论文化单位档案工作的问题与对策

摘 要：文章对余杭区文化系统各单位档案工作存在问题作出分析后，提出了进一步加强全区文化单位档案工作的对策。本文论述的内容主要适用于区（县）以下文化单位。

关键词：档案工作；文化艺术；文化单位；对策

各级文化出版行政管理部门和文化艺术单位（以下统称各单位或文化单位）在文化艺术活动中形成的文字、照片、音像、实物、电子、出版物等不同形式和载体的文化艺术档案，是文化艺术活动的原始记录，是地方文化、先进文化的重要载体。完整、准确、系统地收集、整理、保护好文化艺术档案，是提升文化单位整体管理水平、维护自身利益及促进文化事业持续健康发展的重要保证，对传承和发展优秀文化遗产意义重大。

我区文化系统从2005年起实施档案工作年度检查制度以来，总体上看各单位对档案工作比较重视，档案意识逐步增强，业务建设逐步得到规范，做好档案工作已成为各单位自身发展的迫切需要，档案工作取得了一定成效。但在历次年检过程中发现，少数单位在领导重视、库房条件、业务规范、人员素质等方面还是不同程度地存在这样那样的问题。本文拟对历年年检中存在的问题作出总结与分析之基础上，对进一步加强我区文化单位档案工作提出相应的对策或建议。

1 我区文化单位档案工作存在的问题及成因

（一）对档案工作重要性认识不够。档案工作相对于文化业务工作而言，是处于幕后的服务性工作，其档案内容参考作用大、凭证性作用小，因而很容易被工作人员忽视。检查发现，有的单位没有将档案工作纳入年度计划，不能引起领导的足够重视。其主要表现：一是档案工作在个别单位领导心目中地位不高，未能纳入分管领导的议事日程和岗位责任制中；二是对档案工作人、财、物投入不足；三是档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障，说的明确一点，他们的档案人员角色本身比较模糊，其享受的经济、政治待遇多数是按文化工作人员办理的。

（二）档案库房条件及设施设备不符合档案管理要求。2011和2012年年检发现，一些单位档案库房条件及设施离档案规范要求差距越来越远。我区多数文化单位档案工作用房或设计不合理或根本没有纳入整体设计之中。因此，有的单位无专门的库房，有的单位没有专门的阅览室；个别单位的档案库房就是一间什么都放的杂货铺。又如，建于2002年的某博物馆，建筑外观美观、展览主题有特色，就是说业务用房是符合博物馆建筑设计规范要求的，但办公室因朝北而阴暗、面积也没有适度超前的考虑。于是，随着工作人员的增加，办公用房越来越紧张，以至于把原本就不大的档案室挤占了，现将档案安置在出租房内，利用不便，也极不安全。

（三）档案人员不够稳定，素质有待提高。主要表现是：一些单位档案人员的变化比较频繁，新人员需要较长的熟悉、适应过程，不利于档案工作的持续、平稳发展；个别单位人员变换时，去留随意，工作交接不规范或根本无交接，这在一定程度上影响了档案工作的业务技术连续性；有的单位档案人员主要忙于其它日常工作，在熟悉档案业务、创新档案管理上明显乏力，以至于有的单位档案工作目标管理晋级计划一报再报、就是没有出现那么一个可当此任务的人。

（四）档案管理质量和利用效率有待提高。多年的年检工作发现一个老问题，即多数单位在档案管理质量和利用效率上还有差距。表现为：一是有的单位归档范围比较含糊、分类不够合理，保管期限划分不够准确，这方面也有人员变动带来的做法前后不一致等情况；有的注重了版式文件的归档，但对材料（即帐外文件）的归档重视不够。二是档案信息化程度不高，档案管理“转型升级”乏力。目前，我区文化系统没有统一采用档案管理软件，原先因创建档案工作目标管理省一级而配备了专用软件的2家文化单位也因人少事多已废弃不用多年，多数单位还缺乏档案信息化工作必需的设施、设备，无档案专用计算机、扫描仪等，这给新方法、新技术、新标准的推广应用带来困难，也严重影响了档案管理质量特别是档案利用效率的提高。

（五）不能较好地发挥档案服务功能，档案工作有逐步弱化的趋势。在新方法、新技术、新标准推广应用乏力的背景下，文化单位档案工作跟不上发展要求，在服务质量和服务手段上不能满足工作需要，影响了档案服务功能的发挥。有的单位内部科室将有用的档案资料自己保存，不向单位档案室移交，档案在各项工作中的作用弱化，也逐步使档案工作在各单位中的地位趋于边缘化。

2 加强文化单位档案工作的对策措施

为做好全区文化单位档案的收集、整理、保管和开发利用工作，使档案工作更加切实地为打造余杭文化品牌、促进余杭文化事业大发展大繁荣服务，笔者根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施档案法办法》、《杭州市档案管理条例》和文化部、国家档案局《艺术档案管理办法》等法律法规，就加强档案工作提出如下对策（建议），以求全面改善和促进我区文化单位档案工作科学发展。

