如何建设协同编辑系统

郑立新

这次中央文化企业数字化转型升级项目，主要建设的软件系统包括资源加工系统、资源管理系统、协同编辑系统和发布系统四大模块。由于协同编辑系统涉及编辑的参与配合，涉及编辑工作流程的再造以及编辑工作习惯的改变，因此，从一定程度上可以说，这是这次数字化转型升级项目中难度最大的一个子项目。

本文结合中国少年儿童新闻出版总社（以下简称中少总社）全媒体出版平台实施经验，从出版社数字化转型的总体规划、协同编辑系统软件的选择、项目组织管理、项目需求调研、编辑流程的规范化等几个方面简单地谈谈协同编辑系统实施时应注意的一些问题。

一、为何选择协同编辑系统

在出版的数字化转型过程中，出版社要努力成为数字出版转型的主体，努力成为数字产品出版商和阅读服务供应商，不应当被技术和渠道所绑架，简单地做内容供应商甚至是资源供应商。因此，数字化转型应该纳入出版社的总体战略发展规划，而不是简单地建设几个数字出版系统。

协同编辑系统并不是完全孤立的系统，协同编辑系统要解决的主要问题是编辑的数字化转型，也就是说，编辑工作从选题策划、约稿、编、审、校到最后形成图书或数字化产品的整个业务流程都应该纳入到数字化转型的范围。

中少总社早在2010年9月成立数字出版中心时，就把数字化转型纳入总社发展的总体战略规划。在做协同编辑系统的时候，李学谦社长明确提出要形成全媒体的出版能力和全媒体推送能力。所谓的全媒体出版能力，就是完成单一介质出版向全媒体出版的转变，提供多种介质的产品满足读者的多样化阅读需求；所谓的全媒体产品推送能力，就是完成由阅读产品供应商向阅读服务供应商的转变，实现线上、线下对读者的全方位、立体化、个性化的服务。

二、协同编辑系统软件的选择

软件的好坏各有各的说法，只有是否适合自己的软件，没有万能的软件。每个出版社情况各不相同，应根据自己的实际情况选择适合自己的软件。比如：专业出版社和大众出版社的需求就完全不同，专业出版社更注重内容的结构，对外部的表现形式不像大众出版社那么重视；而少儿出版社的图文书特别多，整个编辑过程对图文、版式等表现形式要求特别高，离开了图和版式，编辑就无法工作。

以中少总社的情况为例，我们的书报刊中，80%以上都是图文并茂的；中少总社所有的出版物都是以Indesign软件进行排版的，而且90%以上的排版工作都是在社内完成的。所以，我们在协同编辑系统的选型时，首先考虑的问题是：版式一定要跟着编辑流程走，系统一定要与Indesign软件完美地结合；系统的开放性和流程的灵活性；技术方的团队的实力。

三、项目的组织管理

各个出版社的实际情况不一样，需求也各不相同。因此，协同编辑系统不仅仅是安装一个软件，它离不开项目实施，离不开个性化的开发，所以项目的实施团队一定是由技术方和出版社共同组成，互相配合的。

对于出版社来说，一方面需要对技术方的实施团队提出要求，在签订协议的时候要充分考虑实施团队的人员构成，要看项目经理的专业背景和实操能力，看项目组成员的实操能力。实施团队一定要驻社开发实施。另一方面，数字出版是“一把手工程”，协同编辑系统项目的实施是自上而下推进的，出版社内部实施团队要突出管理特性。因此，要建立社长领导下的出版社项目实施团队，进行充分授权。确保项目实施的个性化需求有决策人，项目实施过程中的问题有人拍板。

从中少总社的情况来看，领导充分重视数字化转型工作，将全媒体出版平台的建设列入中少总社数字出版“十二五”规划，作为出版社的核心工作。社长亲自规划项目，主管领导统筹协调项目团队与编辑部门的关系，对项目实施团队（数字出版中心）进行充分授权。同时，为确保项目能够顺利实施，将全媒体出版平台建设列入数字出版中心和编辑部门的工作考核。

此外，出版社项目团队要有专业的人员与技术方团队进行有效的沟通，能协调编辑部门与技术方在项目实施过程中出现的问题，能确保项目进度及时完成。从中少总社来说，数字出版中心项目团队可以做到与技术团队的有效沟通，是出版社与技术团队沟通的责任人，项目中的一般需求项目团队即可决策拍板。

四、需求调研的重要性

需求调研是对编辑业务流程进行梳理的过程，通过需求调研形成规范化的编辑业务流程，将有助于协同编辑系统项目的顺利实施。

需求是否明确，是协同编辑系统项目能否顺利完成的一个重要因素。大多数出版社没有做过协同编辑系统，对系统的需求并不明确，需要借助技术方的实施能力，帮助出版社明确项目需求。技术方团队作为外来人员，并不了解出版社的具体情况。因此，技术方需要做的第一件工作，必须是需求调研，而不是安装软件。

在项目的需求调研阶段，技术方需派出能力较强、有项目实施经验的产品经理，对出版社的编辑业务流程进行调研，并根据需求调研结果写出需求规格书，在需求规格书的基础上进行产品设计，然后才能进行技术开发和项目实施。产品设计最好能画出原型图，出版社在需求规格书和原型图的基础上进行需求确认。在需求确认阶段，项目组可将系统原型展示给系统的关键用户——前期使用的编辑和相关的专家，征求意见。

中少总社在协同编辑系统项目实施的初期，制定了详细的需求调研计划，需求调研的时间长达2个月。需求调研的主要工作包括：访谈、需求规格书的制定、基于原型图基础上的产品设计、需求确认等。需求不明确的时候，还需要技术方开需求说明会，向全体编辑讲解。需求规格书更新了好几个版本，最后一版的需求规格书长达218页。

五、编辑业务的规范化

协同编辑系统和我们整个编辑业务流程密切相关，需要在规范化编辑业务流程的基础上，对原有业务流程进行优化，实现编辑业务工作的协同作业，及编辑业务流程的有效和可控。

编辑流程是从选题计划开始的，涵盖整个编辑业务流程。协同编辑系统可以通过编辑流程的设定，确保编辑流程的完整性和合理性，通过编辑计划和派工的设定明确责任，控制进度。

中少总社全媒体出版系统采用的是先锋单位实施法，最先在低幼出版中心实施。低幼中心的编辑业务流程管理非常规范，在实施全媒体出版系统之前，已经将整个编辑业务流程梳理成10个环节，每个环节分为10个关键业务点，并按此进行考核。在全媒体出版平台的实施时，我们又对这些业务流程进行了优化，确保系统能做的事情一定不让编辑手工来做。

在传统的编辑业务流程中，还存在很多不规范的地方，比如文件命名不规范、时间控制问题、编辑工作质量控制问题等。在实施全媒体出版平台时，我们先后制定了一系列的业务流程规范，尤其是数字出版方面的业务流程规范，比如：各种电子图书、电子期刊的出版业务流程，文件命名规范等。

此外，根据图书、报纸、期刊元数据标引的要求，必须对编辑工作提出一定的要求。在中少总社全媒体出版平台中，我们要求编辑部负责人在做选题计划时，必须填入图书、报纸、期刊的基本信息；责编在上文稿的时候，必须对文稿的版式进行标引；文稿、图片中的一些关键字的填写也是编辑必须完成的工作。

总之，协同编辑系统是出版社数字化转型升级过程中的一个编辑业务流程再造工程，只有将出版社战略、数字出版技术和管理的因素融合在一起，才能确保项目的顺利完成。

（作者单位系中国少年儿童新闻出版总社）