医院药品库存动态精细化管理的研究

范慧明+++梁丽珊

摘要：药品管理是控制医院质量管理工作的重点之一。本文针对医院药品如何实现库存动态精细化管理进行了较为深入的研究，实现品种数量金额管理，不仅定期盘点时有据可查，而且可任一时点选任意品种进行抽盘，有效加强了医院药品的监管。

关键词：医院药品库存 动态精细化管理

医院药品是进行医疗工作的基本物质条件，良好的药品库存管理可以保障患者的用药质量安全有效，保证医疗用药的及时、准确无误，药品管理是控制医院质量管理工作的重点之一。过去，医院在药品库存管理方面比较薄弱，药品库存按金额粗放式管理模式不能满足医院管理工作的需要，因此我们针对医院药品的库存管理问题进行了较为深入的研究。

一、研究背景

首先，按金额管理对药品的监管缺乏有效依据，只有做到每种药品按品种、数量实行动态精细化管理才能查找帐物不符的原因。以前，由于条件所限，只能用每日收入发票的药品销售按药品加成率倒算药品发出金额，门诊药房发现误差查不出具体原因，住院药房按出院发票结算金额做为发出数更是与实际发药的期间存在很大差异，造成每次盘点差异较大。

其次，医院的药品流动性质特殊，不同于一般物品，为了保障临床病人用药，药品库存是动态并实时发生的。这是一直困扰我们管理的瓶颈问题，直接影响管理的成效。盘点的准确率存在一定的误差，这个误差范围也不能科学的制定，多少为合理的区间？这给管理带来很多不确定性。

所以针对以上特性，如何把药品盘细盘准，真正的实现品种数量金额管理，建立药品库存动态精细化模式，不仅是定期盘点时有据可查，而且可任一时点选任意品种进行抽盘，发现问题及时彻查，不用累积到定期盘点，这也有利于加强管理，是我们下一步探讨的方向。

二、研究基础平台

我们利用HIS系统进行药品信息化管理，逐步建立起完整的药品购销存电子台帐模式。从药库到药房，入库、领用及发放都有连续的电子记录，具体流程为：药品采购进入药库，增加药库库存，同时按品种数量增加电子台帐；药库根据各药房电子药品申领单，发出药品并确认减库，各药房库存增加；药房分门诊类及住院类药房，门诊类药房按医生提交电子处方至收费处收费后可确认发药，未交费处方数据不发送到门诊药房；住院类药房按执行科室提交的电子医嘱电子确认后核发药品。根据电子记录可随时分科统计各药房每日/每月药品发出汇总金额表或某日到当前时点的药品发出汇总金额表，并可以分别按科查询明细。在试运行期，将西药房（门诊药房）中心药房（住院药房）处方和医嘱及其他药房纸质单据按天统计，用手工统计汇总金额表与系统统计金额完全一致。具体流程图如1所示。

三、研究过程

（一）盘点准备条件

为达到预定目标，在药品管理的过程中，需完善解决：

药品的归类摆放怎样更为合理？现在药品处方信息在病人付费时数据已传到药房，拣发及时。以往药房拆零、摆药过于分散是受发药条件限制（病人持处方到药房窗口再配领药），一种药品存放于几个货位点容易造成错盘和漏盘，既不利于日常管理也不利于盘点。药品电子定位货位码是一种准确的药品定位方法，应遵循唯一性、合理性、可扩充性、简单性、规范性、稳定性的原则。如果实行一点定位，根据各药库、药房的特点统一编制固定的6—8位货位码，并按一定的顺序合理存放药品，将会降低盘点的差错率。

药品的盘点分药库和药房两大类型，药库盘点可以在盘点时段暂停收发，不存在盘点数量不清的问题。而药房存在两点问题：

首先，由于品种数量众多，盘点也不能长时间暂停发药，盘点的误差难以控制。其次，财务报表按电子系统截止时间是汇总当日的24点，盘点时间是季末最后一天的下午4点后开始盘，时间差异也影响盘点的准确性。

有些观点认为做为医院的二级库药房，药品数量管理肯定会有一定误差，比如日常损耗、盘点时药品流动引起的差异及时间差异等等，这种停留在以往观念下的管理思路往往会造成医院药品库存管理糊涂帐。我们应效仿企业的先进管理理念，无论盘盈还是盘亏都要找出引起差异的原因及差异形成的药品品种、数量及金额，才能有效监督药品整个管理流程。药品库存监管的流程包括期初库存—入库—出库—期末库存，首先要把期初库存盘细盘准，没有一个准确的基础，想实现真正的药品库存动态精细化管理是不现实的。

