论高校教学流程化管理模式的实现——以紫琅职业技术学院为例

陆春艳

高等院校作为现代社会中的组织，与企业有着本质相同的地方，同样承担着为社会输出“产品”—合格的大学毕业生的功能。因此，企业管理模式可以适应性地引入到高等教育管理领域。

一、紫琅职业技术学院教学管理现状分析

(一)教学管理组织结构分析

紫琅职业技术学院教学管理模式是以主管教学院长负责，教务处主要牵头，质量管理处以及各系主任共同协调配合的模式，其组织结构如图1所示。

图1 教学管理组织结构

(二)教学管理各科室职责分析

教务处各主要科室教学管理工作分工如下。

1.教学行政科。(1)学籍管理;(2)教学运行管理和实施相关文件的拟定;(3)制定教学日历;(4)课程安排与选课管理;(5)课程考试安排及学生成绩管理;(6)日常教室调度及教师调停课管理;(7)教师工作量审核;(8)组织计算机、外语等级考试;(9)试卷及教学资料的印刷、保管与保密工作;(10)教学管理系统的更新及日常维护。

2.教学建设科。(1)专业人才培养方案相关文件的拟定;(2)组织制定和审核教学大纲;(3)教学改革的立项及项目管理;(4)新专业的申报与检查工作;(5)教材管理和实施相关文件的拟定;(6)落实和检查教材使用情况;(7)教师业务技能比赛的各项组织工作;(8)毕业设计(论文)工作的安排。

3.实践教学科。(1)实践教学管理与实施相关文件的拟定;(2)组织实践教学大纲制定;(3)组织拟定实验实训室建设规划并组织实施;(4)实验实训教学的管理;毕业实习的各项跟踪管理等。

4.现代教育技术中心。(1)网站的建设与维护;(2)全院办公电脑的维修、维护等。

5.质量管理处。(1)负责教学质量及其评价的相关文件的拟定;(2)组织实施教学质量监控、评价与管理;(3)教学督导人员的协调、联系及组织等;(4)学生信息员反馈的教学信息管理;(5)期初、期中及期末教学检查工作等。

二、高校教学流程化管理模式

流程化管理是以流程为主线的一种管理方法，是现代管理科学的一种重要模式。［1］因流程化管理可以实现管理过程的规范化及可控性，操作程序的简单化及一致性，故可有效提高教学管理效率。高校教学流程化管理应强调以“服务师生”为首要目标，尽可能提高师生满意度。按照“服务师生”的理念来分析现有的各项管理业务，重新设计工作流程，减少审批环节和程序，简化工作流程，结合现代信息技术，最大限度提高学校的管理效率和竞争力。同时，职能的过于细化会导致一些非常规工作的管理出现真空，影响办事效率，增加质量成本，可将部分过于细化的环节进行整合。

(一)教学管理流程诊断

通过问卷调查、召开座谈会、建立有效的反馈渠道等多种方式对现有教学管理流程特别是核心流程进行分析，判别流程中可能存在的问题，以期能将资源集中在解决关键性的问题上。教学管理流程主要涉及教师及学生两个方面，主要包括以下七点。

1.教学档案流程化管理。根据学年学期、教研室负责将教师业务包(含教师课程教学资料等)、学生毕业设计(论文)及试卷合理归档。现多为纸质资料，教师查询比较费时。条件成熟时应建立综合型网络资料信息查询平台，如课程资源库，历届毕业设计(论文)选题题库并提供历届优秀毕业设计(论文)全文下载，试题库等，所有资源悉数对教师进行开放。

2.教务信息流程化管理。对下达各系的教务工作进行信息整理收集，如教学任务安排流程、临时调停课流程、课程考试流程、公共选修课申请流程等，并将其在教务处网站公布，使广大教师清晰明确地了解各种流程及其下载，达到服务教师提高效率的目的。

