高职院校设备采购管理浅析

吴平

摘 要：就当前国家对高职教育事业重视的同时，加大对高职教育的投资，各高职院校在教学、科研设备方面的投入也随之增加，设备采购量加大，设备采购管理部门在市场经济的大环境下如何做好设备采购管理工作提出自己的想法。

关键词：高职院校；设备采购；管理

中图分类号：F230 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）13-0177-02

随着国家对高职教育的重视，高职教育经费投入力度逐年加大，高职院校获得多种渠道的经费投入，对教学、科研设备的需求量大幅度增加，设备采购管理部门的地位、作用突显出来。作为高职院校的设备采购管理部门，要最大限度地发挥投资效益，有效防止重复购置，要研究市场，适应形势，跳出固有的模式，以现代的、科学的思想管理采购。

一、重视采购计划管理

这里说到的计划，绝非计划经济时代的计划，那时是市场上物资匮乏、品种单一、价格单一、企业是计划生产、计划经营，包括学校在内都是经费短缺且统配统管，设备采购的程序一定是制定计划、争取计划和执行计划，也就不讲究采购方式了。而现在是市场经济时代，市场活跃、商品丰富、供货渠道多样，同时高职院校对设备经费的投入大幅度增加，从紧缺到宽松，感觉计划好像已经远离我们，随要随买，不愿再受计划的限制。但是总结近几年高职院校设备采购工作的经验，计划仅为摆设，自由购买，已造成学校内部设备管理的混乱局面，突出表现为同一时期、同样设备的同种型号或同样配置重复采购、价格多样。管理部门从大局出发，计划采购，一是防止盲目采购、重复采购，根据需求排出轻重缓急，有序地采购；其次是利用市场。现在，高职院校有很强的购买力，市场也看好高职院校，管理部门统筹安排好全校的总体采购计划，尽可能集中全校各部门的需求批量采购或招标采购，引入厂商间的充分竞争，利用量大的优势不仅可以降低价格，还可能争取到更多更好的服务。同时，做好采购的计划管理工作也是适应政府采购、集团采购所必需的。一样是“计划”这两个字，现在赋予它的意义已不再是过去计划经济时代的“计划采购”的意义了，现在更强调的是它的科学管理意义，市场活了，市场也大，手中的钱多了，用好钱、购好物的学问也大了。

二、做好采购前论证工作

教育部教高[2000]9号文件要求高等学校购置贵重仪器设备要有可行性论证报告，且规定了具体论证内容。论证是管理的手段，在采购前做好充分、细致的论证也是管理工作的体现，论证的目的并不是简单的判定该买还是不该买，根据教育部的论证要求，通过专家组的论证，从第三者的审视角度，对设备的安全、品牌、规格、性能、价格等提出指导意见。贵重仪器设备在采购前，通过专家组论证阐明其先进性和适用性，提出合理建议。贵重仪器设备大都是专用设备，不论是进口还是国内生产，使用部门申购时一般都说明是独家生产，但是在采购前论证时，专家组通常都会对不同厂家的同类产品提出进行各种要求的比较，比性能、比技术指标、比价格，通过比较，才好选择。管理部门沟通协调处理好论证提出的问题，比如设备购置的必要性，比如资源共享等等问题，这才是真正起到了论证的目的，发挥了管理的作用，为所申购的仪器设备创造出用好和管好的先行条件。高职院校聚集了各方人才，各专业学科专家济济，设备管理部门完全可以充分利用这得天独厚的优势，建立专家库，根据各使用部门申购设备门类，选择相关专家组成论证工作组，在可行性论证的同时，又对设备的采购方式进行规范的研究和讨论，综前所述，对设备管理工作同时起到科学和指导的作用。

