新时期档案信息化管理的探讨

武依然

二十一世纪， 信息化已经成为社会发展的一个重要标志。随着信息社会的到来， 信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移。档案现代化管理和信息化建设， 已经成为档案工作发展的必然趋势。

一、档案管理信息化的必要性

1.档案管理信息化是必然趋势。随着现代科学技术的开展， 特别是计算机管理档案软件的开发， 以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在档案管理系统中广泛应用。但是从目前实际情况看，作为档案主管部门的各级档案局（馆）， 由于多种条件的制约， 利用的广度和深度还不够。

2.档案管理信息化更加规范。从管理的角度看，传统型档案以手工管理为主，按档案管理规范的要求，通过人的实际工作对档案进行管理.这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异；档案实行信息化管理，虽然也依靠人的作用，但这种管理是以计算机为工具，按档案管理的要求编制成计算机管理程序来实施管理，使档案管理更加标准、规范。

二、档案信息化管理的对策

1.明确归档范围。凡作为纸质文件内容应该归档的电子文件，都应该归档保存，并纳入档案管理范围。与归档纸质文件内容相应或相关的视频、音频文件，以及业务数据库、公务电子邮件、政府网站内容等也应该归档保存。

2.统一技术应用标准。应用标准不统一，将给电子文件的集中管理、广泛使用、长期保存等带来极大困难。目前，在中央办公厅牵头领导下，国家档案局正同有关部门一起研制电子文件的有关技术标准。在统一技术标准出台之前，各地要尽量使用兼容性强、适应范围广的硬件和软件，以利于将来本地区电子文件同全国统一标准的接轨使用。

3.建立地区电子文件中心，构建立体网络。各级国家档案馆要积极建立本地区的电子文件中心，通过在线接收、离线接收等方式实现集中统一管理。这种“集中统一”是个相对概念，强调的是在总体上和制度上要管住单位的档案目录，并不是把一个单位的全部档案集中到一起，保管在一处库房里，而是在统一领导、统一制度的前提下，分级负责，分库保存。这样既有利于维护档案的完整与安全，又有利于进行科学决策，有助于强化管理，便于档案的有效利用。实行一体化管理后，各子系统产生了横向联系，形成一个多层次、多元化的立体网络，实现了信息数据库的相互检索利用，发挥了信息的整体功能，促进了档案资料的信息交流和资源共享。

三、档案信息化的安全问题

档案信息化的发展，在提高工作效率、促进档案工作发展、实现档案信息资源共享、给利用者带来极大便利的同时，也带来了像病毒传播、非法访问等问题。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全。

1.对电子文件进行安全备份。将本单位所有电子文件在异地备份一套，其中划入永久保存的，还要转换成纸质或缩微胶卷，实行异质备份，以确保电子文件安全。已建立电子文件中心的，由电子文件中心统一进行电子文件的异地异质备份。原则上，无论是档案馆，还是档案室，所有应归档保存的电子文件都应至少有一套异地备份，所有划入永久保存的重要电子文件，都要尽快转换成纸质或缩微胶卷保存。

2.通过建立健全档案安全管理体系，解决档案信息共享与档案保密需求间的矛盾。通过引入相应的信息安全技术和制度体系，对档案信息进行全程监督和管理，以有效解决信息化管理工作中的信息安全问题。操作系统安全是档案信息安全最基础的屏障，随着信息攻击活动向纵深发展，安全攻击的目标往往是漏洞多的操作系统。因此在档案信息安全建设中，客户机和服务器应该要定期利用漏洞扫描工具检测系统漏洞和系统配置情况，定期给操作系统打补丁，及时发现安全隐患，堵住各种安全漏洞，并采取坚实有效的防病毒技术。防火墙技术是一种前端网络设备，主要部署在数字化档案馆（室）的内部网络和外部网络之间，对非法信息进入计算机起到屏障作用，是两个网络之间执行控制与安全策略的保障设备，通过安全访问控制保护内部档案信息应用的安全。

3.加强对电子文件信息系统和载体的安全检测。要按照国家规定的信息安全等级标准分级，建立电子文件的信息系统和安全防护体系，加强网络安全管理，执行各项严格的安全管理制度，要对电子文件的存储介质进行检验和认证，保障设备和软件安全可用、信息不会被轻易篡改或窃取。要加强对内部系统、内部使用的涉密计算机及涉密载体的安全保密措施，严防文件在内部传输过程中被窃密。要随时关注电子文件的安全保护技术研究的进展，及时引入先进的技术，确保档案安全，更好地服务社会。

（作者单位：石家庄市社区卫生服务管理中心）