（一）、提高认识、加强领导是做好档案工作的思想先导。

“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来”。⑵胡锦涛1999年12月7日在全国档案工作既表彰先进会议上的这一段讲话可以帮助我们提高对档案和档案工作的认识。对我区文化工作者而言，理解“讲话”还要树立“档案工作没做好、等于一年什么事情都没做”以及“办事要有依据、工作要留痕迹”的全员档案意识。认识提高了，接下来的事就是要加强对档案工作的领导，绝不可出现忙忙碌碌一年、对档案工作没有时间过问的情况，要把档案工作与文化业务工作一同布置、一同检查、一同总结。加强对档案工作的领导，一是要加强档案宣传力度，利用各种有效载体抓好《档案法》和《艺术档案管理办法》等法律法规的宣传教育。通过宣传，扩大档案工作的影响力，提高全系统档案法制意识，形成依法治档的良好氛围；二是要指定单位档案工作的分管领导，切实把档案工作列入年度工作计划和分管领导的工作职责范围，摆上议事日程；主要领导要定期听取档案工作汇报，及时分析、研究、解决档案工作遇到的问题，并把档案工作列入本系统或本单位年度考核范围，为档案工作开展创造一个良好的内部环境；三是要做好档案人员的思想稳定工作，解决他们的实际问题，为他们提供良好的发展平台，使他们能安心本职工作，从而促进档案工作的持续稳定发展。

（二）、加强档案室基础设施投入，改善保管条件，是抓好档案安全保管工作的根本要务。

档案保管条件的好与坏，直接影响到档案的寿命。我区各文化单位的档案保管条件普遍比较薄弱，给档案长期保管造成了安全隐患。为此，各单位档案室必须严格按照国家档案局制订的《档案库房技术管理暂行规定》、《文化艺术档案管理办法》等要求，对照自查，发现问题，切实改善。要进一步加大对本单位档案室基础设施的投入，严格按档案管理“十防”标准（要求），不断完善档案保管条件，尽可能地改变档案室杂、乱、差的问题，做到档案室专用、整洁、规范。要配备必要的档案管理设备、稳定档案室温度和湿度，以尽可能延长档案寿命。在电子文件时代，还要保证档案信息的保密、安全、真实、可用。

（三）、突出特色、丰富室藏，为子孙后代积累宝贵文化艺术遗产。

要坚持不懈地抓好日常文化艺术活动中产生的文化艺术档案收集与整理。要以丰富馆（室）藏为目标，以扩大门类、改善结构为中心，以档案规范整理和日常管理为重点，加大各项文化艺术活动中形成的文化艺术档案的收集整理工作力度，确保文化艺术档案资源的有效积累。应集中管理的文化艺术档案材料，任何部门、任何人不得单独保存，更不能据为己有。各级文化行政部门要加强对收集整理工作的监督指导，通过组织开展文化艺术档案收集整理专项检查、文化艺术档案资源建设展评、经验交流活动等形式，推动文化艺术档案收集整理工作健康有序地进行。⑶

各单位要牢固树立“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的思想，⑷进一步完善工作机制，切实加大对本地文化艺术界名人名家、民间老艺人档案、资料的收集力度，全面收集和妥善保护他们在长期的文化艺术工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、照片、音像、实物、电子、出版物等不同形式和载体的档案、资料，不断丰富和优化文化艺术档案的种类和内容。切实加强珍贵、重要及濒危文化艺术档案特别是列入国家、省、市、区级非物质文化遗产名录档案的征集和抢救工作；要通过各种渠道、采取不同方式，征集和抢救散存在社会上的具有历史文化价值的地方戏曲、民间手工艺品、口述文化、民俗活动等珍贵、重要及濒危的文化艺术档案、资料，使之成为传承民间文化和非物质文化遗产的重要载体，为子孙后代积累宝贵的文化艺术遗产。

以上内容多半是针对本区档案与文化主管部门说的。

笔者认为，一个区（县）文化馆的全部档案为一个全宗。构成这个档案全宗的主要内容可概括三个单元：一是以业务组织为基本单元，其主要内容为党群工作、行政管理类档案。二是以群众文化活动为基本单元，区（县）文化馆开展群众文化活动，多数为承办、主办的活动不多，把这些档案称为文化艺术档案可以，但它（特别是承办的活动）显然没有《艺术档案管理办法》所指的“文化艺术档案”那么成套和完整。比如，元宵节活动的策划书、会议通知往往是文化主管部门形成的、本馆就演出了一场现成的戏，这类活动本馆可能就形成了一些照片（档案）；因此，本文多数地方提文化单位档案工作，就是出于这个考虑。三是以个人为基本单元，区（县）文化馆艺术大家不多，因此，这个方面的档案大多为通过征集所得，而征集档案的职责和长处还是本地档案部门。因此，区（县）文化馆形成的档案实际上都纳入了文书档案范畴，是按照文书档案的管理要求进行收集与整理的。以开展群众文化活动为主的文化馆如此，其它单位更不必说了。