三、健全严格规范的采购程序

在招标采购过程中坚持公开、公平、公正原则，是对招标人的一种社会监督，同时也是加强招标人自我保护的一项重要举措。在招标采购过程中，坚持严格的招标采购程序，规范和约束招标方的采购程序，不仅影响到学校的采购质量，还与学校的采购工作在社会的影响有关系，直接影响到学校招标采购工作的社会公信力。为确保招标采购过程的公开、公平、公正，学校要建立健全规范的招标采购程序，规定严格的发标、回标、评标等程序，整个过程在学校设备招标委员会的领导和监督下按规范操作。标书的发放要向全社会公布，公布时间一般不少于二十个工作日，在截止时间前投标，收回的标书应是密封完好，开标时当众检验标书封条的完好性，少于三家投标商，本次招标视为无效。其中科学、公平、公正评标，确定中标单位是十分关键的一个环节，在开标前，评标委员会要统一评标标准，从投标商的资质、综合实力、产品的质量、销售业绩及售后服务等方面拟定评标标准，有条件的尽量做到评标标准的量化，以确保评标的公正、公平。根据评标标准，评标委员会对所购仪器设备的技术性能指标、价格和投标单位的综合实力、技术水平、销售业绩、售后服务等各方面进行比较，在确保产品质量和服务质量的前提下，争取最优惠的价格，为学校节约经费。

四、建立健全有效的监督体系

首先，学校的监察审计部门在招标采购中全程监督。采购计划的制定、论证和确定以及开标、评标等环节，都要请学校监察审计部门参与。对于大型的、标的额特别高的采购，还应请公证机关进行现场公证，以保证招标采购活动的公开、公平、公正。其次，使用部门的参与是最直接、最有效的监督。特别是教学仪器设备的采购，有较强的专业性。因此，使用部门参与设备招标采购，既可以克服采购人员专业知识的某些欠缺，又增加了招标采购的透明度。再次，招标采购的信息向学校及社会公开，接受广大群众的监督。对招标采购的招标书以及最后中标的结果，利用校园网或在学校张贴公告等方式进行公开，使招标采购工作公开化，接受群众的监督。完整健全的制度、规范的操作程序和有效的监督体系是做好高职院校设备招标采购工作的基础。同时还应加强招标采购管理人员自身的道德素质和业务素质的培养，使其尽职尽责，熟悉业务，具备一定的专业及法律知识，加强高职院校与政府采购机构的沟通和协调，建立定期或不定期的信息交流制度、人员和岗位培训制度、专业或业务知识指导咨询制度，以获得业务上的指导、技术上的支持和信息上的共享，并充分利用其现有的技术、知识和信息平台，以提高高职院校招标采购的绩效，保证高职院校招标采购的质量。

五、把好履行合同和检查验收关

合同的签订、执行与验收，是整个招标采购工作的最后环节。合同所列条款要符合评标会议纪要的内容。要明确规定货物的价款、付款方式、交货时间和地点。还应把供应商的服务承诺、质保金留取比例、留取时限、是否有赠送物品等一并写进。合同条款的拟定及合同草签，由设备采购部门与供应商共同完成。经使用部门审核，由监察、审计、财务部门签阅后报主管校领导签字，方可执行。甲乙双方必须按照合同的约定，全面履行合同。为了保证合同的正常履行，在合同文本中必须详细规定有关违约追究处理条款。一般追究违约责任的方式有：违约金和赔偿损失等，根据履约的需要，双方可协商选取适当的违约责任方式和金额，列入合同条款。学校监审处或设备采购部门要对合同的执行情况进行监督检查。合同执行完毕后，要组织有关专家和使用部门对合同的履行结果进行验收，以确定所提供的设备和服务是否符合要求。从以往合同执行情况看，货物的质量问题是合同执行的难点。因此，在订立合同时，就要规定出明确详尽的检验标准和方法。交货后学校要对照标准对其进行认真的检查、验收，发现问题要在规定的期限内，按合同提出索赔。

总之，高职院校仪器设备招标采购工作是一项复杂的系统工程。作为主管部门和技术物资管理人员，必须努力掌握市场经济条件下买方市场采购方式所必备的招投标、合同、商务谈判、市场调查及工程和服务等方面的知识和技能。不断完善高职院校仪器设备招标采购工作的管理体制和运行机制，逐步建立一个高层次、高水准的仪器设备招标采购运作体系，为高职教育质量的提升和学校的发展做出贡献。

[责任编辑 安世友]