烟机产品的知识管理

◎北京长征高科技公司 邵蔚

烟机产品是中国运载火箭技术研究院的一个传统民品项目，在20世纪80年代，借助航天技术优势和相关单位的专业特点进入烟机行业进行项目开发，提供烟草生产线成套设备，至今仍是北京长征高科技公司的主营业务。

伴随着烟机行业近30年的高速发展，研究院烟机产品的发展历程大致经历了4个阶段。前2代产品均为引进国外技术消化吸收，2000年前后推出第三代节能型产品，具有自主知识产权的第四代高效节能型产品是在上述3代产品的基础上自行研发的。

行业的快速发展、产品的升级换代、组织机构的变化、各类人员的流转更迭，使得烟机产品的知识管理问题愈来愈突出。特别是近年来研究院内的许多协作单位由于业务的调整相继退出烟机项目，一、二、三代产品的开发者也陆续离开工作岗位，如何将这些专业单位及早期烟机产品开发者积累的知识保存和共享，是烟机产品知识管理亟需解决的问题。

笔者从长征高科技公司的主营业务以及技术、文化和其它方面的实际情况出发，探索和总结了烟机产品在知识管理方面一些较为有效的途径、技术和方法。

一、规范管理组织知识

组织知识是内含于组织实体系统中的知识，如组织内优秀的作业流程、信息系统、组织文化与团队协调合作，这些都是个人无法带走的知识。为了使组织知识有序化和实现更大价值，长征高科技公司在内部的组织管理和团队文化建设方面采取措施，尽量将个人知识转化为组织知识，从而为实现有效的知识管理打下基础。

1.制定组织知识管理规范

公司建立健全了各项与技术管理相关的规章制度，包括从立项审批、人员配备、费用使用、项目评审、资料归档、论文编写、知识产权申请、成果申报以及人员绩效考核激励办法等一系列的制度和流程，并在实际工作中严格执行，确保技术管理活动持续、有序地进行。

在组织和制度保证的基础上，公司对技术体系、技术规范、技术标准以及与此相关的各类专业指导文件和管理文件进行了梳理。针对公司从事烟机业务的特点，首先将业务进行了分类，然后根据多年来积累的各类业务工作经验进行合理的提炼和必要的固化。将日常的技术工作概括到新产品开发研制、总体设计、整机设计、标准化和电控系统研制5个工作导则内，使员工对所从事的工作有一个相对的标准可以依据。

公司规定了技术标准体系的框图及标准明细，明确了公司标准的选用范围，同时提供了与标准文本相关的技术信息。适用于公司内部及其相关协作单位，亦可作为设计、生产、验收等环节的技术依据。

公司还编制了一系列专业指导文件和配套的管理文件，对其它相关岗位员工的工作也提供了一个相对规范的指导和依据。

2.烟机产品的知识梳理

由于烟机产品已经历了20余年的发展、4代产品的变迁，以及专业技术和信息化的发展。因此，对烟机产品进行系统的知识梳理尤为重要。

烟机产品多是包含百余台套设备、成套电控系统以及信息管理系统的自动化生产线，公司根据行业习惯，结合专业特点及企业内部组织分工等因素，依据研究院提出的知识梳理10个维度的要求，对烟机产品进行了系统的知识梳理。通过这个过程，对已有的知识进行了识别、分类和索引，便于查询和利用，对新产生的有价值的知识也提供了一个管理的依据和方法。

烟机产品的知识库包含了设计内容、设计方法以及基本内容、经验禁忌、故障案例、共用模型、最新发展、最佳实践、学术论文、发明专利、科技成果、标准规范等10种知识资源，使得知识库更加系统化，管理和使用更便捷，有利于发挥其价值。

二、采用现代信息技术管理

随着信息技术的发展，内外部的各类数据、信息和资料越来越多，每天都有大量数据需要及时处理，有许多重要数据需要保存，许多有价值的知识需要提供索引、管理和利用，还有数据、信息、资料的安全性和维护性，这些需求使得采用现代信息技术来进行知识管理变得越来越迫切。

1.建立统一的工作平台

公司按照内部规范、工作导则以及各类指导文件的要求，根据业务流程和职责权限，用1年时间进行专题设计和开发，形成了一个以信息化技术为基础的，集设计、存储、管理于一体的综合工作平台，将公司的管理思想充分与现代化的管理工具相结合。该平台在内部为各业务部门提供了一个并行化的协作环境，共享项目过程的所有信息资料，在一致的工作流程下确保工作过程的执行和质量。

该系统的应用解决了设计图文档集中管理、产品数据安全、数据共享以及数据汇总统计等问题，极大地提高了公司设计、研发的效率，以及技术（知识）管理的水平和效率。

2.传统档案管理和信息化知识管理并存

公司传统的档案管理是与烟机产品项目同时开始的，收存和管理了各类传统介质的资料档案，包括产品档案、质量档案、文书档案、声像档案、实物档案以及与产品有关的其它资料，20多年积累了大量的档案和资料。虽然当前信息化是主流，但它们仍是企业知识库的一部分，与传统的知识库可能有交叉，但不矛盾，在相当长时间内将会并存。

三、建立知识共享与传承机制

1.选择适用的内部培训方式

由于烟机产品很多知识都依附于一个很强的背景，有着复杂的因果关系和连接关系，同时在当前企业从业人员流动更迭比较频繁的情况下，为了保证公司内部知识的共享、技术发展以及团队建设，公司采取了讨论会、内部师徒制和讲师制等方法。

多种形式的讨论会包括方案讨论会、可行性分析会、技术评审会、质量评审会等。通过会议记录和纪要保存会议主要内容，并通过现代技术管理使组织知识得以传递和共享。

内部师徒制主要针对新参加工作（2年内）人员，分年度制定师徒计划。师徒关系由主管副总经理与相关工程组长确定，为保证效果，签订师徒合约中规定了培养的内容、计划、目标等，使知识得到了有效的传承。

内部讲师制是从知识管理和人力资源角度共同提出的，其理念是基于技术骨干的知识向全体员工传递。从公司内部遴选各类技术骨干作为内部讲师，经评审认定后按照统一的计划在认定专业（范围）对员工进行培训。内部讲师准备的课件必需密切结合实际工作的案例，培训资料与记录以及反馈意见、评价效果等一同归档保存。公司对内部讲师给予定期晋级和其它激励，从组织上保证效果的稳定。

2.总结最佳实践

最佳实践转移是知识管理中一个非常重要的研究领域，核心概念是在某项任务获得成功的团队，将其有价值的知识和经验转移给执行类似任务的其它团队。

在进行烟机产品的知识梳理过程中，公司按照知识树的脉络对专业（产品）进行最佳实践的总结。对一个产品最佳实践的总结和提炼，可以从直观、有效的角度体现出产品（项目）的成功经验，有利于将成功的经验和成果固化下来并推广到其它的项目。这种方式非常适合烟机产品的特点和烟机项目的组织方式，并在公司内长期以来形成了惯例。

作为一个市场化的民品公司，北京长征高科技公司在烟机行业的20余年始终稳步成长，这与在知识管理方面的积极探索和实践是分不开的。公司知识管理活动经历了文献管理、技术管理、信息资源管理三个时期后，现在已进入以现代信息技术为基础，以人为核心、知识资源为对象的知识管理时期，其有效的途径、技术和方法将继续成为支撑公司长期健康和稳步发展的因素之一。