协同环境下个人知识管理体系的建立

◎中国运载火箭技术研究院研究发展中心 王立伟 毕经元 杨玉堃 褚厚斌

个人知识管理是知识管理的重要组成部分。尽管当前个人知识管理理论体系还并不完善，但其重要性已得到越来越多学者的认可。在企业设计人员面临大量待处理信息时，个人知识管理体系可以对员工所面临的知识资源及其背景信息进行高效管理，促进并行任务高效推进、信息传递通畅准确。

个人知识管理体系的搭建，有利于对个人知识进行分类管理及条理化监控，避免协同工作过程中信息沟通不畅及知识遗漏或失真等问题，进而提升组织的整体工作效率。笔者结合中国运载火箭技术研究院工作实际，探讨个人知识管理体系的构成及建立方法，以期为广大知识工作者提供可借鉴的个人知识管理手段和工具。

一、个人知识管理体系的构成

国外学者认为，个人知识管理是通过技术、工具增强个人学习能力的过程，并按照获取、评估、组织、分析、交流、表现和安全保障等7个步骤进行管理；国内学者则认为，个人知识管理应包括知识获取、知识保存、知识更新、知识测评、知识传递、知识分享和知识创新等几个紧密联系的部分。

笔者认为，这些理论均是按照知识管理基础理论进行扩展，忽略了个人行为与组织行为的区别，所以个人知识管理体系应面向个人实践，从更具操作性的角度进行研究。协同环境下的个人知识管理体系框架如图1所示。

在协同环境下，个人知识主要用于辅助沟通协调以及任务完成，所以个人知识管理体系的作用体现在：知识获取完整，内容准确；知识组织有序，利用方便；知识导航准确，查找迅速；知识分享便利，快捷互通；知识创新有据，切实可行。

二、建立方法

要实现个人知识管理体系的目标，需要借助恰当的管理方法与工具。笔者针对研究院知识工作者在协同环境中的个人知识管理进行思考，探讨个人知识管理体系建立的方法与思路，并从知识获取、知识组织、知识导航、知识分享和知识创新5个方面梳理个人知识管理模式与工具。

1.知识获取

世界经济合作与发展组织认为，知识资源从内容角度可划分为Know-What（知道是什么的事实知识）、Know-How（知道怎么做的技能知识）、Know-Why（知道为什么的原理知识）以及Know-Who（知道谁有知识的人际知识）4种类型。

那么笔者根据以上4种资源类型提出以下几种知识获取的方法和工具，以使知识获取的内容完整、及时准确。

电子资料——使用研究院知识管理信息系统查询专业知识库，或使用CNKI论文库查询知识。

会议——使用EverNote、有道云笔记等手机笔记类软件快速记录，也可采用文字、图片、录音及视频的方式（仅限非密交流与会议），或使用快速书写MEMO软件记录会议时间、内容、待办事项及应告知对象。

书籍——可采用EverNote对纸质图书进行拍照，其可自动对图片中的中文印刷体进行识别与搜索。

通讯录——当前的通讯录除组织架构、联系方式外，还有电子名片作为补充；在与外界联系时，可采用EverNote提供的“人脉”组件，其可详细记录联系方式、会面地点、交谈内容、现场以及其它内容。

值得一提的是，EverNote、有道云笔记、麦库笔记等软件作为“人的第二大脑”，可在长期使用中实现个人工作与生活知识的高效管理。

2.知识组织

知识组织是对知识获取内容的进一步有序梳理。在协同办公环境中，项目、临时任务以及活动都是协同开展的重心，知识组织的优劣直接影响协同交互的效率。笔者认为，可以使用以下3种方法提高知识组织的效率。

一是以邮件为主线的个人知识管理方法。通过使用Outlook等类型的邮件客户端，将邮件中的交互知识与待办事项以列表、日历、项目管理的方式进行关联；使用以Gmail为主线的谷歌办公套件，其中包括谷歌文档、谷歌日历、谷歌即时通信工具以及谷歌视频等，但鉴于信息化条件的限制，该工具目前通常用于个人生活知识管理。

