浅析电大人事档案管理的问题与对策

黄晶

学校人事档案是教师和学生的家庭和社会关系、个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的反映，为个人求职、单位求才提供动态、真实、有效的原始资料。学校的人事档案室就是人力资源开发的资料库，研究和解决人事档案管理问题，是新时期广播电视大学更好地落实教育管理职能的迫切需要。

一、电大人事档案管理中的突出问题

1.学校对人事档案管理投入少，重视不够

这种情况由来已久，在学校领导看来，人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作，人事档案管理只要做到不丢失、不泄密，能应付外调、查档就可以了。这种错误的意识导致档案管理无计划、不规范、制度不健全，经常出现档案管理设备短缺、经费不足、人员缺位现象。

2.学校人事档案管理技术方法落后

墨守成规是电大人事档案管理上的一个突出问题。目前，我们学校人事档案管理还停留在用原始方法收集、纸质存档和内部查阅上。

3.学校人事档案信息量少，缺乏个性

学校人事档案一般包括履历、自传及鉴定、考核、政审、入党入团、奖励处分、职务职称、工资级别等十大类材料，内容信息量小、实用性差。在利用人事档案时，只能提供一些简单的个人情况，这远远不能满足现代培养、选拔、使用人才的需要。

4.学校人事档案管理分散化和非专业化

在电大，系统人事档案管理大都分散在学校的多个职能部門进行，如教务处管理反映教师业务水平、教学能力、教学任务完成情况、教学奖惩情况的教学业务档案材料，科研部管理教师教材开发、论文发表、科研立项的档案材料，人事处管理反映教职工社会经历、政治面貌、奖惩与薪酬等情况的人事档案。人事档案的这种分散化、非专业管理不仅易造成档案材料的损坏、遗失，而且造成人事管理体制混乱，破坏了人事档案的完整性。

二、解决电大人事档案管理问题的对策

1.更新观念，加强对人事档案工作的组织领导

随着科学技术的发展，电子储存与检索、档案管理科学化、信息化、系统化已经成为很多高校人事档案管理的基本手段。因此，广播电视大学从领导到员工，必须改变传统的人事档案管理工作中的陈旧观念，强化现代人事档案管理意识，以发展的眼光和时代要求对待档案管理工作。在基础建设、人员配备、基本设备上要结合发展的需要加以计划安排，资金投入、设备更新、人员培训都要认真组织好，做到设施规范化，人员专业化，管理科学化。收集好、管理好、使用好、开发好全体师生的人事档案，才能充分体现人事档案管理的价值，才能充分发挥广播电视大学的社会教育功能。

2.实施学校人事档案的规范化和信息化管理

对学校人事档案实施科学化管理，主要体现在档案管理的信息化和系统化上。要依靠现代科技手段实现档案的科学化管理，将人事档案的管理重心从实体管理转移到信息化管理上来。利用计算机建立人事档案不同类型的数据库，通过信息统计，对个人政绩、业绩的评价提供量化依据，形成计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系。在此基础上，建立人事档案信息查询系统，对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台了解人事档案信息，在一定范围内实现人事档案信息公开。这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷、更准确、更有效地为教育管理工作提供全方位的服务。由于电大历届毕业生较多，为了支持管理目标的实现，要在校内建立档案数字化信息网站，实现档案信息网上咨询、查找和电子文件的实时归档及有效使用，以网页形式给教务、招生、办证、就业、财务等部门提供人事档案信息服务。

3.建立具有个性的学校人事档案材料

针对人事档案内容陈旧和“千人一面”的状况，在人事档案材料内容建设上注意补充反映当事人个性的档案材料。以教师档案为例，应补充的材料包括：（l）教师登记表，可反映教师专业方面的基本情况。（2）教师教育教学情况资料，反映教师的教育教学态度、水平、工作量和业绩。（3）科学研究和学术活动情况资料，反映出教师的学术水平、学术地位和学术研究履历。（4）业务进修情况资料，反映教师参加继续教育的状况。（5）获奖和荣誉情况，反映出教师在社会和学术界的影响和地位。如果教师档案在原有基础上能及时地补充上述材料，就能较全面、动态地反映教师的教学、科研水平。这些对于教师工作量化与考核，对于师资队伍建设的科学决策，对于提高教师评价的客观性和公正性，对于在教职员工中形成良好的竞争激励机制都有极好的帮助。而建立学生个性化档案，对发掘人才、培养人才、使用人才以有力支持，更能提升电大人事档案管理的价值和意义。

4.提高管理水平，强化管理效能

为了提高管理效能，可结合学校的特点和工作实际，针对人事档案管理中存在的问题，引用项目管理理论指导我们的管理实践。（1）明确计划任务。在学校人事档案管理中，每一项阶段性工作开始前，人事档案管理人员要结合电大师生实际，认真制订工作计划。要根据人事档案内容的重要程度安排工作重点，突出学历、学位及职称在档案查阅中利用率高的特点，保证人事档案管理的实用性和可操作性，力争科学、高效、便捷地服务下一步工作。（2）规范检查程序。在完成收集工作以后，管理人员要加强与档案材料提供部门的联系和沟通，把好档案检查关，确保人事档案收集手续完备，内容完整，表述准确，确保档案的完整性和真实性。