所以针对药房药品盘点的时间差异问题：设想在电子系统的支持下，药房盘点引用一个增减量的概念，尽量把盘点误差降到最低。假设药房盘点在季末最后一天16：00开始，盘点时段为16：00---当日24：00。在16：00由药房管理人员在系统自动生成预览盘点表，盘点表授权药房管理人员完成，需屏蔽台帐数量，盘点部门人员看不到数量，按盘点表品名分组盘点。每组有一位负责电脑查数量（16；00到当前发出的数量），也可以数组共一位，配置人员多少以能及时完成查量工作为准。每盘一个药品，从系统调出16：00到当前发出的数量，分别记录。例如：16：30盘点实际数量为55支，16：00后发出5支，预盘点数为60支（55+5）。盘点结束后，将数量60支录入盘点系统并双人复核正确，系统批量导入16：00到24：00发出所有药品的数量，进行自动累加生成季末盘点表。假设16：00到24：00发出了7支，60支-7支=53支和正式盘点表电子台帐数（台帐与财务帐截止时间一致为24：00）对应就可以知道此次盘点该药品数量的差异。如图2所示。

其中有三点必备条件：

（1）系统支持阶段查量功能（16：00到盘点时）。

（2）可生成预览盘点表，只有品名、规格、单位及单价，屏蔽电子台帐相关数据。

（3）正式盘点表生成时间为24：00，等实盘数量录入处理完毕，提交上级药品管理人员才显示电子台帐数量，打印盘点表时，格式为：

原盘点表格式：

这样在盘点结束后，根据盘点表实盘数在电子台帐中进行平帐处理，处理后的数据就是药品真实库存数据，平帐后台帐数与实盘数一致。下次盘点时，从盘点表的盈亏数量就可以知道每个药品的管理情况。endprint

（二）日常管理措施

确定了药品期初库存数据，入出库过程中特殊的问题还需相应的措施：

药品正常损耗的处理。日常分发工作中有药片洒落或针剂破损，若为供货商问题联系退货，若为工作人员缘故做书面记录（需双人证明），由专人负责在电子系统中做正常损耗其他类型出库处理。

科室特殊退药管理问题。科室退药实际是科室未领药或不完全领药，药房在科室电子领药清单上手写注明未领数量（一式两联），盘点前各科凭领药清单上手写注明项与药房办理退药确认手续。实际药品暂存药房，半手工计算会影响药品数量管理的准确性，也不利于做到药品品种和数量的实时监控。建议在药品电子信息管理系统中做正常发药确认处理，同时按未领药品的品种数量进行其他入库处理。

病人隔天退药问题。因目前系统原因，当天退药可自动进行退库处理，隔天退药则只在财务科以金额形式进行月末整体扣减，未做到按实际的品种数量扣减。规定药品管理人员对隔天退药药品进行其他入库处理，凭入库单方可退款。

药品的换药问题。存在换药情况下，即使药品完全等价，也会引起品种数量管理的混乱。一旦某种药物发生盘亏也不能查找原因。医院制度规定一律不予换药，杜绝换药行为。

药房部分麻醉药及特殊药品问题。这些药品并不直接发放给病人和临床科室，而是先电子确认发药，由病人携处方到相应的执行科室检查或治疗时（原有备存）直接用药，过后科室凭处方到对应的药房领药，如果处方保管不善会造成与减库数量不符的情况，也不利于查找具体数量。在电子确认发药的，同时做其他入库处理，相关科室凭处方集中到对应的药房领药时，药房管理人员按处方药品的品种数量进行汇总做其他出库处理。

无主、特殊绿色通道紧急救治的病人及协作单位所用药品在财务科以金额形式进行月末整体扣减，未做到按实际的品种数量扣减。增加无主、特殊绿色通道紧急救治的病人处方类型，并可进行未付费及付费选择，选未付费选项按正常处方确认流程提交药房，由药房电子确认发药；联系到相关人补交费用时，选付费选项只提交至收费部门收费，不再重复提交至药房。协作单位所用药品在发出时进行其他出库做减库存处理。

部分药房药品管理员在配药时十分忙碌，来不及在发出药品时及时进行电子确认操作。他们通常的做法是在相对空闲的工作时间内将已发出的药品统一勾对电子台账，这样不根据处方内容逐单勾对确认，易造成电子台账记录的数据可能与实际发放数相差甚远。可见部分药品管理员并未树立电子信息化管理的意识，还停留在传统的只顾发药的工作状态。必须严格执行发放药品与处方（电子医嘱单）复核一致后进行电子确认，做到药品实际流向和电子记录相符。

四、结束语

在日常药品管理工作中严格按相应措施实行，遇到特殊问题及时反映，针对问题召开专题会议，寻求良好的解决方案。利用药品信息HIS系统，建立起完整的药品购销存电子台账模式。从药库到药房，入库、领用及发放都有了连续完整的电子记录，制定一点定位的货位码，盘点时引用增减量方法，并认真完善药品发放流程及出入库措施，可实现真正的药品库存动态精细化管理，做到定期盘点时有据可查，且可任一时点选任意品种进行抽盘，达到有效监管医院药品物资的目的。

参考文献：

[1]彭京宁，商小蔓，向玲等.货位号在药品管理中的运用[J].中国医院药学杂志，2006

[2]侯贤平.科学管理药剂科工作在现代医院管理中的作用.中国卫生产业，2013

[3]赖俊英，宋涛.论医院药品管理的内部会计控制.中国管理信息化，2010

[4]蔡晓波，丰嘉驹，姚永康等.关于医院药库管理目标的探讨.中国药房，2005endprint