论企业档案数字化工作的开展

2014-06-13薛晔

档案天地 2014年6期

薛晔

随着企业信息化建设的开展，各种应用软件、管理系统在办公中普遍应用，经营与管理活动产生的数据以电子文件的形式存在，数字技术作为整个计算机网络平台的核心和基础，已经渗透到了企业经营与管理活动的方方面面，改变了企业的工作方式、思维方式、管理方式，也给传统的档案管理带来了巨大的冲击。用计算机管理各种信息，已是信息化时代发展的必然。建立数字档案管理机制，通过快速有效的信息交流，实现档案信息资源的充分共享，档案工作的数字化及信息化管理势在必行。

一、企业档案数字化管理的含义

企业档案数字化管理是对传统档案管理工作的一次创新，通过档案管理信息化平台，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、传递、统计、查阅等日常工作信息化管理，实现档案的网上浏览和远程查询、借阅等功能。它的优势包括以下：第一、扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。第二、提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。第三、方便利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。随着信息化时代的到来，文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。电子文件、电子档案的大量存在，使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为企业提供服务。

二、企业开展档案数字化工作的要求

企业档案数字化所要实现的就是为企业的经营和管理服务，他的主要目标是，第一、解决传统档案的存储问题；第二、企业通过创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；第三、加快了信息传递速度，提高工作效率，使档案在更大范围内提供最大的利用价值。

企业档案数字化有如下要求：

一、科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。

二、系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。

三、企业进行档案数字化工作的开展

（一）准备阶段

档案数字化工作，不是简单的档案扫描转化问题，而是一项周期长、任务量大、操作复杂的系统工程，在软件研发、流程设计、标准规范、量化管理等方面均需要进行相关的论证。

第一、提高档案信息管理的创新服务意识。

企业领导者的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案数字化工作各级档案管理部门还应该进一步加强落实，在人力、物力、财力上给予充分的支持。档案工作者应该充分认识到在网络信息化条件下档案数字化工作所面临的挑战，应该加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。

第二、加强档案人员数字化档案管理水平。

企业档案管理部门应该提高职业技能，进一步加强对信息化系统的操作技巧。除熟练掌握档案专业知识外，还要积极引进精通信息数字技术的专业人才，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。

第三、要科学确定企业档案数字化的范围。

库房的全部档案数字化，是理论上最彻底的数字化方案。事实上，对于库藏较大的档案馆来说，不可能、也没有必要全部进行数字化处理。对于哪些应该数字化、哪些不需要数字化、哪些急需数字化、哪些需要数字化但可以缓一缓，应该有一个明确的论证和规划。

作为企业档案馆应以利用需求为导引，结合公司实际，统筹规划、分步实施、突出重点、量力而行，优先数字化利用频率高、具有企业经营与管理特色、最为珍贵的档案。数字化的根本目的是提供利用，企业档案数字化的所有工作都应围绕服务利用展开，如果偏于此，则不利于体现档案的真正价值，也影响档案数字化工作效益的发挥。

第四、要高度重视企业档案数字化工作的标准化研究。

企业档案数字化标准规范体系的建设，可以从管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范三个层面来研究制定和推行。从简单的标准化向科学、精确的标准化，从孤立的标准向标准间的联系与协调发展，从单个标准向标准体系发展，是标准化发展的趋势。但目前看，企业档案数字化标准化建设还处在简单、孤立、单个的状态，还没有形成完整的体系，在软件开发、流程管理、数据管理等方面的标准还很不完善，还亟需加强研究。

第五、要充分发挥企业档案数字化工作的效益。

效益是一切社会活动所追求的基本目的，企业档案数字化建设同样要注重效益。提高数字化的效益，就是要在提高服务利用上下工夫，就是要把数字化的档案信息尽可能地用起来，使数字化成果真正产生价值。当前应该把工作重点放在档案（数据）的鉴定、应用系统研发和安全体系建立上，确定了开放的数据、拥有了超强的应用系统、建立了完备的安防体系，数字化档案信息才能够得到充分利用，数字化的效益才能得到充分发挥，档案数字化的意义才能得到充分体现。

第六、要切实保证档案数字化工作的安全。

档案数字化工作的安全，涉及档案实体管理、信息管理和数据管理三个方面。实体管理就是加强档案实体流动全过程的监控，确保档案实体的绝对安全；信息管理就是做好档案内容的保密工作，严防失泄密。数据管理主要是防止数据的丢失、破坏、被盗、更改，消除电磁辐射、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素。上述三个方面，必须综合管控、不可偏颇，任何一方面出了问题，都可能带来不可估量的损失。

（二）实施阶段

在数字化工作具体实践中要注意以下几个方面：

第一、做好统筹规划是企业档案数字化工作的关键。

企业档案数字化建设是一项长期的系统工程，必须从工作的全局出发，从档案利用需求出发，综合考虑，科学、合理、务实地制定出近期目标和长远规划；企业档案数字化工作又是一项涉及多个业务部门的综合性工作，必须加强统筹，确保各部门的协调一致。只有这样才能确保整个数字化的健康有序发展。

第二、保证质量是企业档案数字化建设的核心。

企业档案数字化工作由多个工作环节组成，任何一个环节的工作质量都必然影响到整个数字化工作的质量。如前处理要数据准确、标识清楚；扫描要维护档案原貌，符合质量标准；光盘刻录要格式正确、内容完整，能够独立浏览和检索等等。只有对数字化工作的所有环节和流程实施有效监控，才能确保档案数字化工作的质量。

第三、技术保障是提高企业档案数字化工作效率的依托。

企业档案数字化工作的高效率、高质量，必然对硬件和软件提出更高的要求。计算机、扫描仪等硬件配置低、性能不稳定，影响扫描的速度和质量；软件功能越强大、操作越简便，质量就越有保证，效率就会明显提高。

第四、科学管理是企业档案数字化工作有序发展的保证。

建立科学的管理机制，是企业档案数字化工作高效有序开展的有力保证。

1、要积极探索企业档案数字化工作的特点和规律，不断优化数字化工作流程；

2、根据任务需要，适时调整各环节人员比例；