信息技术助力财务管理之我见

张玉卿

摘要：计算机技术、网络技术应用于财务管理节省了大量的人力、财力、物力。先进的信息手段加强了内部的沟通和协调，提高了团队的凝聚力。本文从实践出发，对信息技术应用于财务管理工作实践，实现内部共享与沟通、提升部门工作效率的方式方法进行探讨，并结合工作实际对信息技术下的财务安全进行了论述。

关键词：信息技术 财务管理

随着现代计算机技术、网络技术及信息技术的飞速发展、世界经济已经开始进入了“信息经济”的时代。信息技术代表着当今先进生产力的发展方向，信息技术的广泛应用使信息的重要生产要素和战略资源的作用得以发挥，使人们能更高效地进行资源优化配置，从而推进传统财务工作不断升级，提高工作效率。

一、信息技术应用于财务管理的优势

（一）节省人力，提高工作效率

在传统的财务管理工作中，由于信息技术应用程度不高，每一项数据的结算、审核，都要工作人员自己计算，工作量较大，工作负担沉重。信息技术的应用，则可以很好的解决这一问题。通过财务管软件，相关总分类账目、明细分类账则可以应用软件自动生成。大大降低了工作人员的压力和负担。

（二）节省物力，实现无纸化办公

无纸化办公是新时代节约资源、保护环境的重要举措之一。信息技术在财务管理中的应用，大大减少了日常办公对纸张、笔墨以及打印、复印设备的消耗。既符合节能环保的要求，又为公司节约了运营成本。

（三）减少现金接触，实现电子支付

传统货币财务部门需要从银行提取大量现金满足结算需要，用户需要随身携带大量现金用于支付和从支付对象取得现金，保管携带十分不便，而电子货币收付只需要利用网络通信技术进行电子化资金收付（即通过网银、POS 机、IC 读卡器等）实现资金交割，节省单位每天提交款的交通费、人力和保管成本。且有效解决财务管理部门在现金的提取及其保管等方面问题，便于实现“零现金”结算的财务运行新模式，防范现金结算业务带来的财务管理风险，提高资金使用效率。

二、我公司财务部信息技术应用分析

（一）财务软件实现数字化管理

用友ERP-U8财务会计作为中国企业最佳经营管理平台的一个基础应用，包括总账、应收款管理、应付款管理、固定资产、UFO报表、网上银行、票据通、现金流量、网上报销、报账中心、公司对账、财务分析、现金流量表、所得税申报等。这些应用从不同的角度，帮助企业轻松实现从核算到报表分析的全过程管理。

例如，财务工作中最常用的用友总账模块。它是用友财务系统的核心，业务数据在生成凭证以后，全部归集到总账系统进行处理，总账系统也可以进行日常的收、付款、报销等业务的凭证制单工作；从建账、日常业务、账簿查询到月末结账等全部的财务处理工作均在总账系统实现。使财务核算自动化、专业化，财务数据精细化。企业以最少的人力投入、以最快的速度、以最优的准确度，及时、真实、可靠地进行账务处理，为企业提供多角度、多方面的精细化财务数据；同时协助企业进行往来款管理、现金银行管理等。

（二）内部即时通讯工具

内部通讯工具主要实现消息和数据的即时传递。我公司财务部网络环境为内部局域网，C/S结构，因此内部即时通讯工具选择使用腾讯软件公司的“腾讯通”即时通信工具，功能与QQ和集团内部通讯工具类似，分别安装服务器端（可以选择局域网内任一计算机为服务器）和客户端，按员工实名设置通讯录并可以分组；此通信工具可以实现财务内部消息群发、即时信息和数据传递，减少了U盘插拔拷贝的传递时间，也能降低计算机从U盘感染病毒的几率。本软件基于局域网，优点是速度快，尤其在传递大文件时。

（三）财务内部论坛

针对集团公司-子公司的运营模式，建立财务部门内部论坛，方便信息共享和传递。内部论坛主要实现各类通知文件的收发记录、总公司通知消息的收集、会计税法知识的学习和会计人员内部交流，可以按上述功能划分论坛版块。论坛架设使用全球成熟度最高、覆盖率最大的论坛软件系统之一DISCUZ！免费版。利用论坛自动生成发帖时间的功能可以对文件和消息做一个时间戳，同时能以帖子内容对附件文件做详细的说明；如果以共享文件夹的方式存放这些文件，无法做到时间戳和文件说明。对于经常查阅、无需经常编辑的文件，比如制度文件，可以先转换为图片再和原文件一起上传至论坛，这样图片能形成预览，无需下载和打开附件就能查阅。 具体如下：

