浅谈高校教务秘书队伍的构建

冉耘豪

[摘 要]高校教务秘书是高校教学管理队伍中的重要力量，教学管理是高校管理的重要环节，其工作质量直接影响到学校教学工作的正常运转和教学质量的稳步提高。针对目前高校教务秘书队伍普遍存在的问题，应积极采取稳定的对策和方法不断完善，加大关怀力度，构建一支优秀的、高效的、稳定的高校教务秘书队伍。

[关键词]教务管理；教务秘书；创新；能力提升

[中图分类号]G647.3 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）05 — 0167 — 02

教学改革中教学方法，教学内容，教学管理和教学思想理论体系的这些方面已深入全民教育的理论体系。教务管理贯穿于整个教学工作之中，它是教学行政管理，是高校教学管理工作的衔接点，是整个学校管理的起始点和中心，其管理的水平高低直接影响到教学工作的开展和教学的质量〔1]。在高校教学管理队伍中教务秘书举足轻重，在教学管理系统中依然不可轻视。高校教务秘书在工作上接受教务处领导，在行政上受学院和院长指挥，岗位命令的获取和行政指令的取得来自不同源头。教务秘书对教学管理决策需要的是执行力和组织性，而对于教学信息又是一个传递者，构建起学校、教师、学生之间的一座信息桥梁，联系起学校教务部门和院系及学生，执行起学校各项教学计划和指令。所以高校教务秘书工作是一项科学性很强的工作，应当遵循教育教学的条例，也应该遵循管理工作的规则，以最大限度地提高管理的质量。

一、高校教务秘书的工作任务

1.实施与执行教学计划。

确定每学期的教学任务，严格按照教学计划，协助系主任统筹安排任课教师， 并在协调任课教师各类特殊排课需求后，辅助学校教务处统一进行排课；课表排好后，要维护其执行性和持续性，如有特殊情况，应按照相关规定为教师办理调、停课手续；同时协助学院和系部完成好教学检查工作。

2.考务工作与学生成绩管理。

及时安排各项考试，监考安排，做好考试通知，完成考前的准备工作；如有补考、重修，要按规定办理相关手续；试卷管理；督促任课教师上报成绩；审核成绩；成绩整理、装订及管理；核实学生学时、学分；考试酬金制备；最后完成成绩登录工作并及时向学生公布成绩。

3.学生学籍管理。

办理学生转学、退学、休学、复学等手续并上报教务处审批，实时更新学生变动人数；每学年和每学期进行学年、学期学生学籍审查和更新；办理学生的入伍、出国等相关手续；办理在校学生的注册手续；应届毕业生还需要进行毕业资格审定，并将送到教务处审核的毕、结业生成绩汇总表编制完成。

4.其他教学管理工作。

日常教学活动的管理与监督，教材征订工作，实践、实习活动的安排，教学文件资料的整理和保管，教师教学工作量的计算与统计，各类教学评估与检查的材料准备与复核，对教师和学生各种通知的上传下达等等。

二、高校教务秘书队伍中存在的问题

高校的生命线是教育教学质量水平，高效合理的教学管理是提高教育教学质量的保障。近年来，各高校逐渐重视起教学管理队伍的建设，但仍然会受到“重科研、轻管理”这个思路的影响，如今的教务秘书队伍建设形势严峻，产生了以下几个问题亟待解决：

1.人员来源构成复杂

教务秘书人员构成较为复杂。有为解决家属工作而安排进来的毫无工作经验的同志，有换岗的专业教师，有调任的辅导员，也有应届毕业生等。教务人员中大多数没有教学管理理论的基础，他们以前的工作和教务工作关系可能都毫无关联，这些缺陷使得遇到突发情况时无法从容应对。因缺乏较高理论水平和业务能力， 使得学校教学管理的发展与建设受到了影响。事实上，教务秘书不仅仅要有足够的教育管理背景，还要懂得科学的教学秩序。

2. 人员流动性大

事实上，更换最频繁的岗位就是高校教务人员。熟悉业务的人员离岗了，新任的人员还没有马上衔接上， 很容易出现教学差错， 甚至出现教学事故， 这些都非常不利于教学工作的顺利进行与稳定发展。在高校中，普遍对教务管理的认识只停留在行政事务的层面，教务管理岗位地位偏低，没有得到重视和尊重，取得的成绩难以得到公正的评价和认可〔2]。教务秘书在教务管理岗位工作几年， 劳苦却无功， 自己的付出却并没有得到领导、教师的认同和肯定， 这将不可避免地导致了教务秘书产生巨大的心理落差，同时在职称评定、岗位津贴、职务晋升等方面得不到足够重视，最终导致了教务秘书的跳槽〔3]。

3.教务工作任务多、责任大

教务秘书从事的工作是一些普通的、细小的、甚至是琐碎的事情，看似简单，实际担负着巨大的责任。有时甚至因为正常教学管理工作对教师教学的某些限制而得罪教师。教务工作既不为人们所注意和理解，而且琐碎又辛苦〔4]，因此，几乎每个教务秘书都叫苦连天。

4.教务工作前途迷茫。

教务秘书与教师和其它行政岗位相比， 在待遇、学习进修机会、地位等诸多方面都存在巨大的差异，导致其个人很难有晋升机会。同时对于教务秘书职业生涯缺乏的科学规划与管理，也无法满足其自身的发展需求。

5.信息化管理水平参差不齐

如今高校普遍采用信息化手段进行教学管理，通常都会使用教学管理系统作为工作辅助，这类系统作为工具确实极大方便了教务秘书的日常工作，但是也对教务秘书的计算机操作技能和系统的使用技能提出了较高的要求。基于以上所述教务秘书人员构成复杂和流动性大的特点，在使用信息化管理手段进行教学管理的效果上，常常会表现出参差不齐的现象。

