浅析医院档案管理工作

卢玉娟

医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。档案管理是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。当前，医疗改革日益深化，医院管理工作面临新的机遇和挑战，新形势下的医院档案工作该如何发展才能更好地为医疗服务，是当前亟待解决的问题。

一、现行医院档案管理中存在的问题

1.观念落后，创新意识不强 由于档案工作效益的滞后性，大多数档案工作者认为档案工作只不过是管理承办过的文件而已，不了解档案工件的内容、性质与任务，更不了解档案事业的发展具有社会化、系统化和专业化的特点，认为只要立卷、归档、鉴定、保管等一系列环节完成后，基本上就“万事大吉”了。在工作中，习惯于“坐等待收”的服务方式，对遇到新情况、新问题胸中无数，不善于捕捉社会新信息，难以开创档案工作的新局面。

2.档案管理人员素质参差不齐

目前从事医院档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，流动性大，档案管理人员多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在着专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历偏低，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时代发展的要求悬殊较大，难以适应新形势下的档案事业发展。

3.对电子档案的管理缺乏应用的专业技术能力

随着档案管理的数字化，电子文档应运而生，这些文档在归档过程上无论从载体形式、归档办法，还是从本质属性、来源等方面都与纸质文件有很多不同。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用，便成为档案界一系列的新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。对这些课题，大多数档案管理者无力应付。另外，档案管理者没有受过专业培训，对于电子文件整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等，缺乏足够的应付能力。以上各种原因严重制约了医院档案的发展，要想摆脱困境，使档案管理步入科学合理的现代化的轨道，就要从档案管理者的能力入手。

4.管理制度不健全，档案收集效率不高，管理分散，缺乏信息资源整体性。目前绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，没有统一规范的医院档案管理模式。由于管理制度不完善，有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高，信息管理与档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，跟不上新时期发展的需要，不利于科学管理。

二、提高医院档案管理水平的措施

1.增强管理的规范化

制定新的管理理念，医院需要将档案管理工作重视起来，作为医院的重点内容进行发展，并制定相应的管理、质量检查、工作流程等相关制度，对档案的管理方式进行完善，以及对医院各部门的档案进行收集管理。同时要制定相应的考核制度，以对相关制度的落实进行检查，并进行严格把关。要将档案管理的相关内容写入管理任务书中，同医疗业务一起进行考核与评价，并且与相关部门负责人的绩效考核进行挂钩，进而使各部门档案管理责任得到明确。依此，对医院各部门形成的档案进行及时收集与整理，使其能够完整的形成一个信息系统，可以为人们及时提供所需信息，促使档案存储管理的标准化、数字化以及网络化，以实现档案的现代化管理。

2.加强人员培训

根据相关规定，需要加大档案管理必要性的宣传力度，提升工作人员的管理意识，尤其是医院的领导人员。要根据医院的实际情况，对档案管理人员进行多种素质培养，以提升其综合素质水平，扩大管理队伍的力量。同时对工作人员进行计算机培训，使其能够对信息、通信、网络等现代技术进行学习与掌握，以提升档案管理人员的业务水平。此外，还需要对工作人员进行阶段性考核，并为其构建良好的工作环境，促使医务人员能够更好的参与到现代化的档案管理中。

3.构建新模式

随着计算机技术的不断发展，计算机得到了广泛使用，医院已经具备了对档案实施现代化管理的条件。目前对网络技术进行充分运用，并对档案管理的信息系统进行完善，已成为了医院对档案进行现代化管理的关键所在。因此，熟练掌握计算机与网络技术，并进行联合运用。同时将现代化的新型管理技术与传统的管理形式相应结合，按照医院制定的档案管理标准，采用灵活的管理方式和准确的管理软件，对先进技术与管理手段进行充分运用，完成对医院档案标准化、数字化、网络化的管理模式，使医院的档案管理水平得到不断提升。通过对计算机网络的充分运用，可以将相关科室的档案管理连成整体，实现医院档案的信息共享，尤其是急诊部门、临床管理部门以及档案管理部门三者之间的信息共享。这样不仅使医院档案信息的准确、实用性得到有效提升，还降低了医院在管理方面的投入，提升了工作人员的工作效率，使医院档案的管理水平有了显著提升。

4.重视档案利用

在医院运营的过程中，会有大量的相关文件、协议、合同等形成，能够对医院的发展过程进行真实反映，具有十分重要的价值。为了充分发挥档案的作用就需要档案管理者具有较强的服务意识，并对档案管理的范围进行扩展，对档案资源进行开发，尤其是对具有较高保存价值的档案资源，提升档案的管理质量与服务水平，有效的为临床治疗与科研提供全面服务。同时加强医院各科室与部门之间的联系，组织各科室进行编研活动，并将其公布在医院的网站上，实现医院各部门之间的资源共享。进而满足医院的医疗需求以及科研需求，提升医院档案的利用效率。

三、医院档案管理的新思路

1.提高档案管理人员的素质，增强人们对档案管理的意识。档案资源是一种潜在的生产力，医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展，档案工作已成为医院管理的重要组成部分，医院档案工作人员是医院档案工作的管理者，对医院的档案工作实施全面的管理，在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。因此，建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍，并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益，自觉参与档案管理工作，已经成为我们工作的当务之急。

2.完善医院档案管理的体制建设和制度建设。多数医院原来的档案管理没有独立的机构，造成档案管理没有自主权，工作处于被动状态。医院应通过认真地调查研究，制定相应的改革措施，逐步建立医院档案管理的职能机构，确立档案室在医院中的地位，实现档案管理从分散模式向集中模式的转变，从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作，医院各级部门要严格把关，责任到人，建立相应的考核制度。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中，与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩，明确科室主任对科室档案工作的管理责任，抓好归档材料的收集、整理，促进档案管理的规范化。

3.实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本。档案管理现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。因此，医院档案管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的内容。

随着科学技术的不断发展与应用，加强医院档案管理，提高医院档案利用率对医院及医学科学的发展意义重大。我们必须提高认识，改进档案管理及利用方式，为医院的建设做好铺路石，也为人民的健康事业贡献自己的力量。

（作者单位：石家庄市第一医院）endprint