纵论如何提高新形势下档案工作管理水平

吴丹

【摘要】目前社会的快速发展让档案管理工作也面对着巨大的挑战，在新形势下档案管理水平需要和社会的发展相一致。从思想和方法再到管理和制度都应该要完善和健全，需要建立一支高水平的管理隊伍，促进档案事业长久持续的发展下去。

【关键词】新形势下；档案管理；难点；对策

档案管理事业是记录着人类发展历程的工程，其包含了丰富的信息资源，属于知识资本，是经济发展的基础，也是知识经济时代巨大的价值资产，能够对我国的经济和社会产生较为直接的影像。面对新的形式，档案事业遇到了非常大的挑战和困难，这也意味着存在着很多的机遇，因此需要为新时代的档案管理引入新的观念和方向，提升档案工作的管理水平。

一、新形势下档案管理工作面临的难点

1.传统档案管理工作观念

传统档案管理注重档案的存储和保管，不注重档案的利用。新时代的发展对知识要求比较高，对信息需求比较大，知识和信息可以转变为财富，因此档案的潜在价值就提升了，档案要被利用才能够发挥出价值。以往将档案深藏的做法已经不符合时代的需求，需要从观念上进行转变，通过对信息资源的利用来激活档案的价值，通过服务来将档案信息资源为社会发展所利用。

2.传统档案管理手段和方式

现阶段仍然有很多的档案工作者使用者传统的档案管理模式和方法。尽管计算机已经被这些单位所使用，但是却仍然没有将信息档案管理带入档案部门，计算机和网络化的实现只是档案信息化的一部分，因为这些都是利用档案信息的工具和载体，真正发挥出价值的仍然是档案信息本体，网络上可以传输和使用的档案信息少之又少，因此不能够为社会提供知识信息服务，改变档案管理手段是目前加速档案管理工作进程的主要突破口。

3.档案工作者自身素质

劳动力不再是新时代的主要社会结构，知识取而代之，因此高技术的人才比较重要，而不再是采用人海战术来完成工作，要求档案管理工作者少而精，他们除了要具备档案管理专业知识之外，还需要涉猎其他领域的知识，否则无法胜任档案管理工作，终将会被淘汰。

二、新形势下档案管理应采取的对策

1.屡建立适应新形势档案管理的新思路和新方祛

（1）要树立新的管理思想

我国长期的传统档案管理环节让档案管理工作从思想上就已经有了根深蒂固的不正确观念。因此在现代社会档案管理工作很难引入新的思想。目前社会的快速发展，科技的更替，让计算机成为了档案管理的必要工具，可是思想上如果不进行转变，那么本质仍然不会改变，所以要树立新的思想，解放思想，将现代化的思想融入到工作当中，以发展的眼光来看待档案工作的发展。

（2）要引入新方法的新手段

计算机、软件、网络这些都是现代化档案管理的基础设施。档案管理现代化不仅仅是从设备上进行革新，应该要从管理和服务上同样进行革新。档案资源是信息资源的来源，计算机管理档案不能够还停留在计算机检索的基础程度，而是应该要延伸到服务领域，通过对计算机功能的开发，结合网络来实现多样化的便捷服务。而且社会对信息资源的需求是我们档案事业发展的基础，在市场经济环境下对档案信息资源的价值挖掘成为了重要工作，需要我们用探索而规范的科学管理模式来实现，将档案管理对内服务的模式转变为对外开放，和市场经济相联系，为社会大众提供服务。

（3）要积极拓展档案馆藏的新资源

档案信息资源是现代档案管理的基础，庞大的数据需要建立数据来对其进行管理和调用，这是现代化档案管理的象征。建立档案馆信息化和数字化工程，将档案转变为信息资源和数字档案，提升档案的利用率，拓宽档案的利用渠道，保持档案信息的生命力。

2.推行档案管理标准化以适应新形势下的要求

档案标准化是实现档案管理现代化的重要前提。在当前和今后一段时期，积极推行档案管理标准化应是各级档案馆的重点工作。

（1）推行档案标准化

国家和省级档案管理部门应制定和完善各项标准，使档案管理的各个环节都有标准可以遵循，并采取措施，积极推行档案管理标准化工作。

（2）加强档案业务基础建设规范化

这是各级档案馆的一项经常的任务。近几年来，我们各级档案馆通过定级升级活动，档案业务基础建设有很大的改观，特别是对新接收征集进馆的档案，要做好整理编目规范化工作，为档案现代化管理创造良好的条件。

（3）积极开展档案著录标引工作。

档案数据准备的关键是档案著录和标引。这是应用电子计算机技术的重要的前期处理工作，也是一项十分艰巨和细致的工作。在著录标引工作中，要坚持著录与标引的标准化，按科学方法办事，为档案检索和自动化打下坚实的基础。

3.要大力推进档案管理的信息化进程

（1）建立“需求—开发—利用”的科学开发机制。

首先，要立足自身资源，增加传统的编研力度，建立特色数据库，开展定向专题信息服务。其次，信息资源开发应充分分析并满足用户需求，档案信息资源开发应充分分析并满足用户需求，档案信息资源开发反映出档案信息由保管向利用的一种高层次转化。

（2）以电子文件归档为管理重点

目前的档案数字化技术标准并没有一个统一的说法，因此数字化工作的开展存在一定的未知风险性，对以后的信息资源的管理和利用以及共享可能会产生不可以预计的后果。而且，尽快的进行电子档案归档工作，是为了可以尽早的实现电子档案与电子政务相融合的目标，给各单位带来更加便捷、个性化的服务，这是电子政务平台发展的一个基础。

（3）有效整合档案信息资源

合理整合档案信息资源是充分发挥信息利用价值的有效途径之一，也是深化档案信息资源开发工作的必须。档案信息化建设作为一项新兴事业，并无多少经验可循，理论指导又一向滞后于实践，这就使得很多档案部门在信息资源开发时难免各自为政，缺乏沟通，出现信息资源开发的“孤岛”现象。

4.要为档案管理人员建立多元化的继续教育培养体系

（1）对现有的档案管理者进行深入教育和培养，将他们固有的知识结构进行重塑，能够加入更多的现代化科学技术，提升他们的知识储备，改善知识结果老化的现状。目前的职工很多都没有时间去自我深造，也不愿去改变现状，因此企业单位就需要通过讲座、培训等等活动来督促员工进行学习和自我提升，将自己的素质变得更高，能够吸收信息技术知识。

（2）继续教育必须多元化，规范化

员工的教育和培养不应该是统一的、片面的开展，个人专业素质不同，因此要有针对性，针对各部门、各职员工作时的欠缺内容来进行教育开展工作，对于教育的结果建立完整的考核机制，让教育能够规范化、科学化。

参考文献

[1]姜之茂.资源共亭与档案馆.中国档案，1999，12

[2]孙桂秀.信息档案管理面临的挑战及时策.科技信息，2007，（35）