1、文件的收集整理

财务部收到的文件、发出的文件及附件可以在版块中以发帖的形式上传，论坛自动形成带有时间戳的记录。

2、通知的收集整理

把集团公司及总公司的电子邮件和手机短信等通知维护到论坛中，可以分类建立主题帖，例如：集团通知、总公司通知，在集团通知主题帖下以跟帖的形式存放所有集团下发的通知。 文件和通知收集都可以比作“电子版的档案室”，方便随时查阅，避免了纸质文件查阅的不便。

3、会计税法知识的学习

把集团公司、总公司下发的会计及税法知识、讲解以及其他渠道取得的学习资料划分为知识学习版块，会计人员可以跟帖学习交流。

4、备忘

纸质便签在财务备忘中经常使用，这一方式完全可以取代纸质便签。发表一个个人主题的主题帖并设置只有自己有权限编辑查看，把需要备忘的事情在自己的主题帖里面跟帖，过期的或者完成的可以进行编辑、删除等。

（四）共享文件夹和共享文件

共享文件夹作为一种“传统”的共享方式有其自身的优点，和内部论坛相比较，共享文件夹可以让每个财务工作人员打开文件进行编辑；论坛适用于“单向”的公告，共享文件夹适用于“双向”的编辑。

共享文件夹和共享文件结合可以实现多人同时编辑一个文件，例如：总公司要求统计每位财务人员的信息，传统的方式是电话通知每位会计：填好自己的个人信息后交个统计人员， 统计人员再汇总，如果把个人信息文件工作簿共享，同时允许多用户同时编辑，免去了统计人员二次录入。诸如此类需要共同编辑和定期更新的文件就可以放在共享文件夹中进行共享。endprint

（五）电子现金支付

职工工资、奖金、补贴等的发放，支领人或预借款人员可携带收款人银行卡或银行账户号，通过网上银行或银行“易付通”终端实现转账功能。报销人和预借款人持原始凭证经会计审核编制记账凭证后，交出纳人员付款，出纳人员根据审核无误的记账凭证，通过网上银行或易付通终端实现付款，及时将所报销和预借金额转入收款人银行卡内，实现即时到账。领取人可直接持卡到银行网点办理取款等业务。

三、信息技术下的财务安全防范

（一）硬件保密设置

在重要数据保存的计算机中，做热备份，使用双硬盘，同时将数据存在两个硬盘上；在安全性要求高的特殊场合还可以使用双主机，万一一台主机出问题，另外一台主机照样运行。在电源方面，使用UPS（不间断电源）有效控制电流的冲击或突然停电，以保护重要数据不至于丢失。

（二）软件保密设置

在加强软件防控方面，安装并定期升级杀毒软件。检查安全漏洞，并利用防火墙保护内部数据免受侵害。将自己的局域网，财务软件、论坛软件以及共享文件夹都部署在局域网服务器、计算机上，和公司的网络完全隔离，因此安全性很高。如果财务部的计算机都在公司的网络上，需要公司网管在公司路由器上做VPN 等安全设置，保证财务部门计算机在网络上对任何部门逻辑不可见。在使用电子支付时，确保安全控件均已安装到位，并正常运行。

（三）系统管理人员保密素质

任何的工作都离不开人的参与。人员素质的高低对财务管理工作的安全性具有重要影响。严格自律， 保密守信。这是财会人员职业道德的基本要求。我公司财务工作人员始终秉承遵守《会计法》所规定的各项制度。涉及公司财务安全系统的相关内容严格保密并做好日常系统维护工作。“管好嘴，迈开腿”为公司财务工作的安全、顺利开展保驾护航。

总之，随着信息技术越来越广泛的应用，企业财务管理职能发挥有了理想化的统一平台，信息技术为企业财务管理开创了更多发展途径和管理手段[4]。企业财务管理与信息技术之间是相辅相成的，因此，科学、合理和系统的研究分析电子信息技术在财务管理中的创新应用，具有积极的现实意义。

参考文献：

[1]贾磊.煤炭企业财务信息化建设之探讨[J].经济师，2011（12）：174

[2]张文杰.刍议新时期企业信息技术对财务管理的影响[J].中国管理信息化，2011，14（18）：35-37

[3]王淑珍.信息技术在企业财务管理中的应用分析[J].现代商贸工业，2011（19）：241-242

[4]高雷云.煤炭企业集团财务管理信息化探究[J].经营管理者，2013（12）：205endprint