系统管理理论和过程方法思想指导下物资调配中心角色分析

尹俊峰

［摘要］ 物资供应保障是国家电网公司物资集约化管理的重要工作要求。影响物资供应的要素和过程很多，必须有效加以管控。本文依据系统管理理论和过程方法分析了国家电网公司系统物资调配中心的功能定位和角色，肯定了物资调配中心对提升物资供应保障能力的重要意义，同时对其功能定位进行进一步的分析和思考。

［关键词］ 系统管理理论；过程方法；物资调配；监控预警

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 029

［中图分类号］ F270.7；F224.1［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2014）13- 0042- 03

１理论简述

１．１ 系统概念

系统一词，来源于古希腊语，是部分构成整体的意思。通常的系统定义为：若干要素以一定结构形式构成的具有某种功能的有机整体，包括了系统、要素、结构和功能4个概念，表明了要素与要素、要素与系统、系统与环境三方面的关系。系统论的基本思想方法，就是把所研究和处理的对象，当作一个系统，分析系统的结构和功能，研究系统、要素、环境三者的相互关系和变动的规律性。

１．２ 系统管理理论

系统通常是由两个以上的要素按照一定的方式组成，系统中的各个要素之间存在着动态的相互作用，任何要素的变化都将影响其他要素，甚至于影响整个系统。系统管理理论是以确定的系统为研究对象，把所需要研究和管理的对象作为有机组合的整体，进而采用有关系统的理论和方法，取得技术上先进、经济上合算、时间上最省的效果。

在系统理论中，任何研究的系统同时也是更大的复杂系统的子系统，存在于一定的环境中，系统所面临的外部环境的变化会影响到系统的运行，影响到系统目标的实现。

１．３ 过程方法理论

通过利用资源和管理，将输入转化为输出的一项活动，可以视为一个过程。过程是活动，是一组相互关联或相互作用的活动，其目的是将输入转化为输出。通常，一个过程的输出可直接形成下一过程的输入。

系统地识别和管理组织所应用的过程以及过程之间的相互作用，称为“过程方法”。过程方法的优点是对诸过程的系统中单个过程之间的联系以及过程的组合和相互作用进行连续的控制。任何一项影响质量的、相对独立的要素都可以看作是一个过程，采用过程的方法进行管理。过程可以组成一个网络，一个过程的输出往往是另一个过程或几个过程的输入，例如：设计过程的输出就是采购过程、生产过程和检验过程的输入。过程还应该是增值的，也就是说输出应大于输入活动。

系统方法和过程方法关系非常密切，它们都以过程为基础，都要求对各过程之间的相互作用进行识别和管理，二者相辅相成，缺一不可。但前者管理对象是过程组成的体系，着眼于整个系统和实现总目标，使得组织所策划的过程之间相互协调和相容，减少制约，产生高效率和高效益。后者的管理对象是单个过程，着眼于具体过程输入、输出和相互关联或对相互作用的活动进行连续控制，使过程高效运作，以实现每个过程的预期结果。

２本文研究对象的界定

国家电网公司物资供应管理系统设置的物资调配中心，分为总部层面和省公司层面，本文分析的主要对象为省公司层面的物资调配中心，总部层面的物资调配中心不是本文分析研究的对象。

３物资调配中心设置情况简要介绍

３．１ 背景介绍

２００９年以来，国家电网公司全面推行物资集约化管理，进一步扩大集中招标采购规模，增强物资全过程管控能力，建立统一的物资管理体系，物资机构按照需求计划、招标采购、合同履约、仓储配送的供应链流程分段设置，形成管理上相互制约、业务上相互协同的职能分工和运作机制，有效提升了物资管理的规范化、标准化、信息化水平。但是，随着物资集约化管理的深入推进，现有的纵向职能分工模式也呈現出信息共享不足、资源统筹困难、协调效率较低等方面的问题。因此，应进一步深化物资供应体系建设，建立总部、省级物资调配中心，统筹协调各方资源，强化供应过程管控，为工程建设和检修生产提供供应保障。

３．２ 机构设立情况

在省级电力物资公司物资供应部设立省级物资调配中心，接受省公司物资部物资供应处对口管理指导，与总部物资调配中心和地市公司物资调配室形成三级协调机制。

３．３ 功能定位

物资调配中心业务功能为统筹资源、监控预警、日常调度和应急指挥。

（1）统筹资源：统一对内、对外业务窗口，依托辅助决策系统的功能深化，并有效对接ＥＲＰ、电子商务平台等信息系统，汇集物资需求、采购、签约履约、仓储、配送、质量管控、供应商管理等业务信息，实现对仓储配送、供应商、物流资源的统筹协调，最大限度满足物资供应需要。

（2）监控预警：按照各业务环节的关键指标，监控供应链条的业务流，对物资需求、采购、合同签订、合同履约、仓储配送、结算这一物资供应全过程的预警参数信息进行预控分析，通过自动计算后实现不同的层级预警。

（3）计划协调调度：实现“月计划、周协调、日调度”，进行物资供应计划管理，每周召开供应协调会议，分析监控预警信息和受理需求单位／部门、供应商协调申请，组织相关业务部门进行协调处理，跟踪协调处理进度，并对协调处理结果进行评价。

（4）应急指挥：在紧急情况下，物资调配中心成为应急指挥中心，按照省公司应急物资管理办法规定的程序运转，发挥统筹资源和综合协调的优势，实现需求快速响应、保障准确高效，提升应急物资保障能力。

