基于PPM的高校实验室建设项目管理优化

周玉宇， 饶 星， 李 琰， 徐石海

（暨南大学实验室与设备管理处，广东广州 510632）

基于PPM的高校实验室建设项目管理优化

周玉宇， 饶 星， 李 琰， 徐石海

（暨南大学实验室与设备管理处，广东广州 510632）

随着高校对实验室建设经费的增加，如何有效地管理经费、合理地调配资源以及提高实验室建设水平，成为当前该领域的关注热点。分析了高校实验室建设项目管理的特点和存在的问题，借鉴了项目流程管理(Project Processing Management，PPM)的思想，提出了一种新的实验室建设项目管理方式，形成了一套可监控可追踪的工作流程，并由此构建了实验室建设项目库。以暨南大学为例，详尽展现了基于PPM的实验室建设项目管理的优化流程和实施路径，实践表明实验室资源得到了优化配置，实验室建设质量稳步提高。

实验室建设项目;PPM;优化流程;实施路径

0 引言

高校实验室的建设与管理水平是衡量学科建设水平和学校办学水平的重要指标，也是高校核心竞争力的重要内容［1］。随着各高校对实验室重要性认识的提高，通过财政拨款等各种经费渠道投入到实验室建设的资金不断增加，如何有效地管理经费、合理地调配资源以及提高建设水平已经成为实验室建设管理领域的研究热点。

实验室建设是一项综合性的系统工程，本文所指的实验室建设仅限硬件建设，主要包括实验室的建设规划、仪器设备的购置、实验用房的调配装修等［2］。实验室建设项目管理既要协调满足实践教学与科学研究的发展需要，又要科学规划公共平台与学科特色的资源布局。但往往在实际操作过程中，出现了重申报轻执行、随意调整计划、拖延建设时间、中期检查形式化、结题验收例行化等问题，所以如何行之有效、科学规范地管理实验室建设项目成为学校内涵式发展不可或缺的内容。

1 实验室建设项目管理的特点

实验室建设项目不仅具有一般项目的目标性、独特性、创新性、约束性等特点，适用于一般项目的管理方式［3］，更重要的是还具有以下自身的管理特征:

(1)实验室建设周期长，有的项目从立项到建设完成，时间跨度达3年以上，同时涉及的设备品目繁多。因此，在项目执行过程中改动频繁，预算设备和实际采购设备存在变动，个别项目甚至出现较大调整情况［4］。

(2)实验室项目建设资金来源渠道较为宽泛，如国库专项经费、重点实验室建设经费、学科建设经费、捐资办学经费等。经费管理及使用过程往往涉及多个单位(实验室)、多个部门，传统管理方式下的信息共享程度低，容易导致项目迟迟不能结题［5］。

(3)实验室项目管理流程复杂繁琐，涉及项目规划、立项申请、评审排序、采购组织、合同执行、项目验收、货款支付、效益评估、资料归档等多个过程，涉及的部门和人员较多，数据量大，如何衔接相关流程以及加强沟通合作，是项目能否按计划完成的关键［6］。

(4)实验室建设项目的进度较难控制，经费从预算到决算的使用过程难以跟踪，存在重复预算、经费执行情况不到位、结余经费得不到及时反馈以及调整使用等现象［7］。经常是提出经费申报的实验室管理人员不能实时掌握经费采购的进展情况，延误了调整时间，导致决算时出现资金不足或结余过多的难题。

2 PPM思想在实验室建设项目管理中的运用

项目管理是运用系统论原理对项目的有限资源进行计划、组织、人员配备、领导与控制来限期实现一次性特定目标［8］，其目的是在有限的资源条件下，保证项目的时间、质量、成本达到最优化［9］。实验室建设项目管理主要包括立项管理、过程控制管理、验收管理和绩效考评管理等四个方面，其中立项管理是基础，过程控制管理是关键，验收考核是保障［10］。从我们调研部分高校实验室建设项目的管理情况来看，其共性问题是过程控制管理的弱化，由此导致项目建设未能达到立项时的目标要求与质量标准。

为了探究实验室建设项目的最优化管理方案，我们借鉴了项目过程管理(ProjectProcessing Management，PPM)思想。PPM是以规范化的构造端到端的业务流程为中心，以持续的提高组织业务绩效为目的的一种系统化、结构化方法。其核心是结构化的流程，本质是构造卓越的业务流程，最突出的特点就是优化流程。最初的PPM研究多是应用在企业生产方面，目前有研究指出其在行政管理中也能发挥重要作用，即将冗杂的行政管理流程“去糙存精”，可提高管理的效率和水平［11-14］。

实验室建设项目建设周期长，部分项目需要滚动性持续投入，这就要求项目管理具有前瞻性与规划性;项目经费来源广泛，这就要求项目管理必须合理布局，避免重复投入;实验室项目多涉及填平补缺的小设备，采购品目繁琐，进度较难控制，这就要求项目管理必须把握节点，实行程序化管理［15-16］。基于此，出一种新的实验室建设项目管理方式，即以建设项目经费支出为管理优化目标，进行统一化、规范化和程序化的过程控制管理。将项目统一过程控制，集中形成项目库管理，其优化过程管理的关键环节设计如下:科学规划所有在库项目排序，形成项目梯队，按照在库孵育运作的流程来进行管理;严格规范项目入库、出库的流程，优化每个出库项目的执行流程，把握项目实施过程中的节点控制;有效监控项目入库、在库、出库的全过程，避免资金的浪费与截留，发挥有限经费的最大使用价值，从而达到提高项目建设质量。

