发展、社会的变化和科技的创新，人事档案的管理方式也发生了巨大的变化。管理人员再也不是以前那种只管整理、查询的档案人，而应该是既懂档案专业知识又会运用现代化方式管理的复合型人才。因此，人事档案工作部门应有紧迫感和使命感，切实加强复合型人才的档案队伍建设，这是实现社会化、信息化的必要条件，也是推动档案事业发展的关键。

总之，对我国人事档案管理中存在的问题必须加以改革，务必做到人事档案管理工作的规范化、科学化、现代化，以此增强人事档案管理工作的活力和生命力，使人事档案管理工作保持可持续性发展。