对于水利工程档案管理工作的几点认识

陈群

［摘要］ 在水利工程建设中，水利档案管理贯穿于整个过程。随着国民经济的发展，水利工程作为国家基础设施建设中的重点越来越受到重视，并且工程项目的数量与日俱增，做好水利档案管理工作成为水利建设中的重要环节。特别是水利工程质量管理工作的规范化、模式化，促进了水利档案的科学化管理，不但可以实现水利工程档案信息资源的多层次利用，而且还提高了档案管理工作的社会效益。本文针对水利工程档案管理工作的一些重点问题进行阐述。

［关键词］ 水利工程；档案管理；规范化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 063

［中图分类号］G642［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2014）13- 0101- 02

作为国民经济中的基础性产业，水利工程在社会经济发展中起到了重要的支撑性作用。生态环保理念已逐渐地融入到人们的思想意识当中，水利工程质量已经成为备受关注的社会性问题。中国共产党的十八大报告中提出，中国在未来的发展道路上，要进一步深化改革开放。水利事业在社会的发展进程中，迎来了新的发展机遇。做好水利工程档案管理工作，对于促进水利工程建设起到了至关重要的作用。水利工程档案不但反映了水利工程建设的全过程，而且也对于工程质量的评定、竣工后的各项工作以及新建工作具有一定的利用价值。

1现代水利工程档案的特点

1.1 水利工程档案形成的周期比较长

现代水利工程档案管理贯穿于水利工程建设的各个环节，这就决定了水利工程档案形成周期会很长。水利工程建设受到多种因素的影响，包括施工现场的环境条件、施工技术以及资金的运转情况等。一些工程量大、技术复杂的大型水利工程，其建设时间甚至会持续十几年或者几十年。一旦因资金运转不灵而导致工程被迫停滞，就会延误工程进度。即便是资金到位，工程可以复工，也会因为地质因素的影响而对于工程设计进行重新调整和完善。水利工程档案资料的形成，需要经历工程文件、图纸和照片的搜集、整理等工作，会受到工程建设进度的影响。

1.2 水利档案的种类繁多

由多个单项工程所构成的水利工程项目建设要经历多个环节，主要包括工程现场的勘测，工程项目规划，实施可行性研究并提交书面报告，水利工程的初步设计以及施工设计等。在这些工程项目中，水利档案都要及时建立起来。鉴于水利工程中各单项工程从设计结构到功能性作用都有所不同，导致水利工程档案种类繁多且复杂化。在工程设计阶段，由于会涉及投资、规划、征地拆迁等多种因素，设计图纸要根据实际需要反复修改，甚至于水利工程已经进入到施工阶段，还会受到实际情况的影响而导致设计变更。水利工程档案要将所有这些情况以文本资料的形式反映出来。

1.3 水利工程档案具有很高的利用价值

水利工程项目建设涉及设计、施工、监理和环保等多个部门，因此，在工程项目建设的各个阶段应做好衔接和交底工作，完善各方面的协调配合。工程档案管理工作作为水利工程全过程的真实记录，为工程的验收和结算，投入使用后的管理维护以及水利工程的改造和扩建提供了重要的参考依据。水利工程档案具有非常高的可利用价值，即便是新建的水利工程，也可以借鉴这些参考资料指导施工，因此需要永久性保存。

2水利工程移交业主的档案编制方法

2.1 文字档案资料的编制方法

在水利工程的前期，主要是收集资料，对于各个部门所产生的与工程存在着必然联系的资料需要定期地进行收集、整理，编制成册。发现有不合格的档案材料，要立即退回到原部门，按照档案管理要求及时纠正。比如，发现工程材料中出现高程和桩号不一致的现象，由于每一批原材料都有相应的材质证明和实验检测报告，如果发现有材料遗漏，就要及时查漏，以确保资料完整。

做好工程分部分项的划分，需要按照工程项目划分表进行材料编制。对于单元工程的各项信息，包括施工实践、工程的高程和桩号以及工程的质量评定结果等，都要如实记录，以保证工程进度和质量信息的准确性，做好编写验收签证工作。

