档案信息资源开发利用的制约因素及对策

张建君

著名档案学家吴宝康教授在《当代我国档案工作的重要文献》中指出：“档案必须利用，通过利用来充分发挥其作用，为社会服务并同社会的政治、经济、文化、科学、教育等各方面紧密联系起来，实现档案自身的社会价值。”可见，档案信息资源的开发利用是档案工作的根本目的，只有开发和利用好档案，才能真正实现其内在价值，使档案工作永葆活力。

一、当前档案信息资源开发利用的主要制约因素

1、观念因素

首先，重藏轻用的传统档案管理思想一直影响着档案部门，使档案部门从思想到工作强调了保管，而档案信息的开发利用一直没有受到足够的重视。其次，“保密保险、开放危险”的心理，使档案工作者对开放、传递档案信息顾虑重重。第三，弱竞争意识产生的心理惰性，使相当部分档案工作者怯于竞争，缺乏社会参与意识，思想跟不上新形势的变化。对社会、利用者了解少，势必会限制档案制约档案信息的传递，不能满足利用者需求。

2、开发利用人才严重不足，理论研究滞后

档案信息资源的开发利用工作属于档案高层次的业务工作，对工作人员的水平、素质、能力有一定高度的要求，否则难以适应这一工作。目前，各档案馆（室）的开发利用人才严重不足，工作人员大多应付日常基础工作，开发层次不够深，开发项目单一等问题亟待解决。另外，随着开发利用实践的不断发展，其理论研究远远落后于开发利用实际。加强开发利用理论的研究，用理论指导实践并在实践中进一步完善和发展，形成开发利用工作的良性循环也是当务之急。

3、开发利用服务的手段落后，提供利用的层次较低

就目前而言，有相当一部分档案馆（室）提供服务的手段较陈旧，在调阅档案时依然采用原始的手工操作方式反复调用原件，导致档案出现了纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。在档案管理中依然存在着重保密、轻利用的现象。即使是利用，范围也很有限，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使档案的利用价值低，功能越来越弱化。

4、利用者产生档案信息需求的动力不足

档案信息需求是档案信息开发、传递赖以产生的直接前提，当前，利用者产生档案信息需求的动力不足，除因社会档案意识淡薄外，还在于利用者对档案部门的认知因素。直至今日，人们对档案部门的神秘感还依然存在，社会上仍有不少人未真正了解档案工作，不知道档案的作用和如何利用档案解决工作、生活中的实际问题。再加上一些档案部门的工作不够主动，使一些利用者的档案信息需求得不到满足，即使得到也颇费周折，久而久之，利用者产生心理定势，即通往档案信息之门太难，不如另辟蹊径为妙，这种对档案部门认识上的障碍，使利用者的档案信息需求有时在萌芽孕育状态就夭折了。

二、促进档案信息资源开发利用的对策

1、正视现实，更新观念

观念是行动的先导，要有效地实现档案的开发利用，首先必须改变传统的档案管理思维方式，树立全新的观念。

（1）主动服务观念。只有树立主动服务的观念，才能产生自觉的服务行动，从而使档案部门在档案开发利用中发挥应有的作用。

（2）开放观念。档案工作来源于社会服务于社会，档案部门只有从封闭走向开放，面向社会，参与了解社会，才能增强应变能力，有效地开发利用档案信息。因此，必须紧紧围绕中心工作及当前社会需求来选题，只有找准人们普遍关注的热点、焦点来组织档案信息向社会开放、为人们提供利用，才能在社会上产生较大影响和轰动，带来好的社会效益和经济效益。

（3）竞争观念。现代社会是竞争的社会，档案工作者必须增强忧患意识，才能产生“时不我待”的紧迫感，从而产生开发提供档案信息的强大动力。

（4）协作观念。“广、快、精、准”是信息化社会人们利用信息的基本要求，要满足这一点，单独的档案馆（室）工作还很难做到。为此档案部门必须树立协作观念，走整体协作发展之路，以实现档案信息资源的共享。