3 实验室建设项目的管理

暨南大学实验室建设项目的管理基于以下原则:科学规划布局、标准申请程序、严格评审方案、精确预算目标、规范采购流程以及快速决算追踪机制。下面介绍建设项目管理过程中是如何优化业务流程，以及项目出库后如何设计实施路径。

3.1 基于PPM的实验室建设项目管理的优化流程

学校规定校内所有实验室硬件建设项目均须入库申报，根据学校经费来源依次出库予以实施。我们采用PPM思想优化项目建设的全流程:①首先每学年由各实验中心(室)按照实验室建设规划拟定申报项目，各学院汇总所属实验中心(室)的规划及项目，依据学院发展目标及实验室建设总体规划，对所属实验室申报项目排序。②学校根据项目的轻重缓急以及整体布局组织专家评审来确定入库项目，因此项目库中既包含成熟的年度建设项目、急需建设项目，又包含储备项目、长期目标项目。③在库项目未获批出库实施时，均处于孵育状态，由相关部门监控项目的成熟度，帮助开展项目的前期工作。44每个项目根据学校财政来源依次出库，并依据实施计划和经费预算完成项目建设，如图1所示。

通过构建项目库，逐一对项目执行过程的各个环节进行分析诊断，对现有项目流程采取消除、简化、整合等方法完成流程优化过程，即分成项目预算流程和项目执行流程。并在此基础上搭建了实验室建设项目经费与采购管理系统，有效地规范了工作程序。优化后的业务流程明确了业务之间的相互联系，特别是经费管理中的经费预算与执行程序一目了然，其特色及优势在于:①实现了经费从预算到决算整个过程的实时跟踪监控，避免了因流程遗漏造成经费执行情况不到位现象，实现了经费管理的公开透明。②管理流程无缝衔接，便于各流程工作人员之间的交流与协作，如经费批复、采购、修缮工程的执行结果能及时反馈到实验室建设单位，各职能部门也能实时了解项目建设的进展。③工作流程在同一信息平台上进行，同类项目的申报、受理和审批同步，简化了同类业务流程，缩短了项目的运行周期。④运用信息系统实时计算数据，节约了决算统计工作阶段所耗费的大量人力成本，提高了工作效率。

图1 基于PPM的实验室建设项目管理优化流程

3.2 基于PPM的实验室建设项目管理的实施路径

图2 2013年暨南大学实验室建设项目管理的实施路径

为了提高资金支付率，并督促项目按期完成，项目出库后的实施路径严格执行项目规划和预算内容。以暨南大学2013年实验室建设项目为例(如图2所示)，实施路径上明确了项目运行各个控制节点的目标任务和实施内容，项目管理人员严格执行资金的投入制度，密切跟踪项目的建设方向、执行进度和建设成效，并且做到定期检查与随机抽查相结合。项目前期准备阶段，主要是下达预算和执行计划;项目实施阶段的执行进度最难控制，是实施成败的关键，也是项目过程管理的要害;项目验收阶段主要是突出决算报告和效益反馈，也要求验收标准合理、程序规范以及资料完整等。如果项目发生调整变更时，项目执行单位必须向项目主管部门提交项目调整报告，再组织相关部门和专家就调整报告的合理性进行严格审查，对于不偏离原建设目标并且经费支出合理的项目，报上级主管部门审批后实施。

项目完成后的1年内，实验室与设备处组织专家进行项目绩效考评工作，根据考评指标体系制定细致的评分标准，并把考评结果作为下一年度编制和安排预算的重要依据。项目绩效考评的目的是确保实验室建设资金的使用效益落到实处，同时为合理配置实验室资源、优化项目支出结构提供参考。

4 结语

经过2年多的探索与运行，暨南大学构建了实验室建设项目库，形成了一套基于PPM管理思想的可监控可追踪的工作流程，研发了实验室建设项目经费与采购管理系统，出台了“暨南大学实验室建设项目管理办法”。同时，实验室建设项目获准财政部立项率明显增加，实验室资源得到了优化配置，实验室建设质量稳步提高。

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Optimization of Laboratory Construction Project Management in Colleges and Universities Based on PPM

ZHOU Yu-yu，RAO Xing，LI Yan，XU Shi-hai
(Department of Laboratory and Facility Management，Jinan University，Guangzhou 510632)

With the increase in university laboratory investment funds，how to effectively manage expenses，reasonably allocate resources and improve the level of laboratory construction has become the hot spot in the field.This paper analyzed the characteristics and problems of laboratory construction project，drew on the ideas of Project Processing Management(PPM)，and proposed a new management approach of laboratory construction project.The formation of a traceable workflow can be monitored，and on this basis，the laboratory construction project gallery is built.With Jinan University as an example，the optimization process and implementation path of laboratory construction project based on Project Processing Management(PPM)are shown in detail.So the laboratory resources optimized configuration and the laboratory construction quality have improved steadily.

Laboratory Construction Project;Project Processing Management;Optimization Process;Implementation Path

G 642.0

A

1006－7167(2014)05－0255－04

2014－01－08

广东省制造装备数字化重点实验室开放课题(2011A060901026);广东高校实验室管理专业委员会基金项目(GDJ2012006)

周玉宇(1972－)，男，湖南邵阳人，博士，副研究员，副处长，研究方向:高校管理和工业工程。Tel.:020-85228856;E-mail:zyy@jnu.edu.cn