浅谈高职院校办公室协调工作问题

魏丽丽

摘 要：办公室作为综合性的办事机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系八方的重要枢纽。作为高职院校办公室的工作人员，拥有协调服务意识，做好协调服务工作，是做好办公室工作必备的职业技能。

关键词：高职院校；办公室；协调工作；途径

高职院校办公室作为高等学校的一个重要职能部门，在学校管理中具有不可替代的地位，发挥着重要作用。它既是为校领导决策服务和实施、监督决策的综合职能部门，又是学校承上启下、联系内外、协调左右的中枢，具有参与政务、管理事务、综合服务的重要职能。如何协调好各方面的关系，凝聚全校师生的力量，统一认识，实现学校的发展规划和战略目标，是高职院校办公室需要解决的迫切问题。

一、当前办公室协调工作概述

协调是一种行为过程，协调工作就是使协调者和被协调者之间或多个被协调者之间和谐统一，步调一致，去完成某项任务或达到某个目标的方式和方法。办公室作为综合办事机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系八方的枢纽，具体的工作总结起来就是大家通常所说的：“三服务”，即“为领导服务、为基层单位和其它部门服务、为群众服务”。办公室工作的作用：一是上情下达、下情上传，发挥枢纽作用；二是协助领导处理日常事务，发挥助手作用；三是草拟文件、处理信息、搞好调查研究，使领导及时把握各种重要情况，发挥参谋作用。

二、高职院校办公室协调工作的重要性

众所周知，学校的发展需要和谐办公环境下的和谐人际关系——既能让个人自由发展自己的潜能，充分展现才华，创造性地工作，又能构建全体职员紧密配合，互守诚信、相互促进的团队精神。要想实现和谐的人际关系就必须充分发挥协调的作用，所谓协调，就是利用协商、说服、调解、指示等多种方式或手段来调节上下、左右及内外的关系，使组织内部达成共识、相互配合、化解矛盾，形成良好和谐的工作环境，从而凝聚全校师生的力量，尤其是部门内部的力量，统一认识，实现学校的发展规划和战略目标。而办公室是高校各种矛盾的汇集点，也是高校沟通上下、联系左右的枢纽，一直以来办公室都充当着协调者的角色，只有努力协调好各方面的关系，使各方的利益最大化，矛盾最小化，才能凝聚全体师生的力量实现学校的全面发展。

三、高职院校办公室协调工作中应遵循的原则

1.统一领导，服从全局。办公室的协调工作要保证校领导的有关决策能顺利地贯彻到广大师生员工中去，保证认识统一、行动一致和政令畅通。因此，办公室要正确地领会领导的意图和决策，坚持按政策、原则和程序进行协调；要紧紧围绕学院的中心工作，从学院全局和长远利益考虑问题，自觉维护大局、服从大局，妥善处理好各种关系，充分调动各部门的积极性，使各部门相互配合，统一认识，形成整体。

2.维护团结，做好服务办公室要把增进团结、做好服务作为协调工作的出发点和落脚点。因此，办公室要对全院各部门的工作性质和任务了如指掌，要经常深入到教育教学管理第一线去了解情况、调查研究、掌握信息，根据工作任务要求和各部门的特点做好协调工作；要在工作中树立为师生服务的意识，热情主动，认真负责，不讲亲疏，平等待人；要认真听取不同的意见和建议，学会换位思考。通过多交流、多协调、多沟通，增进部门之间、人与人之间的团结，努力化解在工作中出现的矛盾和意见分歧，求得共识，营造和谐融洽的工作氛围。

四、办公室的协调工作的特性

1.原则性。办公室工作的协调，并不是无原则的协调，而是要坚持原则，按党的路线、方针、政策进行协调、解决矛盾，应掌握原则的坚定性和政策的灵活性。

2.协助性。办公室直接受院（校）领导委托并按照领导指令出面组织实施协调工作，这种协调具有辅助性质。

3.综合性。办公室所涉及的工作，从管理角度来看内容多、协调面广、工作综合性强。因此，必须全面掌握并综合分析来自各职能部门的信息，立足全院（校）工作，努力做到局部利益服从整体利益，进行综合平衡和协调。

4.处理好主动性和被动性的关系。办公室的工作多数直接为领导服务，是围绕领导工作运转的。除了事先安排的一些常规工作外，还要完成很多事先不能预料的、领导临时交办的工作任务，这样就决定了协调工作具有很大被动性。作为领导的参谋和助手，办公室还必须时刻协调一些临时的，突发的急件事务。因此，办公室工作人员应提高自己的综合素质，对领导布置的工作，应主动、及时的了解和处理，改变被动的服务局面以减轻领导的工作压力，提高工作效率，切实当好领导的助手和参谋。