（四）各单位应当切实加强档案信息资源的开发利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。

要注重文化艺术档案的开发利用，通过提取档案精华编写有存史价值的作品。如区文化馆编写的《群英荟萃》，每年一册，长期坚持，可以成为文化史料，再通过整理可以为编写《余杭区文化馆志》服务。

发挥文化艺术档案的亲民传统，编研出为老百姓喜闻乐见的文化产品。如，精选著名演员的剧照出版台历或年历等文化产品。

区档案馆可以通过与文化部门进行合作，记录历史文化和正在消失的历史场景并开展档案展览。近年来，余杭文化建设力度加大。2012年12月截止，余杭已有5项列入国家级非遗项目名录，20个项目列入浙江省非遗代表作名录，47个项目列入杭州市非遗代表作名录，94个项目列入区非遗代表作名录。⑸“非遗”申报档案需要保管好；同时，应当发挥区档案馆有场地、文化馆有“非遗”资源等优势，两者结合，举办“非遗”展览，一定能够为余杭人提供一个新的文化休闲好去处。

在挖掘非物质文化遗产档案的基础上，先后编纂出版了《余杭民间艺术大观》、《余杭非遗连环画丛书》、《余杭历史文化研究丛书·余杭民间文化》等一批非遗专著，扩大了档案的作用、传播了余杭文化。⑹

要努力推进文化单位档案信息化建设，逐步实现文化单位档案管理现代化。要积极采用适用的档案管理软件对档案目录进行著录，对珍贵文化艺术档案原文进行数字化加工，建设文化艺术档案数据库，为高效、便捷利用档案信息资源，实现档案信息资源共享奠定良好基础。

（五）提高档案人员的素质，着力培养创新精神，加快档案工作科技进步是推动文化单位档案事业发展的人才保障。

当前，有一支相对稳定的档案队伍还不能够适应新时期档案工作发展需要。随着社会的发展，科学技术的不断进步，档案工作所面临的任务、工作环境、服务对象、管理模式都在发生变化，高科技也应用到档案工作中，因此，提高档案人员的素质，加快档案工作科技进步，积极培养文化业务与档案管理知识、技能兼修的复合型人才显得尤为重要。

一是要加强对档案人员的教育培训，确保档案人员持证上岗。在档案培训过程中，要结合新时期档案工作的发展趋势，按需施教，注重实效，运用“走出去、请进来”等培训方式，使档案人员尽快掌握档案整理归档工作流程，全面熟悉档案业务。

二是加强专题培训，在注重实用性上下功夫。比如，围绕档案“收、管、用”的要求，通过专题培训，提高各单位档案人员档案收集及管理工作基本功。

三是要加强对档案人员继续教育。随着新技术的逐步应用，档案种类和载体的多样化及管理方法的不断更新，对档案人员在业务知识、科学知识以及操作能力等方面都提出了新的更高要求。因此，在现阶段搞好档案管理的当务之急，就是要加强对档案工作人员的继续教育，不断提高档案工作人员的整体素质，从而提高档案管理水平。

四是抓培养，提高档案人员的创新精神。档案人员创新精神的培养，要在以下几个方面努力：

1、要有敬业精神。爱岗敬业是创新精神的基础。一个档案工作者对事业的热爱、对工作的迷恋，必然促使他积极思考问题，勇于提出改进工作的意见和设想，而且不满足于一得之功，一孔之见，从而不断进行档案工作的探索和创新。

2、要有丰富的知识和经验。因为知识和经验可以使人产生广泛的联想，使思想灵活敏锐，进而迸发出创新灵感的火花。

3、要培养独立思考问题的习惯。独立思考就是调动主观思维能力，大胆设想，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法，解决新问题。独立思考问题就要克服种种思想障碍，消除自卑心理和盲目迷信权威的思想，摆脱传统观念和习惯势力的束缚。

4、要有求实的科学精神。要以”三个代表”重要思想为指导，贯彻落实科学发展观，准确把握文化艺术档案工作发展所面临的新形势、自身发展的新情况和所处的新环境，学习、总结一切创造性的先进做法和成果，用求实创新的精神，把握规律，勇于探索和实践，创造性地开展工作。

5、要真抓实干。创新不是空泛的口号，而是发展文化艺术档案事业的严肃命题，看准了的问题，就要大胆地试，拿准了的事情就要大胆地办、大胆地干。脚踏实地，一步一个脚印，实实在在取得实际成效，才是真正的创新。

注释

⑴参见本文第二部份之（三）有关内容。

⑵胡锦涛：《在全国档案工作暨表彰先进会议上讲话》，《人民日报》（1999年12月08日第1版）

⑶《文化部关于进一步加强文化艺术档案的意见》（文办发【2008】37号）。

⑷原全国政协主席李瑞环为庆祝中央档案馆成立40周年时的题词。

⑸⑹余杭区非物质文化遗产管理办公室，高洁《余杭区非遗信息三则》，2013年1月6日，浙江省非物质文化遗产网站。

作者简介

高建华，男，余杭区档案馆，副研究馆员。