医院声像档案管理中存在的问题及措施

梁雁容

摘 要：声像档案由于具有图文并茂和形象直观等特点，被广泛应用在医院管理工作中。随着科学技术的发展，医院声像档案数量也有了一定的提高，但存在着多头管理、职责不清、收集缺失、记录不完整、制作不齐全、制度落实不到位和管理不规范等问题。只有建立健全声像档案收集、管理、开发和利用制度，建立与其他信息管理融合的一体化管理模式，才能解决这些问题，进一步推进医院声像档案管理的发展。

关键词：医院管理；声像档案；信息管理；档案管理

中图分类号：G275.6 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）05-0096-02

医院已经成为当今社会中不可缺少的基础设施，所以加强和提高医院的管理水平是十分必要的，而要做好医院的管理工作，就必须先做好医院的档案管理。在数字化飞速发展的今天，医院普遍使用声像档案作为信息的载体，这有助于使用和查阅，但随着声像档案的增多，传统的管理模式已经不适合当下的发展，且出现了很多问题，以下就这方面进行讨论分析。

1 医院声像档案管理存在的问题

1.1 档案管理人员专业素质较低

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如，照片底片需要同时归档，影像要辅以文字说明，如果归档不及时，会给日后整理和查阅带来很大的麻烦。档案管理人员专业素质有限，对声像档案的管理心中无数，通常将声像档案与一般纸质档案同等对待。此外，管理方式落后，不能借助现代手段进行管理，多数停留在简单的收集、保管阶段，缩短了声像档案保管寿命，也影响了对其的使用。

1.2 记录不完整，制作不齐全

记录医院重大社会活动、重要会议、医疗和教学科研中的照片、录像等各类载体声像档案制作不完整、不全面。特别是医院的重点基建项目的声像档案，主要包括项目开工前的原景、招标会议、奠基仪式和竣工验收等。但在实际中，往往只在基建工程开工或竣工时举办仪式，缺少从工程的前期、中期和后期等环节全面拍摄的资料，造成声像档案不完整。

1.3 制度不完善，管理不规范

在声像归档的收集范围和移交时间等方面，没有制订符合案管理模式的具体要求，加之归档不及时，部分声像没有附加文字说明或有些说明则缺少时间或内容，这给日后整体和查找工作带来很多问题。此外，涉及声像档案的部门较多，各部门为了方便自己使用，不愿将声像档案移交给其他部门，任意处置材料，致使声像损伤或丢失。

2 提高医院声像档案管理的措施

声像档案管理是医院前进和发展的见证者，它不仅记载了医院的发展历史，更重要的是反馈信息提供参考。随着医疗卫生体制和社会医疗保险制度改革的不断深入，对医院档案工作提出了新的要求。因此，要做好医院声像档案管理工作，促进医院档案事业的发展，就必须探索出一种医院声像档案管理的新模式，以提高管理水平。

2.1 增强声像档案管理的意识

声像档案工作不仅是宣传部门的工作，更是各单位甚至全社会的工作，各级领导都要充分重视声像档案工作。我们可以从以下几方面努力：①做好声像档案的宣传工作。使医院领导和职工能够广泛关注该工作，提高各级领导和相关人员的意识，营造良好的工作氛围。②要善于抓住机遇。抓住机遇，结合重点目标、中心工作，通过已有档案和实际案例，发挥声像档案自身的宣传教育作用。③注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的专业知识和技能的培训，为保管好声像档案管理奠定基础。④作为医院领导者，要注重人才的培养，多途径提高档案管理人员素质；档案管理者要明确自身责任，加强专业培养，提高声像档案管理水平。

2.2 明确声像档案的收集范围和方法

在医院日常工作中形成且能真实反映本院各项工作活动的声像档案或有价值的磁盘或光盘等都属于档案的收集对象。主要包括：①文体文件，主要是通过计算机文字处理形成的正式电子文件；②通过数码相机拍摄的图像文件；③各种会议或重要活动通过视频设备拍摄的动态图像文件；④多媒体文件。

2.3 健全声像档案管理的规章制度

强化声像档案的规范管理，从收集、整理、归档、移交和借阅等方面对产生的声像材料规范、统一管理，防止分散流失。设立统一数据库，方便各部门使用和下载各类照片、音频和视频资料。任何人不得将声像档案据为己有，声像档案人员岗位变动时，要严格办理移交手续。实行分级管理，对珍贵的历史资料列入保护范围；医院组织的重大活动、会议，档案人员应全程参与，负责摄影录像的人员要积极配合，共同做好各类档案的收集归档工作，以确保重大活动声像档案的完整、全面。