二是以AVIDM为主线的个人知识管理方法。AVIDM系统提供了计划管理、文档管理等功能，可进行简单的以计划为主线的文档管理活动，但由于其注重计划节点、缺少对执行过程的监控，此种方法更适用于组织知识管理。

图1 协同环境下的个人知识管理体系框架

三是以任务为主线的个人知识管理方法。该管理方法已日渐成为热点，其在任务协同、状态监控、文档协同以及即时沟通等方面大有取代邮件系统之势。例如，Producteev是一款面向个人和团队的在线任务管理和协同工具，也是主流的任务管理导向的协同方案，使用起来快捷便利。其主要特点是可直接将邮件转变为任务，如通过邮件给团队分配任务，还可监控任务进度及任务提交物（文档等多文件形式）。而Evernote中的任务管理组件Nozbe，功能模式与Producteev大同小异。

3.知识导航

知识导航是个人知识管理发挥作用的各种途径的集合。在当前的信息化条件下，可采用全文搜索、知识分类以及知识地图等多种方法。

全文搜索——使用研究院知识管理信息系统的即时搜索工具，其支持对知识库内所有文档的全文搜索；使用Wiz、针式等个人知识管理工具，支持对本地文档的全文搜索。

知识分类——使用研究院知识管理信息系统的知识多维导航功能，对知识资源进行专业、型号等维度的组织分类。

知识地图——可采用思维导图工具按照个性化思路组织知识网络，常用的工具有MindManager等。

4.知识分享

知识分享是协同环境中促进工作效率的重要环节，其手段和方法包括以下几种：

在社会范围内分享——利用微博、技术博客等传播渠道进行社会分享；参与维基条目编写，为全社会贡献专业知识。

在专业和行业领域内分享——传统的专业会议及培训活动是知识分享的重要途径，同时还可加入含金量高的专业知识社区，如软件工作者的重要分享渠道CSDN等。但鉴于航天行业的特殊性，目前不存在此类专业知识分享的开放社区。

在工程技术人员之间分享——使用知识管理信息系统建立岗位知识体系是工程技术人员之间共享知识资源的渠道。

要做好知识共享，首先应当有主动分享知识的意识，然后是具备分享知识的能力，最后是考虑使用何种工具让知识有效地分享出来，进而扩大知识的利用范围，使知识资源互通有无，从而大大提升知识工作者之间的协同效率。

5.知识创新

知识创新应以知识获取、知识组织、知识导航以及知识分享为基础，充分了解已存在的知识和组织空缺的知识，才能在创新中有的放矢，降低创新成本。在协同环境中，所谓创新就是将大脑中毫无关系的隐性知识关联起来，笔者认为，可以通过以下2种规范化的辅助工作实现促进知识创新的目的。

一是以发明者亚历克斯·奥斯本命名的奥斯本检核表法，它是一种引导个人在创新过程中对照9个维度问题进行思考，促进产生新设想、新方案的方法。该方法包含的九大类75个问题可有助于对事物和方案进行深入理解，能较好地解决个人知识创新中思考的随意性和片面性。

二是思维导图，也叫心智图或者脑图，其核心是充分利用人脑的机能，以放射性思考为基础，充分发挥左右脑作用，包括词汇、图像、数字、逻辑、韵律、颜色和空间等多个方面的感知。

正如著名管理学大师彼得·德鲁克所言，知识工作者的竞争力源泉与优势就是处理信息及知识的能力和效率，而个人知识管理能力的优劣直接决定了知识工作者能力的高低。个人知识管理可以将知识管理融入员工日常的工作和生活中，化知识的采集、分享、利用、创新等环节为无形，是知识管理未来的发展方向，具有极大的应用前景。