论如何加强企业档案管理工作信息化建设

李萍

摘 要：信息化建设已经成为企业发展的必然要求，档案管理工作当然也不例外。所以，企业要加强档案管理工作的信息化建设，提高档案管理和服务水平，使得档案管理更加高效、快捷，为企业提供更加流畅、准确的信息服务。

关键词：信息化；企业档案管理；高效；快捷

随着科学技术的不断发展，企业档案管理也应该善于利用当前发展优势，转变传统的管理模式，加强信息化建设，科学合理的对档案进行信息化处理，以做到档案能够被即时共享，从而更好的为企业和社会服务。

一、企业档案信息化建设的涵义

档案是对历史进行准确的记录，这种记录就是一种信息。概括说来，企业档案信息化包括两方面的内容：（1）狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；（2）广义上信息化，是融合了政治、经济、文化等方面信息的信息化。所以，企业信息化建设就是充分利用现代化的技术，将企业档案本身信息融入到社会交流系统，另一方面就是采集社会中的有用信息融合与档案信息，结合使用。

二、信息化建设让企业档案管理更加高效、快捷

顺应当前时代发展潮流，不断完善企业档案管理的信息化建设，提升企业档案信息的数字化程度，实现企业档案管理更加高效、快捷具有重大意义。

（一）信息化建设能够更加完善的对档案原件进行保护。通过将企业的各类档案进行信息化处理，利用计算机对档案原件进行数字扫描，然后形成电子文档再加以保存、管理和使用，能够有效的对档案原件进行保护，避免了档案原件因多次调阅而丢失、损坏，大大保障了档案原件的完整性。

（二）信息化建设能够改善对档案的归档方式。在档案管理的日常工作中，需要对各类档案文件进行及时的记录。传统的方式是进行手工记录，这就需要大量的档案管理人员花费大量的时间去整理档案和登记目录，工作量大，繁琐且复杂。如果遇到有信息需要改动，那将会引起一系列连锁反应，所花费的人力、物力就更大了。在对档案的归档方式进行信息化处理后，通过输入指令就可以自动的对档案进行调整，这就大大的提高了工作效率，节省了大量的人力和时间。

（三）信息化建设能够使得档案资源做到及时的整合和共

享。在传统的档案管理模式下，企业职能部门若是想要调阅档案，必须经由上级层层批准，同意后方可查阅，这就造成了大量时间浪费在了申请上，使得档案查阅步履维艰。对档案进行信息化处理后，通过建立共享平台，并赋予相关人员的查阅权限，则能有效的解决这一问题。

（四）信息化建设有利于实现档案检索的方便快捷。传统进行档案检索时，往往采用人工操作，这样费时、费力，并且还不一定能够达到目的，收效甚微。对企业档案进行信息化处理后，通过生成电子文档和电子目录，并建立配套的电子查询系统，在进行档案检索时，只需要输入关键字，许多相关查询都能一一的在计算机上呈现出来，这种智能化的检索办法，为企业档案管理带来了效率更高、范围更广的档案检索办法。

三、企业档案管理信息化建设的措施

企业档案管理信息化建设是时代的必然。信息化建设要做到科学、合理，循序渐进，从多方面入手，逐步完善对档案管理的信息化建设，逐步提升档案管理的高效、迅捷。

（一）在思想上重视起企业档案管理信息化建设。只有从思想上重视起来，由思想指导行动，才能使企业领导、各职能部门及档案部门的管理人员认识到档案管理信息化建设的重要意义，信息化建设才能得到有力的支持，信息化建设道路才会畅通无阻。当前时期，要提高对档案管理信息化建设的宣传，大致介绍信息化建设的状况，提升相关人员认知水平，在职工中统一认识，集中更多力量做好企业档案管理的信息化建设，极大的推动信息化建设程度的提升。

（二）不断进行配套设施的完善。档案管理信息化建设离不开计算机这个基础设施，购置计算机是完善企业档案管理信息化建设的第一步。其次要加强服务器、刻录机、扫描仪、打印机、数码相机等信息化必备设备的完善。及时的升级、更新、完善档案管理软件，不断改善服务条件，使得企业档案管理工作日趋的科学化、标准化、规范化。

（三）注重企业档案信息的安全管理。企业档案管理工作中重要的一点是要做好保密工作，这是企业档案部门的重要职责。企业档案部门应竭尽全力，做好档案管理的安保，有必要配备相关的保护设备和管理设备，防止档案信息的丢失和损毁。可以通过建立、健全一套完善的档案安全管理体系，解决档案信息共享和档案保密需求之间的矛盾。并且可以引入相应的信息安全技术和制度体系，对档案信息实施全程的、全方位的监督和管理，以解决企业档案管理信息化建设当中信息安全的问题。

（四）重视对档案管理信息化人才的培养。当前，企业档案管理职能部门对于经验丰富、专业技能水平高的信息化人才需求很高。可以通过引进和培养相结合的方式调整档案管理人员的结构，引进企业急需的高端人才，对在职的档案管理人员进行继续教育，教授信息化管理知识，提高职工的认识，提升他们的专业素质和技能水平，逐步的完善企业档案管理信息化人才队伍，为企业档案管理信息化建设提供有力保障。

总之，企业档案管理工作的信息化建设是时代发展的要求，企业档案部门要转变传统的管理模式，充分利用信息化技术，实现档案管理工作的高效、快捷。

参考文献：

[1] 韩淑梅， 赵洪利.对企业档案管理的探究.管理学家 2013（2）

[2] 孙志海.简析企业档案信息化.梅山科技.2014