2、努力提高档案工作者的开发能力

档案开发能力的高低主要取决于档案工作者的科学文化和业务素质。为此，档案工作者要不断学习档案专业理论知识，学习掌握国家标准规范，精通档案业务，熟练掌握计算机、微缩等新技术，尤其加强自身档案开发利用理论的学习与研究，努力使自己成为专业知识、业务能力、综合素质都过硬的复合型、实用型档案开发人才。在工作中要开阔思路、转变思想，不断学习和借鉴国内外先进的档案开发利用经验和做法，取长补短、开拓创新，探索出一条适合本单位档案信息资源开发利用的新路子，推动档案信息利用工作更好为社会服务。

3、做好档案编研工作，加强档案信息资源的深层次加工

档案编研是通过各种手段编纂、浓缩和加工提炼档案资料，是积极、主动、系统地开发档案信息资源的主要方法之一，是对档案信息资源进行高层次和深度开发的有效形式。档案编研成品是社会广泛流传和应用的系统、精炼、可靠的新型档案信息资源。与档案原件相比，它具有灵活方便的特点，有利于全社会范围内的档案信息共享。档案工作者应及时、全面了解社会各个方面的多种利用需求，将相对分散和原始的档案信息素材进行加工编研，使相关的档案信息进一步系统化，提高信息的密度和精度，促使档案信息增值，加快档案信息的传播速度，实现档案信息的集约化。目前，根据《中华人民共和国政府信息公开条例》的要求，各单位充分利用网络技术，通过政府政务信息公开网站及时公开本单位的政务信息，以此来方便公众及时了解各单位的利民政策及相关信息。政务信息公开网站的正常运行是各单位团结协作，集中开展档案信息资源开发利用的一种很好的尝试，是新形势下的一种档案编研工作。通过档案编研工作，节省了利用者查阅档案的时间，提高了档案部门的整体形象，使档案信息资源作为宝贵财富得到充分挖掘，并且最大限度地发挥其信息作用。

4、加强信息网络化建设

信息网络建设是档案信息资源开发利用的外动力，对传统的档案信息资源开发利用工作提出了严重的挑战，也为档案部门实现信息资源共享提供了可能。档案资源开发利用越来越依赖于现代网络技术，借助多媒体技术进行网络环境下的档案编研，可以将文字、声音、影像、图片等多种形式并用，达到较强的感官冲击，吸引更多的浏览者，收到良好的艺术效果，更有利于档案编研工作发挥其服务作用。搭建档案编研成果展示与传播的新平台，通过网络实现档案信息的远距离快速传输，使合作交流、信息反馈等更加便捷，达到档案信息交流的最优化效果，使档案资源真正流动起来。在档案信息资源整合，扩大共享范围的同时，还要建设档案信息安全保密系统，保护国家秘密和个人隐私等。

5、提高档案信息服务水平，满足利用者利用档案的需求

档案信息服务是最能体现和代表档案和档案工作的性质的具体形式和环节。人们通过接受档案信息服务而了解、认识档案信息的价值，档案工作的基本内容和作用以及在各项工作中的地位和功能。优质高效的档案信息服务无疑能增强社会的档案意识，这样，人们就会积极参与，广泛利用档案信息，推动档案信息服务部门工作的活跃开展，提高档案信息服务的地位，充分调动档案信息服务人员的积极性和创造性，使档案信息服务工作再上新的台阶，最终实现档案信息服务与利用者档案信息需求的良性循环。

档案信息资源的开发利用是一项长期的系统的工作。作为档案部门，要高度重视档案信息资源的开发利用，充分挖掘自身潜力，勇于开拓创新，积极探索开发利用档案信息资源的新途径，真正实现档案信息资源的社会价值。

（作者单位：抚宁县人力资源和社会保障局）