2.4 规范声像档案的整理、分类和编目

声像档案管理人员要懂得拍摄技术，并能够及时发现有价值的声像材料。重要的资料可以不按照规定随时归档。基建项目类声像档案，只有将档案管理渗透到基建项目建设管理全过程中，才能准确把握医院原貌的拍摄范围。重要活动要做好详细的摄影计划，活动结束后，参与录像、摄影的人员要及时将各类声像材料移交入专职档案人员。规范声像档案整理，底片、正片和文字说明三部分缺一不可，综合运用时间、地点、事由、人物、背景和摄影要素等。

2.5 实现声像档案的数字化管理

采用现代化的设备对档案进行管理和开发，逐步实现文件电子化、文件传递网络化、文件存储数字化和文件管理动态化的现代化管理方式，是今后医院档案管理必然的发展趋势。当前，医院档案管理工作面临着新的挑战，一方面，医院档案门类较多，尤其是较繁忙的医疗部门，需要保留大量的业务归档材料，比如有关部门、相关资料，每年几万份，全部以传统的方法贮存，占用库房面积很大；另一方面，高科技的发展也使档案载体更加丰富多样，大部分医院已经尝试应用电子病历。医院档案管理部门应借助现代数字、信息技术，进一步提高声像档案科学管理水平，按照相关技术规范，借助计算机技术实现声像档案数字化处理，将声像档案信息的存储以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存储和利用，成为计算机可以阅读并且在网络中传播的数字信号。endprint

2.6 积极开发声像档案的价值

声像档案管理的最终目的是为全社会提供服务，脱离了这个目的，档案管理便失去了存在的意义和价值。因此，要全面开发医院声像档案管理，使其在医院发展中发挥应有的作用。加大档案的宣传，增加医院员工和社会公众对档案事业的了解，提高档案室的影响力，增进与公众的亲和力。在内部宣传的基础上，还要借助媒体广告，比如通过档案网站宣传。此外，还要借助现代数字和信息技术，进一步提高声像档案科学管理水平。按照相关技术规范，借助计算机技术实现声像档案数字化处理，成为计算机可以阅读并且在网络中传播的数字信号。在此基础上，构建涵盖多媒体影像、文本内容的计算机数据库，建设数字化或虚拟的单位档案馆，实现资源共享、网络传播、远程档案查询、方便管理、延长声像档案寿命等多种功能。可以从以下方面开发声像档案管理的价值。

2.6.1 凭证价值

“空口无凭，立字为证”对声像档案来说，这个“字”就是原来的形、声、像。例如在科研工作过程中，科研攻关全过程、取得突破性进展的手术过程等声像档案可以提供其他门类档案无法比拟的直观效果。

2.6.2 教育价值

开发声像档案，制作宣传画廊、宣传片等，作为医德、医风教育的教材，寓教于乐，有助于推动医院的精神文明建设。

2.6.3 媒介价值

声像档案的参考价值、凭证价值，通过开发可以转化为媒介价值，从而承担社会功能，即通过新闻媒体宣传医院，传递医疗、科技信息，有效地提高医院知名度，为医院带来社会效益和经济效益。

3 结束语

总体来说，声像档案使查阅更加便捷，资料更加直观。因此，要重视声像档案的发展，及时发现并解决声像档案管理中存在的问题，尽早建立健全医院声像档案收集、管理、开发、利用制度和建立医院档案与其他信息管理融合的一体化管理模式，使医院声像档案管理形成一定的规模，为医院今后的工作作出贡献。

参考文献

[1]高艳艳.医院声像档案管理中存在的问题与对策[J].中医药管理杂志，2008（10）.

[2]胡悦意.浅议医院声像档案管理中存在的问题及对策[J].工会博览·理论研究，2010（07）.

〔编辑：李珏〕

Hospital Problems and Measures that Exist in Audio and Video File Management

Liang Yanrong

Abstract： Because of illustrations and audio and video files visually， etc.， are widely used in hospital management work. With the development of science and technology， the number of hospitals has also been some audio and video files to improve， but there are multiple management， unclear， collect missing， incomplete records， production is not complete， the system may not be implemented and management is not standardized. Only by establishing a sound audio and video file collection， management， development and utilization of the system， the establishment of integration with other information management integrated management model， in order to solve these problems， to further promote the development of hospital management of audio and video files.

Key words： hospital management； audiovisual archives； information management； file managementendprint