信息化环境下档案管理研究

余蔚中

摘 要：随着现代科技的发展，促使档案工作往信息化技术方向变革，增加了档案在信息化环境下的管理难度。由浅入深地分析了信息化环境下档案管理过程中存在的实际问题，首先，必须搞清信息化建设会给档案管理工作带来什么样的问题；其次，从实际问题入手，寻求问题的关键；最后，根据问题的关键点，寻找到解决问题的办法。对当今信息化档案管理面临的问题着重进行分析，为档案信息化在管理方面的工作提供建设性意见。这样才能使信息化档案管理工作得到创新，取得突出成效。

关键词：档案管理；信息化环境；问题研究

中图分类号：F49

文献标识码：A

文章编号：1672-3198（2014）09-0169-01

1 信息化档案管理中存在的问题

（1）各个单元在收录相同主题的信息时，因为收录标准的不一样，所以关于这一主题的信息数据不能够集中到一起，导致信息数据的分散性。

（2）档案信息的数据来源、架构和处理方式的多样化，而异构性主要体现在：数据的转换，这就使得储存的档案信息资源更为复杂，从而导致信息数据的异构。

（3）各收藏单元中同一主题的相关数据重复收录，这就使得作为最终拥有这些信息资源的档案馆中存储了太多重复的信息数据，这就是信息数据的重复性。

（4）在当今社会，互联网的发展进程加快了档案信息化，促使信息资源实现充分的共享。但是，事务的发展总是存在两面性，网络虽然能够方便人们对档案信息资源的使用，但同时也能够被某些居心不良的人使用，借助网络干一些违法的事情，使人们的生活受到伤害。所以，进行信息化档案信息资源的安全管理，是十分重要的。这样，不仅可以提高信息化档案的管理效率，还能够保障个人信息安全。

（5）档案管理的滞后性要是从保存的目的和形成的过程两个方面进行分析，它的主要特征表现在有失去时效性、有使用价值以及保存日后利用，这些特征所体现出的内涵虽然与现代信息技术的处理要求达到一致，但将这些滞后的档案信息数据汇总起来，并不能很好地满足公众对档案信息资源的需求。

2 加强档案信息资源管理的途径

（1）建立相应的规章制度，保证信息化档案管理工作的正常有序进行。档案部门收集信息的时候，需要根据信息表现的内容及时有效的调整档案接收信息的范围，同时对于一些和信息内容密切相关的文字资料、拥有很强潜在价值的信息都需要多加关注。要将档案信息化建设中带来的现代管理模式和创新思维充分中和到规章制度中，在原有档案管理的基础上进行突破和创新，逐步完善信息化环境下档案管理的规章制度，充分保证信息化环境下档案管理工作的有效进行和持续发展。

（2）完善基础条件设施的建设。在基础设施的建设上，除了配备完整的硬件设备——大型服务器、计算机、刻录机、扫描仪、打印机、数码相机等，同时还需要保障软件设施的不断更新、升级和完善，使信息化档案服务条件得到充分的改善，实现档案管理工作的标准化、规范化、科学化。完善的信息化档案基础设施是建设档案信息化以及各项档案应用系统的基础和前提，若拥有完善基础设施，才能够有效的开展档案管理工作，假如基础设施不够完善，将在一定程度上制约档案信息化的进一步发展。

（3）加强档案工作人员综合素质的培养。建设档案信息化的多元化，促使信息化条件下的电子档案管理方法与传统的纸质档案管理方法在本质是截然不同的，这就导致管理人员跟不上信息化档案管理工作的发展！在观念上树立“人才是第一资源”，只有不断提高档案管理人员的思想理论水平、档案业务素质，改善档案管理人员的知识结构，才能使得信息化档案建设顺利地开展。在实际过程中，开展信息化理论知识讲座，培养拥有高素质、丰富理论知识的复合型人才；组织档案管理人才前往拥有完善信息化档案建设经验的机构进行实地考察，借鉴已完成信息化档案建设的机构的经验，改善档案管理人员的知识结构以及思维方式。保证档案信息化建设的顺利开展，满足社会发展的需求。

（4）提高档案信息化的安全性。网络的安全性是档案信息化建设过程中迫切需要解决的难题，促使相关部门建设网络安全保障体系加强档案管理的安全性，同时制定相应的法律法规。安全管理应该包括以下几个内容：人员方面，在收集信息的审查过程中，工作人员必须仔细、认真；制定分层次的档案管理制度，已经收录的信息内容根据其重要性设置不同管理级别，进行分层分级管理。

3 档案信息化的创新点

完成信息化档案建设后，信息化环境下的信息载体与传统的信息载体相比，发生了很大的变化，传统的纸质载体存储的信息量少，占据的空间又大，并且不利于信息的检索，而新的载体不仅能够存储大量的信息，只需要占据很小的空间，并且如果使用计算机对信息进行检索，十分的快捷。

4 总结

虽然档案信息化为档案管理带来一些问题，但不可否认，随着现代信息技术的飞速发展，档案信息化的建设日趋完善，信息化档案以互联网为基础大大提高了收集档案信息的效率，还在确保效率的同时，保证了档案的完整性和统一性，从根本上改变了档案信息的存储方式和检索机制，在为用户带去更加方便快捷的操作体验的同时，又降低成本，减少因为人为原因而导致档案信息丢失的情况发生。

参考文献

[1]夏岚萍.医院信息系统的安全建设[J].医学信息（中旬刊），2010，（05）.

[2]赵金凤.浅谈档案管理现代化与档案信息化建设[J].水利建设与管理，2010，（12）.