新时期档案信息化管理工作探究

摘 要：档案信息化建设是档案部门“十二五”期间的一项战略任务，作为国民经济和社会信息化的一个显著标志，人们获取信息已越来越系统、全面和深入，传统的档案管理利用方式已难以满足社会的要求，以计算机技术、网络技术为核心的信息技术，使整个档案部门面临前所未有的巨大挑战。按照档案信息化的要求，档案管理模式要从档案实体保管向档案数字化信息管理转变，大力开发档案信息资源，为社会提供及时、准确、系统、多层次、全方位服务。

关键词：档案信息化；管理；探究

1 档案资源信息化管理工作及分析

1.1 档案资源信息化的主要工作

档案馆档案数字化管理就是运用计算机技术、信息技术和网络技术来实现档案工作现代化的管理模式。通过计算机录入存储、数码信息系统加工和网络传输，实现办公自动化、文档一体化、保管智能化和服务现代化，实现馆藏档案资源的合理配置和有序高效的开发利用，

满足社会各方而的需求。从目前来讲，档案资源数字化的主要工作，一方面是对馆藏档案进行标准化整理和数字化处理，包括纸质档案的数字化，缩微胶片影像的数字化，以及录音、录像、照片、图纸档案的数字化，使之转换成可联机上网的数字信息。另一方面是调整档案馆的收藏方案，大量接收新型的电子档案。另外要加强数据库的建设，在开发档案专题目录、文献数据库的同时，大力开发档案全文数据库、光盘数据库和多媒体数据库。

1.2 档案信息化工作现状分析

⑴档案数字化录入形式。现阶段数字化的主要方式有计算机录入、 扫描录入、数码相机拍照录入三种。计算机录入速度慢、效率低、成本高。扫描技术存在图像质量不高、字符分类、源文献的背景干扰和单位成本高等缺陷。扫描录入可作为文件、照片档案的数字化。数码相机拍照录入较快，但需要后期图像处理软件的再加工。

⑵数字化档案的选择问题。档案馆藏数量相当可观，保存的档案信息种类繁多，浩如烟海。要完全数字化是不现实也是不必要的。必须依据档案信息的价值不同、开放利用时限不同、保密程度不同来决定数字化的轻重缓急，把群众利用率高的民生档案优先进行数字化。

⑶档案数字化制度的建立。档案数字化建设需要制订一系列的行业标准规范，以确保各单位的数字化资源具有共享和交换的基础。如电子文件的收集、整理、鉴定、归档，及形成的电子档案如何管理等，由于缺乏统一的标准和规定，严重制约了电子档案的归档和管理工作。

2 档案馆网络信息化管理面临的问题

2.1 档案馆信息化工作网络的建立

一般认为档案信息网络即档案馆内部的局域网，或者互联网上的档案网站，这种认识在新时期显得过于狭隘。目前计算机网络技术以惊人的速度发展，相应地网络设施的功能类型也多种多样，如内部的局域网、外部的广域网、网上数据库、网络硬件和软件等。档案信息网络应当是各种网络技术和网络设施的综合应用，不仅包括档案馆内部的档案信息局域网、高速档案区域网，而且包括接入互联网络的档案站点，以及基于档案局域网和档案站点之上的虚拟性全国档案信息广域网。档案馆将从传统的纸质载体形态向以互联网为载体的数字化形态转变。因此，档案馆网络化工作，先要完成内部局域网的建设及与之相适应的各种硬件与软件的建设，还要通过城市信息中心，与国家、省市相关部门实现计算机联网。利用网络的传输便利，为档案信息的输入、输出及馆际间工作信息的流传提供高速、便利的信息通道，促进诸多业务环节和各部门之间的沟通与合作，使档案工作效率大大提高，使档案社会化服务的时效性、广泛性更加突出。

2.2 档案网络化建设需要解决的问题

⑴数字档案的利用问题。档案的凭证价值是档案的基本价值之一，但是，网络环境下，数字档案具有易修改性，使其原始证据作用受到了挑战。如何永久保证档案信息凭证作用的法律地位，是网络环境下档案工作的重要课题。通常上网的档案信息事先都要经过管理人员的鉴定，但是通信线路的故障和网络“黑客”的篡改会使档案信息在网上传输的过程中发生变化。如果从网上获得的档案信息不可靠，档案信息网就失去了意义。为此，档案利用者可以采用密钥与数字签名技术，防止黑客篡改档案信息。

⑵档案信息的保密和安全性问题。它包含保密性和完整性两个基本要素。完整性要求档案信息在存储或传输过程中，保持不被修改、破坏和丢失。保密性就是要防止档案信息被故意的或偶然的非授权泄露、更改破坏或使信息被非法的系统辨识、控制，确保信息的安全。首先档案馆必须经过严格鉴定、划密等工作后，确定可在网上提供利用的档案，对于尚未开放的档案信息，则不宜上网，以免造成泄密。对于档案馆规定了一定的保密范围和保密时限的部分档案，也可设置防火墙防止用户随意利用，同时可以通过身份验证和电话预约的方式加以控制利用。最后，做好档案信息的数据备份，一旦发生硬件故障或受到黑客攻击，可在最短时间恢复系统。在网络化环境下，法律措施与技术手段相结合是发展趋势。其主要采用的技术保护手段有：信息加密技术、信息访问控制技术、身份验证技术、防火墙技术、防泄漏技术、信息自动恢复技术等。

3 档案资源信息化管理新构想

3.1 电子档案管理模式

电子档案管理是一种新型管理模式。纸质档案数量日益膨胀，档案库容日渐饱和，且一批纸质历史档案在逐步自然老化，必须采取先进技术手段加以抢救。同时，电子档案信息载体已日趋多元化，对纸质档案形成强大的冲击，所以单一的原有管理模式再难以适应现时档案管理工作的发展要求。在网络化环境下，电子档案的利用不仅快速方便，而且用户不与档案原件直接接触，使档案原件不受损害，能最大限度地延长档案的保管寿命。电子档案存贮载体存贮容量很大，其软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间很小，档案库房管理较方便。但电子档案的技术保护对温、湿度变化和纸质档案相比，要求更为严格，对防尘、防火、防光、防磁等条件更加苛刻，还要严格防范计算机病毒。纸质档案和电子档案各具优劣，现行的双轨制管理就是避免两种载体的不足。

3.2 建设数字化虚拟档案馆

这种档案馆不是档案实体存储机构，而是存在于网络上的有序的信息空间，档案馆完全数字化，作为控制中心对分布于网络上的电子档案进行管理，所有的管理都是在网络上进行。一切信息均存于网上，用户利用在线目录检索到档案，提出全文利用申请，经过档案馆批准、授权，通过连接进入所需文件的存储网址，利用软硬件资源识别读取、打印档案信息，具有最大的利用方便性，但要求更高的网络安全控制和网络资源管理技术。

总之，充分开发利用好档案信息资源，建设最佳的馆藏，最大化地发挥出信息资源整体效应，实现高速快捷服务的信息网络，使社会各界人士能及时有效地上网查询到所需的各种档案信息，是新时期实现档案信息化管理工作的最终目标。

参考文献

[1]黄岩 机关文书档案信息化管理工作探析[J]黑龙江档案2012（2）

[2]睢强 档案信息资源建设之数字化管理[J]科技信息2013 （5）

作者简介

睢壮，男，本科，档案馆员。