3.教改项目流程化管理。包括各种教改项目的申请流程、评定流程等，所有流程除了纸质和电子文件的形式下达各系(部)外，应设计流程图统一在资源整合后的网站上公布。

4.信息化技术服务流程。现教中心将网站服务流程，网络故障及网络设备保修流程，学院办公电脑报修流程等公布于网络，便于教师查询、下载。

5.考试管理流程。考试管理主要包括英语及计算机等级考试的报名、信息核对、缴费及考试过程进行流程化;并对补(缓)考程序及考试流程进行细致说明。

6.学籍管理流程。学籍异动管理、学业警告处理、留级处理、延长修学年限管理以及毕业生学籍档案整理等等流程。

7.学生毕业设计(论文)管理。学生根据专业兴趣结合实习岗位、就业方向选择毕业设计(论文)题目，旨在锻炼学生综合运用专业知识解决问题的能力和岗位实践能力。秉着高校人性化管理的原则，教学管理部门应将历届毕业设计(论文)选题题库同时向学生开放，学生可以对信息进行浏览，思考选题方向，最终选择适合自己的题目。此外，应将毕业设计(论文)指导教师的个人信息及主要研究方向上网，实现毕业设计(论文)指导教师与学生的双选。

上述所有流程信息公布于网络并向师生开放，以便于教师的查询及各项教学工作，同时，也方便学生查询。

(二)设定目标

教学管理的目标是使管理者与教师共同实现高质量人才培育，应以“服务链”理念设计教学管理流程，确保信息在各方面有合理的分布。［2］高校教学管理活动中存在一些不增加附加值的活动如长时间等待、文件在部门间的来回传递、重复劳动及跨部门的协调等。实际分析时应抓住流程对满足师生需求有什么贡献，此外，非增值活动是首要改进的目标。

(三)流程再造设计

由传统“刚性管理模式”向“服务型管理模式”转型。传统教学管理分教务、理论教学、实践教学、考务、教学监控与教学研究等，教师学生处于被动地位，管理者处于主动地位。如何向服务型模式转变，减少管理层次和流程，对现有流程进行再造，可建立如学生服务中心、教师服务中心、教学资源管理中心、教学研究与监控中心等。流程再造过程中还要注意教学管理活动中教学管理部门与执行部门之间的信息不对称现象。

流程再造过程中可利用清除、合并、重组、简化的方法进行:(1)清除。清除非必要活动，如等待时间、不必要的运输环节、往返的材料加工、缺陷及失误、重复性活动等;(2)合并。将可以合并完成的工作环节进行合并，减少分工，减少工作环节;(3)简化。清除了非必要活动后，对剩余的必要活动进行简化。如针对表格设计不够科学、内容重复、栏目繁琐等问题，重新设计简化表格，避免填错表格导致返工或由于表格过于复杂导致相关人员不会填表而影响效率;(4)重组。经过简化的任务再进行重新整合集成，使其流畅连贯，以满足师生需求，如采集数据时一次性采集后多部门共用，可以保证信息的准确无误及减少多余劳动。

除此之外，对于教学管理中的一些如数据的采集、数据的传递及数据的分析，要结合信息系统，做到自动化处理，尽量减少人工作业。

(四)流程再造实施效果的评估

流程改造完成后，需要对改造后的流程进行剖析评价，以确定改进的业绩及可实现程度。从质量成本的角度评价改进前后的成本节约。

同时，流程再造是一个长期的循环往复的过程，必须坚持不懈地进行日常改进，循环进行下去。因此，教学管理流程再造的意义不在于再造了几条流程，更重要的是要建立能持续进行的流程管理的体系和机制。只有形成了流程管理机制，从流程角度对高校教学管理进行诊断，才具有现实和重要意义。

三、高校教学流程化管理实施中的建议

(一)实行教学TQM 模式

教学TQM模式即教学全面质量管理模式，这是一种以“顾客”为中心的，全员、全部门、全过程参与的动态管理模式。教学管理活动内部的相关方既有教学管理部门人员，也包括教师与学生。在此管理模式下，教学管理活动要做到以人为本，即多考虑人的因素和作用，把人始终提至主体位置。多站在学生的位置上思考问题，尽量做到让学生满意，在教务管理过程中必须注重人文关怀，倡导人性化管理的重要，认识到人性化管理的必要性。

