档案信息化管理中计算机技术的重要性

梁艺能　曾海森

摘 要 计算机当中的存储器内存非常大，同时它还有着超级强大的记忆功能。存储器足够大的内存，是档案信息化管理的有利条件。文章以档案信息化管理中的计算机技术为研究对象，通过档案信息化管理中使用计算机技术的优势、在档案信息化管理中使用计算机技术存在的问题以及在档案信息化管理中使用计算机技术的重要性三个方面对研究对象进行探讨和研究。

关键词 档案；信息化管理；计算机；技术

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2014）06-0153-01

档案的管理方式有很多种。倘若只是限制在书简类的一些存储方法，不但要求要有很大的空间，同时还得明确的做好索引，尽管是这样，我们要是想把一些档案的材料调出来，还是要需要损耗很多的时间和精力。而计算机当中有很多个存储的单元，作用是对信息进行记忆。计算机的内部记忆功能，是其与其它方面计算工具的主要区别。因为计算机有着对内部信息进行记忆的功能，在计算的时候就不需要经常从外面来对数据信息进行获取，只是需要提前把数据信息输进内部存储的单元里面，计算的时候就可以从存储的单元里面简单便捷的得到数据信息，进而提高计算的效率。

1 档案信息化管理中使用计算机技术的优势

档案信息化管理中使用计算机技术的优势主要体现在以下几点。

1）使用计算机来对档案进行管理，是因为计算机的内存足够大。随着人类日常的活动项目逐渐的增加，会有很多行政方面的资料和文件在不断的产生，之后档案的管理数量也会不断增加，而一般的光盘就能够存上上亿的信息数据，这就最大化的降低了档案空间的利用，同时还可以减少对存储成本的投入。

2）使用计算机来对档案进行管理，可以让档案的查找更加的简单、方便。因为近些年来档案的使用率逐渐提高，各个企业管理部门急切的需要对各种信息做出决策，各个职能的部门也会经常使用一些档案来作为借鉴，这些需求就要求企业档案管理的部门要更加及时、高效的提供出相关档案的资料。要是利用以前的方法来对档案进行管理，档案查找的过程中浪费更多的时间以及档案查找的不准确等现象经常会发生。而在档案信息化管理过程中使用计算机技术可以改善对档案信息进行深入加工的功能，达到对档案信息深入开发的目的。

3）使用计算机来对档案做出管理，能够让档案在进行修改，做出补充，复制以及传输等方面更加的方便。目前在档案信息化管理过程中使用计算机技术的方法已经在社会的各个领域中广泛的应用。档案的储存一般是由几个部分组成，如设计图纸，文字信息，照片以及录像带等等，而以往档案管理方法的管理质量往往会受到很多因素的影响，如天气情况、自然灾害等，这些都给档案的管理带来很大的安全隐患。

2 在档案信息化管理中使用计算机技术存在的问题

在档案信息化管理中使用计算机技术存在的问题主要体现在以下几个方面。

1）档案在电子管理方面相对比较弱。其中主要体现两大方面：软件设施以及硬件设施。硬件是档案在电子管理过程中要用的计算机设备。一般来说，对于硬件设备的投入相对来说比较大，这样就造成了硬件设备不足。硬件设备不充足，会给纸质档案在归纳分析，加工处理以及相互转化等方面带来很大的影响，从而造成简单、快键以及高效率的电子化档案管理工作没有办法进行下去。而软件是对档案管理过程中的每个环节所制定的一些规范和标准。如果标准的规范不能统一下来，就会加大档案汇总和归整的难度系数，对档案的传输、查找和借鉴起到很大的限制作用。

2）一些档案信息安全方面的问题逐渐的突出。伴随世界信息化以及计算机网络化的发展，让电子档案数据信息存在着很大的安全隐患。随着网络中很多病毒的不断入侵，档案数据信息被损坏、修改、泄密等现象经常会出现。

3）企业或单位相关档案管理人员的综合素质急需要提高。要想成为一名优秀的企业档案管理人员，不但要对计算机的相关理论以及使用的技巧进行掌握，还要能够熟练使用各种类型的办公设备，同时还要有对档案信息进行再加工以及提炼等方面的能力，把一些有价值的档案资料及时、并且有效的交到档案使用人员的手里。这些都要求档案管理的相关工作人员要具备很高的综合素质。

3 在档案信息化管理中使用计算机技术的重要性

在档案信息化管理中使用计算机技术的重要性主要体现在以下几个方面。

1）它是世界经济和社会发展的必要途径。伴随世界经济一体化进程步伐的不断加速，信息已经是影响经济高速发展、社会不断进步以及企业能否生存的主要因素。所以，我们必须要对计算机技术在档案信息化管理中的使用给予高度的重视，提高档案信息化管理的建设速度，同时还要加快完成档案数据信息资源的共享。

2）它是企业档案管理发展的一大趋势。企业档案的管理属于是一种基础性的工作，在现代化的建设当中有着极其重要的作用，同时它的地位也非常的高。在档案信息化管理当中使用计算机技术，可以进一步提高档案信息化管理的建设速度，是档案管理未来发展的一大趋势。

3）它能够有效的对工作效率进行提高，同时还能对资源进行节约利用。在以往的档案管理工作过程中，一般情况下都是用人工来进行资料收集、资料归整、资料使用以及资料储存等档案管理工作，这个过程中会有大量人力、财力以及物力的损耗，而且工作的进展速度还很慢，已经没用办法与逐渐加快的工作以及生活节奏相适应，更没有办法跟上社会经济发展的脚步。可是随着计算机技术的加入，不但进一步提高了档案的存储数量以及档案信息的使用效率，还能够把档案信息向实际的生产力方向来转化，从而节约了很多资源。

4 结束语

综上所述，在档案信息化管理过程中使用计算机技术的方法已经在社会的很多领域中广泛的使用，因为计算机的内存非常的大，不但能够容纳大批量的档案信息，还能够节约档案查找的时间，节约人力、物力以及财力方面的过多损耗，保存的时间更长。目前该技术已经是未来档案管理的一大趋势，因此我们一定要对计算机技术在档案管理中的实际应用给予高度的重视。

参考文献

[1]杨二瑾.电子信息时代的档案管理工作[J].办公室业务，2012（9）.

[2]刘淑敏.浅谈目前档案管理存在的问题及建议[J].内蒙古科技与经济，2012（17）.

[3]尤小菊.浅谈如何做好档案管理工作[J].中华民居，2012（8）.endprint