三、构建优秀教务秘书队伍的几点建议

教务秘书工作本质上是管理工作，管理的对象主要是高校教学的参与者，即广大师生。这就要求教务秘书的工作要强调以人为中心，积极探索师生的心理需求，运用先进信息技术手段，配合教务管理的意识创新、制度创新，加强教务秘书的专业素养培养，构建优秀的教务秘书队伍。

1.不断学习，提高思想政治素质

时代变迁，社会发展，教学秘书对于自身工作的认识也是在不断推进中，由于教务工作工作量大、容易得罪人和不易有亮点等特点，使教学秘书容易产生一些消极的想法，思想的动荡导致教务秘书队伍难以稳定。因此，必须采取切实有效的措施，加强思想政治素质教育，一方面要组织教学秘书认真学习马克思主义的基本原理和领会我党新时期的路线、方针和政策，学会运用正确的立场、观点和方法去分析问题和处理问题；另一方面要加强教学秘书的岗位责任制度建设，用完善的制度促进他们在工作中的自觉和严谨，进一步提高教学秘书的思想政治素质。

2.加强训练，培养高尚的职业道德

教务秘书必须具有高尚的道德情操，在工作中要处事公平，同时恪守纪律，不贪不沾。教务工作说到底就是为群众办事，有时尽管十件事办好了九件，只要有一件未办好可能就会听到许多闲言碎语，所以作为教务秘书必须乐于献身，敢于献身，一方面听得进意见，另一方面还得受得起委屈，而且必须端正态度去改正，以务实的心态努力提高办事的效率。

3.开拓思路，形成独立的创新思维

思维的创新才是真正的创新，用深厚的知识和清晰的科学思维来为创新能力做铺垫。在教务管理实践中，创新思维的培养不仅仅需要完善的知识结构，更多的是要在实际工作中通过积极启发与鼓励，让教务秘书能努力学习，与人探究，交流心得，交换知识，拓展思维，养成良好的思考习惯，并形成注重独立创造性的工作习惯，用新的理论来武装自己。要让教务秘书在工作岗位上有权、有职、有责， 启发他们的积极性， 激发他们的主动性，使他们能善于思考、勤于思考， 敢于放手去做工作， 施展自己的才华。

4.创新观念，增强业务技能

教务秘书在教学管理工作过程中不能总停留在老一套的管理模式上，应该充分发挥自己的主观能动性，每个人都要对工作模式有自己的思路，加强自我意识，勇于创新，大胆运用新的方法、新的观点，冲破以前的条条框框，使用信息技术管理手段和来提升工作效率。应根据教务管理工作的特点和教务秘书各自的具体情况，制订分批、分层的培训计划，利用讲座、调研等方式，采用以老带新等方法，多角度提高教学秘书队伍的整体管理水平。

5.合理激励，鼓励提升管理水平

科学培养教务秘书的必要前提是分析和研究教务秘书的思想、情感与需求。要根据社会的需要和本校实际情况，以提升教学管理水平为目标，从制度上、政策待遇和工作环境等方面建立保障，研究制定一系列工作制度和激励制度。同时尽量纠正以往的偏差，要根据实际制定相应的岗位能力要求，在职务晋升、职称评定以及业务进修等制度的制定上也应该考虑教务秘书的发展需要，并予以落实。在政策许可的范围内，尽可能去帮助他们解决关系切身利益的问题，给予他们正确的价值导向。要充分肯定和正确认识教务秘书的工作，通过教学管理评估等方法，引入奖励机制，对工作业绩有突出表现和取得教学管理科研成果的教务秘书加大奖励力度。在合理满足教务秘书需求的同时，注重教务秘书素质和技能的提升，激发他们的工作热情，从而培养出一支业务过硬，具备优秀管理水平的教务秘书队伍，促使教学管理向着规范、科学、高效的方向发展。

总之，构建优秀的高校教务秘书队伍，关键在于了解教学秘书的工作性质，正确认识其在教学管理过程中的作用，着力培育教务秘书综合素质，加强业务技能的训练，从而提升整体管理水平。教务秘书需不断学习、互相研讨、参于培训和借鉴同行的工作经验，结合本职工作，利用现代化的管理手段、科学化的管理模式、先进的管理方法来提高自身修养，加强教育学、管理学等各科知识的学习，提高学历和职称。要了解教学的基本过程和教学规律，掌握平时的教学管理工作，具备系统的教育管理理论知识。尤其是需要将信息技术与先进的管理思想有机融合，操作运用好教务管理信息化系统，并通过教务系统对有关数据进行分析处理和评价，从而探索影响教学运行的各种因素，发现并处理教学管理中的有关问题，进一步提高教学与管理的效率，成为技术型、复合型、创新型的高素质教学管理人员〔5]。

〔参 考 文 献〕

〔1〕曾云燕. 对高校教务秘书频繁更换的思索〔J〕. 皖西学院学报， 2008， （06）： 22-24.

〔2〕陆宝君， 黄雁， 丁有雄. 新时期高校教务员的角色定位〔J〕. 中山大学学报论丛， 2007， （04）： 11-14.

〔3〕林丽丽. 对高校教务秘书工作的认识与思考 〔J〕. 太原城市职业技术学院学报， 2012， （01）.

〔4〕陈建明. 浅议普通高校的教务管理队伍〔J〕. 北京电力高等专科学校学报： 社会科学版， 2012，（24）： 22-23.

〔5〕 徐晖. 创新能力在高校教务秘书工作中的重要作用〔J〕. 科技信息， 2008， （09）： 193-193.

〔责任编辑：侯庆海〕