档案信息化建设的发展趋势

方晋生

摘 要：科技信息化发展已深入到人们工作和生活的方方面面，这种情况下，档案信息化的发展成为一种必然趋势。本文主要针对档案信息化建设发展趋势的原因及推进措施进行详细分析，意在表明档案信息化建设在当今经济社会发展的重要性。

关键词：档案信息化建设；档案信息化管理；档案信息化趋势

档案信息化建设是指在档案部门的整体统筹规划下，抛开传统的管理方式，将信息技术全方位应用于档案建设中，实现档案资源数字化、网络化、局部共享化。档案信息化建设的核心价值是档案信息资源建设，基础是现代信息技术，目标是社会能够充分利用档案信息资源。顺应档案信息化发展的趋势，才更有助于转变管理模式，更快捷，高效的提供检索服务。

1.分析档案信息化趋势成因

1.1信息化建设为档案管理提供了便利性

随着科学技术的发展，档案管理模式也逐步由传统管理方式向信息化方向转变，同时档案信息化的进程也带动了现代化办公，电子文档，档案接收，存放，管理，使用等一体化的信息管理模式的发展。信息化极大的提高了档案管理水平，同时，信息化对档案管理工作也提出了更高的要求， 使档案管理工作处于不进则退的境况[1]。在信息化条件下的档案管理工作是传统的档案工作与现代科学技术结合的产物。因此加强档案信息化建设是迎合时代发展和社会进步的必然选择，也是快速提升档案现代化管理的客观要求，另外也是提高档案信息服务水平的必由之路。

1.2信息化建设使档案管理顺应了国家信息化发展的趋势

国家信息化建设的一项重要内容就是档案信息化建设。这就对传统档案管理造成了很大冲击，要求档案内容的载体由传统的纸媒方式转变为电子版形式，网络化形式，数字化形式等，也就是由实际存在的文字变为数据存储[2]。以使档案信息内容的需求更加趋向于综合化，档案信息内容的利用需要提供更加准确、高效的服务，档案信息化是符合我国档案利用需求的新形势。 档案信息化的实质是在国家档案行政管理部门的统筹组织与规划下，以馆藏档案为基础，通过一切有效的信息技术手段和途径，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，满足信息化社会对档案信息的需求[3]。

2.加强档案信息化趋势的推进措施

档案管理者凭借各种网络电子平台，各种软硬件设施笔记本，掌上电脑，云计算方式等再加上公众服务机构职能的转变等，这种变革方式令传统档案管理人员面临着巨大的挑战，因此想要真正落实档案信息化建设，顺应时代发展趋势，必须采取全方位，有条理的推进措施。

2.1档案信息化发展趋势需要依靠健全的制度

档案部门实施信息化建设之路首先就要建立一体化，系统化的规章制度作为保障，这是基本前提。使其在运作的过程中有章可循，有法可依。具体的规章制度包括归档制度，备份制度，保密制度，鉴定制度，查阅利用制度，操作管理制度，网络安全管理制度，机房管理制度，软件管理制度，监督管理制度及具体工作人员的岗位目标责任制等。

2.2档案信息化趋势的发展需要科技做支撑

科技是档案实施信息化建设的核心基础，是将现代化的计算机应用技术运用于档案管理，为档案部门提供全方位的技术支持。这样不仅保障了管理档案的技术设备得到恰当的使用和保养，在运用的过程中还能进行技术的升级和更新，使其更加跟进时代发展的步伐。在互联网的大环境下，信息量十分巨大，内容也十分庞杂，档案工作人员必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分，为利用者提供优质的服务。另外档案部门和其他相关部门的共同合作也要由国家档案部统一管理，共同分配资源和技术，统一开展科技攻关项目[4]。

2.3加强档案信息化趋势发展的人力保障

档案信息化建设的主体是管理人员，管理人员只有具备了过硬的技能素质才能更好的驾驭档案信息，因此在对人员选择方面要求极其严格，不仅要掌握计算机操作，图像处理，数据库建设，数据录入，网络管理，网页制作等方面的职业知识，还需要相关的业务技能知识等。为此一定要努力培养网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才、网络设计与管理人才。还积极让档案管理人员参加档案专业现代化培训和业务培训，抓好档案专业人员的在职培训，进修，提高档案管理人员的知识结构和整体水平[5]。更要加强理论研讨，增进学术交流，提高编研水平。因此档案部门就要定时定期的为档案管理人员提供专业的培训，鼓励更多工作人员积极学习新技术，钻研新技能并做好自身的学习规划。档案部门更要提高重视，并将此种学习项目纳入上岗资格的考试中，达标者才能上岗。以此来为国家输送现代化的档案管理人才。

2.4加强档案信息化趋势发展的资金和硬件保障

实现档案信息化建设转型的资金投入是非常大的，只有拥有强大的资金做后备力量才能真正建设起来。其中的构建系统包括计算机，扫描仪，光盘刻录机，打印机，复印机以及光盘，网络管理系统的开发建设，磁盘等设备的配备等，另外还有相关辅助配套设备，这些都需要经费投入作为保障的。对此首先要要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前各级档案部门的财力主要来源于各级政府，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐[6]。另外作为档案管理的上级部门，更是义不容辞的为下级部门创造合适的互联网条件，推进档案信息化建设的进程，同时还要加强与相关部门的沟通，协商共同面对困难，共同解决问题，为档案信息化建设扫平道路。

档案信息化建设已成为社会经济发展必然趋势，档案信息量越来越多，科目越来越繁杂这也需要信息化，数字化的技术作为管理工具，利用专业人员进行科学管理，才能更快捷，更高效的梳理，检索信息，从而为社会现代化发展做出重要贡献。

参考文献：

[1]黄春疏；档案信息化建设的发展趋势[J]；环球市场信息导报（理论），2012，5：124.

[2]王莹，张辉；档案信息化建设存在的问题与发展趋势[J]；黑龙江史志，2010.7：58.

[3]李芳；浅析人事档案管理的信息化发展趋势[J]；群文天地下半月，2011.192-192.

[4]张玲；档案信息化建设的发展趋势[J]；档案天地，2004.B07：34.

[5]张超；实现企业档案管理信息化的几点思考[J]；金融财会.2012.7：136.

[6]江文红；档案信息化建设发展的思考[J]；办公自动化，2013，4L18-19.