教务管理既要面对老师，又要面对学生，必须加强与师生的沟通，调动师生参与管理的积极性，改变学生被动管理的观念。加强对教务管理人员的绩效考核，采取有效的激励措施，提高工作积极性。

(二)构建扁平化组织

构建教学管理扁平化组织需要减少教学管理中间层次，压缩教学管理行政人员的规模并且增大管理人员的管理幅度，管理重心下移、管理权下放，实现权责利一致。这样的改变必须同时借助信息化手段，使得信息传递和沟通更顺畅，改变内部信息交流过缓或失真的弊端。

(三)解决教学管理、执行部门间的信息不对称

教学管理职能部门代表学院进行教学管理，为师生提供服务，有一定的决策权，主要完成宏观管理，系(部)负责具体教学过程管理和教学组织实施。系(部)常掌握着精细化管理经验，而管理部门掌握了更多的教学管理信息和决策权，故在实际教学过程管理中存在系(部)与教学管理部门之间信息不对称的情况。

一方面，教学管理部门很难做到全面掌握教学基层单位信息，加上若基层单位反馈给教学管理部门信息过少的情况，会使教学管理过程中管理部门无法及时对基层教学实行监督和控制;另一方面，教师学生对教学管理决策信息了解不全面，对管理制度的理解容易出现偏差，且大多只了解本部门的信息，对其他系(部)和部门的信息了解偏少，结果可能出现基层教学单位制度执行不力。信息不对称还可能会造成系部与管理部门，部门与部门之间相互推诿，影响教学管理效率。

解决教学管理部门与执行部门的信息不对称问题，可让执行部门即基层教学单位参与政策决策过程，充分保护和发挥执行部门的民主建议权。(1)通过参与决策过程，可使执行部门细致了解决策、制度制定的目的和执行要求;(2)开通并维护合适的沟通渠道，如定期召开教学工作委员会会议、系主任会议、教研室主任会议、教务员会议等，重点解决教学基层单位执行过程中的难题;(3)可利用校园网络建成分教师板块及学生板块的院内实时网络聊天室，让教学基层单位师生充分反馈对教学管理各类意见和建议，教学管理部门可收集反馈信息，也可通过这一渠道进行制度宣传和释疑。除此之外，学院还可通过设立教学院长信箱，教务处长信箱等及时了解教学基层的信息，并及时做出反馈。

(四)顾客满意度贯穿教学管理始终，加强教学管理质量评价

教学管理活动作为学校内部提供给师生的一种服务型“产品”，应始终强调顾客满意度。教学管理顾客满意度取决于高校师生的综合性评价。在教学管理中引入顾客满意度的理念可对改进教学管理服务质量起到反促作用。将顾客满意度贯穿教学管理活动的始终，需要加强教学管理活动中的服务理念，实现由“管理”转向“服务”，最终目的是为师生创设一种全新的教学环境，寓“管理”于“服务”之中。

(五)树立教学管理质量成本意识

质量成本是指为保证既定的产品(服务)质量标准而付出的代价，以及因产品(服务)未达到既定的质量标准而发生的损失总和。［3］教学质量成本管理是基于全面质量管理理念的一种新模式。教学质量成本贯穿于教学管理活动的始终，包含如招生、教学计划、教学实施、教学评价等质量成本。在此过程中，教师、学生既是服务的对象，也能动性地参与到服务过程中，是质量形成的主体。需要在全院内树立质量成本管理意识，同时对每一部门都要进行质量成本管理的实施。加强教学质量成本管理，可以开源节流，降低教学管理成本，提高经济效益，减少不必要的教学资源浪费，增强院校的综合实力。

笔者认为，教学管理部门应转化理念，通过对教学流程化管理的诊断、分析，找到症结，简化流程，控制质量成本，关注服务对象满意度，持续动态改进流程，回归教学管理“服务一线师生”的本质职能。

［1］张秀芝，陈广立.陈玉霞.院系教学流程化管理的探索与实践［J］.高教论坛，2011(6):95－96.

［2］陈意军，赵文才.教学管理流程再造与信息不对称的改善［J］.科教导刊，2012(9):179.

［3］田茂华.基于多维质量标准的质量成本动态分析［J］.商业会计，2012(12):76.