浅析企事业单位声像档案的管理

厉丹

企事业单位的声像档案是指企事业单位各部门或个人在社会实践活动中形成的对国家、社会和本单位具有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是企事业单位档案的重要组成部分。

一、声像档案的收集

随着社会的发展及办公条件的改善，在企事业单位各部门工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们必须尽心尽责，做好声像档案的收集、整理、归档、利用工作。

1、收集范围

（1）反映企事业单位的主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；

（2）各级领导人和著名人物参加的与企事业单位有关的重大活动的声像资料；

（3）企事业单位有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

（4）涉及企事业单位和本系统权益的声像资料。

（5）其它单位形成的与本企事业单位有关的重要声像资料。

（6）其它具有保存价值的声像资料。

2、收集时间

（1）企事业单位的声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。

（2）档案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。

3、收集要求

（1）录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。

（2）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；

（3）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

二、声像档案的整理

声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

1、分类、编号

（1）照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。

（2）录音带、录像带、摄像带按年代——问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

（3）编注与其他载体档案相联系的参照号。

2、保管期限

声像档案的保管期限，应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

3、文字说明的编写

声像档案的文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。编写文字说明的要求：

（1）准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

（2）照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明；

（3）文字简洁、语言通顺；

（4）时间用阿拉伯数字表示。

三、声像档案的保管

声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。

1、保管条件

（1）底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；

（2）照片库温度应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温度应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%；

（3）底片册、录音、光盘档案盒、录像带、摄像带应立放，盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。

2、检查、销毁和统计

（1）对库存的照片档案，要两年检查一次；

（2）归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

（3）建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用等工作。

四、声像档案的开发利用

1、编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

2、建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

3、声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。

4、在不影响保密的前提下，可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等。

五、声像档案存在的问题

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理。很多单位和部门的声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。

3、保管条件差，声像档案难以长久保存。声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，很多单位和部门都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。

六、做好声像档案管理工作的对策

做好声像档案的管理工作，对于实现企事业单位的经营战略，提高管理效率等具有深远的意义和影响。

1、加强宣传、提高档案意识。领导的重视是做好声像档案工作的重要保证。一是要积极宣传，引起各单位领导和部门的广泛关注，从而提高全单位，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二是要结合本单位中心工作，通过声像档案，有声、有色地宣传单位和个人的先进事迹，发挥声像档案自身的宣传教育作用。

2、加强管理，制定办法。建立健全各项规章制度，强化规范管理，对声像材料从收集、整理、保存、归档到移交都要制定严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用要做出明确规定。要确保有关法规和制度落到实处，制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，以确保声像档案归档质量。

3、结合实际，创造条件，力求妥善保管。从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。档案部门要结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。一是声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；二是要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；三是录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

（作者单位：中国电子科技集团公司第五十三研究所）endprint