３．４ 信息系统建设

以ＥＲＰ系统为主线、电子商务平台（ＥＣＰ）为协同交互窗口、辅助决策为信息监测平台的物资调配信息系统，涵盖了仓储信息管理及调度、合同签订与履约管理、物资供应计划管理、重点物资生产进度查询、物资发货通知管理、物资收发货管理、重点物资运输计划管理、物资投运与质保管理、结算管理、配送管理、监控预警管理等功能模块，通过实施条形码技术与现场收发货（ＰＤＡ手持终端），实现信息系统向项目和仓库现场延伸，提高仓储配送作业效率。

４物资调配中心角色分析

国家电网公司全面推行物资集约化管理，按照需求计划、招标采购、合同履约、仓储配送进行纵向的职能机构设置和分工管理，按照过程方法建立了全流程的物资管控体系。但是管理不仅要应对正常的状况，还要管理异常和例外状况，物资供应保障体系是一个多参与方、多要素、多过程的系统管理对象，上述纵向过程管理中每一个过程出现异常并且超出了允许的范围，必然影响相应过程的输出，进而影响到下一个过程的输入，最终可能导致整个系统输出的偏离。每一个过程都要受到多要素和其他过程的影响，所以有必要对整个物资供应保障体系进行系统的管理，掌握全局的信息，及时预判和管理要素的异常，加以协调处理，这也是物资调配中心设立的初衷。

４．１ 信息集成中心

管理成败的关键在于决策，决策的正确程度取决于信息的掌握程度和信息的质量。物资调配中心作用的发挥和日常工作的开展建立在信息系统建设与信息化水平提高的基础之上，通过信息化建设和供应链信息系统的完善，实现信息的多渠道实时、主动录入，通过信息系统的自动抓取减少信息传递过程中的失真、停滞和错误，通过实用化的报表功能开发来梳理、统计分析数据信息，为决策提供信息支持。物资调配中心对物资供应管控各阶段、多渠道信息的有效采集、汇集、整理、分析是实现其资源统筹、监控预警、协调调度功能的关键，也是国家电网公司深化物资集约化管理，提升物资管理水平的重要举措。

４．２ 监控预警中心

根据系统管理理论，必须对系统中的各个要素和所有过程进行有效的管控，使得各个要素和各个过程相互协调和相容，减少制约，方能产生高效率和高效益，实现整个系统的总目标。成功的管控和最有效的管控是事前控制和事中控制，在监控预警功能模块中，通过对物资需求计划、采购、签约、履约、库存资源、结算等管理过程合理设置监控预警点和预警参数，及时发现风险点和异常、偏离，进行相应的控制和调整，保证物资供应工作的有序进行。

４．３ 计划协调调度中心

執行“月计划、周协调、日调度”的运行工作机制，通过物资供应计划的维护和变更管理，以供应计划指导物资排产、图纸交付、技术参数确认；在生产和发运阶段加强管控，及时协调过程中的变更和需求，包括需求方、供应方及其他参与方的协调需求，加强生产进度过程控制；最终统一对外发出供货通知，对重点物资的发运过程进行计划控制和运输跟踪，整个计划协调调度工作体现了明显的过程方法思想，强调对过程中关键节点的管理和控制，通过过程控制保证过程输出的质量。

５对物资调配中心定位的进一步思考和角色分析

５．１ 在一个更大的系统中管控物资供应

在系统理论中，任何一个系统同时也是更大的复杂系统的子系统，并且存在于一定的环境中，大系统中的要素和过程及外部环境的变化都会影响到系统的运行，进而影响到系统目标的实现程度。

目前的物资调配中心信息汇集和监控预警的范围主要是物资专业范围的要素和过程，主要是从物资需求计划开始至物资采购、物资合同履约的结束，而这些要素和过程是影响物资供应后期末端阶段的要素和过程，如果前期阶段的影响要素和过程出现了重大异常和偏离，外部环境出现了重大变动，则必然严重影响后期物资供应目标的实现。

例如：如果一个项目的设计招标结果确认滞后，必然导致设计进度滞后，进而影响到物资需求计划的申报和物资采购，影响到施工的正常开展；如果项目的投产计划不能延后，必然导致物资合同的履约周期压缩，提高物资交付履约协调的难度，甚至无法保障项目建设物资供应需求。

因此有必要将物资供应管控的要素和过程扩展到项目列入年度投资计划或综合计划后，直至项目建设完成的各阶段，包括设计、施工、监理招标进度与中标人的确定、项目站址的征地和项目通道的清理情况等，合理设置监控预警点和预警参数，尝试与基建部门项目管控信息系统的对接，以有效地进行信息汇集、主动预警提示和辅助决策。

５．２ 功能定位和机构设立

在系统科学思想指导下，中国的军工开发体系曾创造性地在直线指挥系统外设立了总体协调机构，主要功能是全面监控各要素和过程的进展，总体协调、预警提示、辅助决策，协助直线指挥部门和机构调度指挥各方面工作，以协同进展，避免相互制约和浪费、停滞。

目前的物资调配中心兼具协调监控和调度指挥两种功能，而物资需求计划、招标采购、合同签约结算、供应履约协调、仓储管理又有专门的机构设置和职能分工，彼此的直线指挥功能有些重复、冲突。其本身设立在物资供应部，却要跨出部门范畴进行协调指挥，涉及计划、采购、合同、结算等其他部门，并不利于工作开展。

为更有利于开展工作，实现更大范围的系统监控和有效协调，应在现有业务管理和直线指挥部门外，单独设立物资调配中心，同时对其功能定位进行调整，剔除直线指挥调度功能，改名为物资供应监控中心，执行信息集成、监控预警、总体协调、辅助决策等职能。

主要参考文献

［1］苗东升.系统科学大学讲稿［M］.北京：中国人民大学出版社，２００７．

［２］刘桂清.系统管理理论在企业管理中的应用［Ｊ］．吉林省经济管理干部学院学报，２００１（１）．