高校档案管理信息化建设问题探究

路长兰

[摘 要] 本文针对高校档案管理工作，首先概述了高校档案管理信息化建设对于高校发展的作用，然后总结分析了高校档案管理信息化工作的主要内容，并系统地提出了完善高校档案管理信息化体系建设的措施，可以为高校档案管理部门开展档案管理工作提供合理的参考。

[关键词] 高校； 档案管理； 信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 02. 064

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）02- 0126- 01

0 引 言

随着信息化技术在现代办公管理中应用的不断普及，在档案管理工作中借助于信息化的手段进行管理，已经成为当前档案管理工作的主要技术手段。通过档案管理信息化，不仅可以大幅度地提高高校档案管理工作效率，同时也可以提高档案管理工作质量。但是现阶段，由于部分高校档案管理工作部门的管理理念较为落后，在档案管理模式上还存在一些问题，导致高校档案管理工作的整体信息化水平较低。因此，创新高校档案管理工作，实现高校档案管理工作的数据化、网络化、智能化以及信息化，已经成为当前高校档案管理工作改革的重点，这对于提升高校档案管理整体水平也具有非常重要的意义。

1 高校档案管理工作信息化建设的意义研究

（1） 高校档案管理信息化有利于实现档案资料的深度开发利用。档案作为高校教学科研活动的重要记录，具有较高的信息价值，传统的人工档案管理模式在档案整理完成后，借阅使用效率较低，因而各种有价值的资料得不到开发利用。通过信息化的档案管理手段，实现了档案资料采集、整理、归档保存以及查询使用的快捷化，能够随时随地地为有需求的用户提供相应的资料查询服务，因而有助于提高档案资料的利用价值，对于高校教学科研活动的顺利开展也非常有益。

（2） 高校档案管理工作信息化是高校教学改革发展的基本要求。在现代化的管理理念下，高校的管理工作早已经步入了信息化、自动化与数字化管理的阶段。对于档案管理工作而言，同样也应该结合时代发展的需要，将信息化的档案管理作为数字化校园建设的重要内容，实现高校信息资源网络体系的健全，并实现高校档案管理工作的标准与规范。

（3） 高校档案管理工作信息化能够推动文化科技的传播利用。高校档案资料作为一个高校教学以及科研活动为主体的资料集，最突出的特点是具有较高的文化科技含量，通过高校档案管理信息化建设，能够将这些宝贵的资源与社会相联通，因而能够实现文化科技资源的广泛传播与利用，这对于推动社会文化科技的进步具有重要的意义。

2 高校档案管理工作信息化建设的基本内容

（1） 软硬件设施的建设。高校档案管理工作的信息化离不开软硬件设施的支持，对于硬件设施主要是提供用于档案管理工作所需要的计算机以及存储设备，工作主要内容是做好计算机以及电子文件存储设备的安全维护与数据备份管理。对于软件设施，则主要是选择操作容易、维护简便以及具有查询功能的管理软件。通过充分、全面的软硬件设施，确保高校档案管理信息化的顺利开展。

（2） 高校档案信息资料。高校档案信息资料的收集整理主要是按照规范、标准以及统一的数据格式对各种电子文件资源进行整理，可以在档案管理信息部门设置中心系统，作为收发、存储以及整理电子文件的中转站，提高信息的收集以及保管工作的效率。

（3） 档案管理系统的安全保密。由于部分高校档案信息资料属于具有一定密级的资料，因此对于这些资料，既要确保档案资料的真实、可靠、完整，同时也要确保电子档案数据库处于安全可靠的状态，对这些电子档案进行访问使用必须经过相应的授权后方可执行。

3 高校档案管理信息化完善策略研究

（1） 实现高校档案管理信息体系的标准化。提高高校档案管理信息化建设水平，应该注重对高校档案管理信息化体系的建设制定相应的标准。高校档案管理部门可以结合国家制定的《电子文件归档与管理规范》以及《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》等规范性的文件，并结合高校管理部门的实际情况，制定标准的工作流程，指导高校档案资料的收集整理以及归档保存工作。通过这种制度管理的方式实现高校档案管理的标准化与规范化，促进高校档案管理工作的顺利开展。

（2） 结合高校的实际情况建立档案数据库以及网络平台开展档案管理工作。高校档案管理部门应该根据自身的档案类型将其分为教学科研档案、党政管理档案、教学设备档案、基建档案、人力资源管理档案以及学籍档案等几种类型，分门别类地建立档案资料数据库。其次，应该根据高校档案管理的数据库，建立档案资源共享网络平台，通过网络平台，高校内部或者是社会机构可以通过相应的权限，对高校档案资料进行查询，进而提高高校档案资料的使用效率。

（3） 提高高校档案管理部门的工作队伍的整体水平。高校档案管理工作人员的能力水平直接关系到高校档案管理工作质量，因此对于高校档案管理工作的改进应该提高档案管理工作人员的能力水平。重点针对档案管理软件的使用、资料数据库的维护以及档案管理理论对工作人员进行教育培训，以提高其工作能力，确保高校档案管理工作水平的提高。

4 结 语

高校档案管理工作信息化不仅可以确保高校日常教学以及科研活动的顺利开展，同时也可以推动高校自身的建设发展，对于提高高校的教学科研水平也具有非常重要的作用。因此，高校档案管理部门应该充分认识到档案管理信息化建设的重要性，并积极地完善信息化的档案管理体系的建设，推动高校档案资源的共享以及文化交流的深入开展，实现高校办学水平的不断提高。

主要参考文献

[1] 金俊兰. 基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J]. 湖北师范学院学报：哲学社会科学版，2010（4）.

[2] 仝美兰. 高校档案信息化建设中的问题与对策[J]. 山西大同大学学报，2008（5）：99-101.

[3] 姜娜. 浅析信息化时代下高校档案管理工作的问题及对策[C]. 中国论文联盟，2011.