2.2 图纸档案资料的编制方法

图纸档案资料的编制人员要具有扎实的专业知识。通常而言，图纸的编制，是使用铅笔将与水利工程有关的信息，诸如工程设计通知单和联系单、工程变更资料以及会议纪要等，按照工程进度情况标注在蓝图上。有不清楚之处，或者是出现了变化，档案人员就要到工程现场实地勘察，向施工现场的技术人员请教，以确保将真实的变化结果标注在蓝图上。进入到水利工程的尾工期，在被修正的蓝图上加盖竣工图章，技术负责人和监理工程师审阅合格后签字。然后，画改后的施工蓝图使用黑色的碳素笔修描。

在发放图纸的时候，一定要做好登记工作，以避免出现蓝图与竣工套数不相符的现象。具体操作上，可以在发放图纸的时候，在图纸上标注受控号码，以利于在工程尾工的时候回收。

2.3 声像档案资料的编制方法

声像档案资料所记录的是工程进度的各个环节中所呈现出来的工程形象，包括水利工程重要部位的施工情况以及与其相关的大事记，都以声像形式记载下来。在档案管理的具体操作中，需要每个星期对于工程声像资料备份一次，每个月进行一次整理和完善，以确保声像资料保存完好。

3水利工程施工单位工程档案管理工作基本要求

从水利工程档案的归属情况来看，其分别属于项目法人、运行管理单位、档案馆以及施工单位，由一套档案原件形成4套档案材料，其中项目法人和运行管理单位分别保存一套完整的档案材料；工程所在地区的档案馆需要保存一套完整的档案材料；水利工程的施工单位还要保存一套档案材料。从档案材料的支配情况来看，项目法人、运行管理单位和档案馆所保存的档案材料要统一由业主单位支配，而施工单位所保存的档案自行支配。

3.1 工程档案材料中所涵盖的内容

水利工程文件：合同文件、变更文件以及索赔文件；

水利工程开工所涉及的文件：工程开工报告、有关技术要求和技术交底、工程设计图纸的会审等；

水利工程施工文件：工程施工方案、施工计划、施工技术和安全措施以及施工中所采用的工艺；

水利工程设计变更文件：设计变更、水利工程更改洽商单、待用材料的核定審批、工程建设单位的变更通知和纪要；

水利工程监理工程文件：监理工程变更文件以及通知单、协调会议纪要；

水利工程竣工文件：水利工程建设阶段的验收报告和签证书、水利工程竣工的验收鉴定书、验收报告、施工报告以及工程中所遗留的问题，水利工程现场情境所拍摄的照片以及刻录的光盘材料，水利工程安全鉴定报告、水利工程经验收后所形成的会议决议文件、水利工程竣工决算，水利工程的竣工图、工程竣工现场声像材料以及索引目录和卷内目录。

在水利工程建设中，还会涉及科研实验项目以及新的技术工艺，包括与工程生产经营管理息息相关的各项材料，都要整理并形成档案材料。

3.2 工程档案材料编制方法

施工单位的工程档案要根据科技档案管理规定单独编制，内容上与其他几套档案材料有所雷同，但是在档案材料编制的过程中，格式上会有所区别，如档案资料页码编制的位置、档案封面以及装订格式、档案资料的编号格式以及档案盒的包装等。

4水利工程档案管理的跨越式发展

随着信息技术的发展，水利工程档案管理已经普遍采用了计算机信息管理技术。建立计算机档案管理系统，将原有的静态化档案资源逐渐向动态化转变，不但提高了档案的使用效率，而且发挥了档案服务功能。特别是云计算的出现，可以在云端建立档案数据库，将可以阅览的档案资料传到云端，用户无论在任何地点，只要能够上网，就可以通过登录资格验证，查阅自己所需要的信息，突破了时间和地域的限制。

电子档案的使用固然便利，但是存储于虚拟空间的档案资料必然存在丢失的风险。特别是计算机受到病毒感染或黑客入侵，就会有档案资料被盗取的危险。对于重要的档案资料，特别是长期和永久保存的资料，需要纸质档案与电子档案并存，并要注意档案内容的一致性。

5结论

综上所述，水利工程档案是水利工程建设的真实记录，其管理工作质量，直接关乎水利工程的质量。在水利工程建设中，加大档案工作的管理力度，有利于推动水利工程建设的发展，同时还在一定程度上发挥了档案应有的社会价值。

主要参考文献

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［２］王晓丽．浅谈对水利工程档案管理工作的一些认识［Ｊ］．水电施工技术，２０１１（２）．

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