高等学校资产管理信息系统中资产清查功能的需求分析

杨磊 胡珊珊

【摘 要】随着我国高等教育事业的迅猛发展，高等学校招生规模的扩大、基本建设的增加，其占有、使用的固定资产规模也跟随膨胀，其构成也日趋复杂，管理难度越来越大。这就需要一套科学、合理、可靠、便捷的固定资产管理信息系统来对学校的固定资产进行信息化管理。资产清查是在一定时期内通过一定的方式对学校或一定范围内固定资产的名称、型号、数量等基本信息进行账实、账卡、账账核查的工作，所以，资产清查是一项重要的工作，资产清查功能是资产管理信息系统的一个重要的功能。在本文中，笔者结合工作实际和认识，主要对高校资产管理信息系统中的资产清查业务进行了需求分析。

【关键词】信息系统；资产清查；需求分析

一、系统的管理体系

对资产管理信息系统的管理体系进行分析和说明，是资产清查业务需求分析的基础工作。根据学校的资产管理、使用人员在固定资产管理业务活动中的分工和角色不同，系统的用户主要可分为使用管理、归口管理、财务管理、决策管理四个群体，并形成了系统的管理体系。具体是：

使用管理群体，通过系统录入固定资产基本管理信息，对本部门固定资产使用情况进行实时监控。

资产管理群体，根据资产管理职责分工，通过系统审核固定资产增减和变动业务，保证使用部门管理员录入的信息与实际情况相符，符合有关业务制度，对其资产管理范围内使用部门的管理情况进行业务监督，充分利用系统提供的强大信息科学配置固定资产。

财务管理群体，根据财务审核职责分工，通过系统审核固定资产增减、变动业务，实行会计监督，保证符合财经政策、采购预算和结算制度，保证与会计核算系统有机衔接。

决策管理群体，根据职责分工和有关管理制度，通过系统了解固定资产及其管理情况，对职权范围内的固定资产管理工作进行指导、决策、检查和监督。

群体中，系统管理员负责整个系统的维护，保证系统的正常运行，根据职责分工在系统内设置操作权限，对系统的数据信息进行管理和保护。

二、系统管理业务需求分析

高校固定资產管理信息系统应包括基本信息管理（含人员信息、资产信息、部门信息等）、实物管理、资产清查、查询管理、精密贵重及大型仪器设备信息维护、统计分析管理、非功能性需求管理等。

在众多需求中，资产清查是比较重要的一项基础性工作。它是根据工作的需要或者上级行政部门的统一安排，在一定时期内对学校所有固定资产的名称、型号、数量等基本信息进行账实、账卡、账账清查的工作，清查出来的数据可以直接给资产管理部门、财务部门使用，也可以给领导决策提供参考。资产管理人员可以根据清查出现的问题研究提出具体的整改和管理措施，总结管理经验。

三、资产清查需求分析

固定资产清查工作并不是随意执行的操作，它只是在特定时期进行的专项工作。何时何人可以进行固定资产清查工作，应该由系统管理员根据实际需要统一进行设置。根据资产清查业务开展的需求，分析如下：

（一）确定资产清查工作需求。开展资产清查工作，可由上级行政部门安排，也可以按照学校自己工作的需要开展，但此项工作并不是随时都可以和有必要开展的。例如，在学校的校区搬迁、部门大范围调整，全国或者全省的财政部门要求开展资产清查的情况下，可以开展资产清查工作。大在系统中，可以自动生成资产明细清单，形成资产账单。

（二）确定资产清查范围。资产清查的范围，根据资产清查工作开展的动因和目的确定。全国或者全省财政部门要求开展的资产清查，清查的范围通常是全校范围。学校根据自己工作需要开展的资产清查，要视具体情况而定清查范围。只有明确资产清查的范围，才能准确开展资产清查工作，做到有的放矢，使清查工作顺利达到清查目的。固定资产管理信息系统应能够根据实际需要提供清查范围，包括时间和空间、金额等方面的范围，方便开展清查工作。

（三）制定资产清查方案。高校资产清查工作往往涉及多个部门，甚至影响到全校工作人员。要让清查工作顺利开展，就要制定相应的清查方案。固定资产管理信息系统应考虑到清查方案可能涉及到的项目，例如清查的开始时间、结束时间的设置；还应考虑到清查方案可能涉及到的方法，例如可以利用条码采集设备，对已粘贴条码标签的资产进行快速清查，准确率高、工作效率高、劳动强度低，而采集来的数据可以由系统进行接收、分析、处理等。

（四）条形码扫描。资产清查的方式是利用资产增加时生成的条形码。在现场清查盘点和处置鉴定时，利用手持扫描终端进行扫描，对粘贴在固定资产上面的条形码进行扫描，可以及时提供核查结果、备查数据，然后将实物标识与信息系统紧密连接。这项工作的前提，需要固定资产在入账时生成条形码，并一一对应进行粘贴。

（五）管理清查数据。资产清查工作的成果，体现在管理、利用好采集来的大量数据。信息采集以后，资产管理部门的业务人员要对收集到的数据进行管理，包括数据接收、数据添加、数据的修改、数据的删除、数据的导出，并根据业务需求，进行数据的筛选。数据接收：系统能够准确接收各部门资产管理员收集到的基础数据，并以特定的数据形式保存在数据库中。系统需要具有数据导入的功能，方便进行下一步的其它工作。数据添加：系统支持添加清查数据的操作，包括清查中的遗漏项目、已有数据遗漏的信息等。数据修改、删除：在繁琐的清查数据中，出现数据重复、错误是难以避免的，甚至有些数据本身就是动态的。系统应支持清查数据的修改和删除操作，方便随时根据提供的最新信息变化来改变清查数据。数据筛选：系统支持根据清查信息与所需信息相匹配的情况下，从清查信息中筛选出符合要求的信息。同时，系统要具有灵活的查询功能、强大的信息分析功能，能帮助资产部门管理人员提高信息筛选的速度，以提升工作效率。数据导出：系统在收集到不同内容和格式的信息之后，经过数据筛选，能在后台进行数据处理，根据数据库中存在的统一格式，形成特定格式的清查数据模版，能够规范化导出，甚至直接成为独立的文件，完成上报工作，或者供领导使用。

四、资产清查业务管理流程图

根据资产清查的需求分析，形成资产清查管理的流程，如图1所示。