五、加强高职院校办公室协调工作的基本途径

1.正确认识协调工作，以人为本，灵活机动

任何矛盾和问题最终都需要人去解决，因此，协调工作必须以人为本，尊重当事人的权益，听取当事人的意见，不能见事不见人、漠视人的存在。所谓灵活性就是在坚持原则的前提下，灵活机动地运用处理问题的技巧和方法。原则问题不讲灵活，更不能以原则为筹码作交易、送人情，那样只会适得其反，使矛盾、问题更加复杂甚至加剧。在具体协调工作中，办公室工作人员要注意做到：第一，坚持原则与适度灵活相结合。根据不同时期的工作内容和不同的工作对象灵活反应，既要做到严格按规章制度办事，又不生搬硬套制度条款，具体情况具体分析，善于抓有利时机，讲究工作方法和处理技巧，注重协调艺术，在不损害整体利益的前提下尽量做到照顾多方利益，改善各方关系，提出合理方案，解决矛盾和冲突。不在细枝末节上、小事上斤斤计较，纠缠不清。对一些非原则性的问题要运用机动灵活的办法来淡化彼此间的抵触情绪，要主动营造和谐的协调氛围，促使双方做出适当的让步或妥协，对一时想不通或有分歧的问题，协调人员要学会做细致的思想工作。第二，要善于寻找共同点。在协调过程中，由于双方所处的位置不同，看问题的角度不一样，经常会出现意见分歧，出现僵局。遇到这种情况，协调人员不要简单地重复自己的意见，强行灌输自己的思想，而要静下心来，换位思考，积极采纳对方的合理意见，主动帮助协调对象解决困难，帮助消除思想负担。endprint

2.提高办公室工作人员的素质

做好协调工作，提高办公室工作人员的素质是关键。一般人们都认为协调工作是办公室领导及成员的事，其实日常工作中的每个人都在各自的岗位上不同程度地起着沟通上下、协调左右、联系内外的枢纽作用，只不过办公室是协调的中心部门而已，办公室的工作人员更是扮演着协调核心的角色。作为协调整体中的个体如何提高自身素质、发挥其协调职能，是做好协调工作的关键。在当今多校区、多馆制模式下，对遇到的问题、出现的矛盾都需要深入研究，有很多经验需要总结，有很多事物需要重新认识，这就需要相关的理论作指导。因此，办公室人员必须提高自身的理论水平，努力学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论的基本原理，学会用辩证的观点、方法来观察和分析现实生活中的各种问题，实事求是地解决工作中发生的矛盾和问题。要注重在实际工作中不断地磨炼自己、锻炼自己，不断提高自身的工作能力，主要是综合分析能力、组织实施能力、机敏应变能力、语言表达能力和自我调控能力，以适应协调工作的需要。

3.要做好学院领导和学院各部门之间的沟通与协调工作

首先，通过协调工作，深刻领会领导的意图，可以准确地将领导的有关决策传达贯彻到广大师生员工中去，保证学院整体工作运转一致。其次，通过协调工作，站在全局的高度，分清工作的主次和轻重缓急，推动学院整体工作健康有序进行。再次，通过协调工作，从增进团结的角度出发，及时做好领导与中层干部、其他同志之间有意见分歧时的沟通和解释工作，维护领导的威信，全面推进和谐校园建设。

4.合理发挥科学协调方式

做好协调沟通工作，需要有效的手段和方法。首先，语言沟通要有艺术。语言文字是沟通与协调的基本手段，是协调的重要媒介和基本载体。协调工作能否顺利进行，语言沟通是关键。准确、熟练地使用语言文字，让各种信息准确无误地传递，才能增进人们的相互了解，保持信息通畅，保持人们思想、行动协调一致。在语言沟通中要坚持个性化、柔性化原则，注意根据协调对象的地位、职业、经历、文化素养和性格特点等采取不同的表达方式，要慎用指令性语言，多用商量、征询的口气，注意语言平和、态度随和。其次，要协调要注重灵活。在处理各项事务时，必须从全局出发，坚守原则和底线，但要注重在不失原则的前提因时因事下灵活运作。比如领导正在思考某个重要问题或某项重要工作该如何办理，这时如果提出符合领导意图的协调意见，就很容易被领导接受。再比如对大家普遍关心的问题，应公开处理，对协调人事关系等不宜公开的事情则要运用个别协调方式，范围越小，效果越好。

5.以调查研究究为抓手，掌握协调和服务的方向

“调查研究是谋事之基、成事之道”。要做好高职院校办公室的各项工作，尤其是在协调解决矛盾时形成准确的意见，重要的就是要把处理问题和调查研究结合起来。因此，深入的调查研究是合理解决问题所必需的，一切凭经验的主观臆断都有可能产生不良后果。

总之，做好协调工作，是其他各项工作得以顺利开展的基础，但这并不是说做好了协调工作就做好了其他工作。社会在发展，时代在进步，要做好新形势下高职学院办公室工作，必须时刻注意提高自己的政治理论水平、文化水平和各项业务能力，必须认清形势、把握大局、立足大局、服务大局，必须增强责任感、紧迫感、使命感，提高工作的自觉性、主动性，才能出色地履行各项职责，完成领导交办的任务。

参考文献：

[1]江风华，王琦，张祥.浅谈办公室的协调职能[J].百科论坛，2012

[2] 李欣. 谈如何做好高校办公室协调工作[J]. 现代交际. 2013endprint