办公自动化(OA)在项目计划管理方面的应用

摘要：本文通过介绍OA系统任务管理功能在设计院计划管理方面的应用实例，阐述如何运用该系统任务管理功能开展项目计划管理工作，从而实现协同管理、降本增效和绿色办公。

关键词：办公自动化；任务管理；计划管理；绿色办公

中图分类号：F272.2文献标识码：A

Application of OA in PROJECT PLAN MANAGEMENT

YAN Hansong

( Guangzhou Marine Engineering Corporation,Guangzhou 510250 )

Abstract: This paper describes how it works in planning management by way of introducing OA system task control function in GUMECO planning control applications for the purpose of realizing the increase of efficiency and reduction of costs as well as no-paper-work office.

Key words: OA;task management;planing management;no-paper-work office

1 引言

办公自动化（Office Automation，简称OA）是现代化办公和计算机网络技术相结合的一种新型办公方式，可以优化现有管理组织结构，调整管理体制，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最终实现提高决策效能的目的。一般的OA系统都具备流程管理、信息传递、日程管理、任务管理、会议管理、公文管理、设备预约、资产管理、人力资源管理等功能，其中任务管理是最容易被人忽略的功能，往往被当作日程预约来使用。本文通过作者在设计院计划管理方面的应用实例，向大家展现OA系统中任务管理功能在计划管理方面的应用价值。

2 应用实例

2.1 创建任务

（1）根据设计院具体的项目管理组织形式（如图1），确定任务层次和计划管理对应关系，如表1所列；

图1项目管理组织形式

表1OA任务与计划管理对应关系

（2）由经营计划处根据以上对应关系，及时创建主任务和一、二级子任务（如图2所示）,形成年度计划管理框架（如图3所示）；

图2创建任务窗口

（3）完善各任务基本信息中的各项内容，包括任务主题、任务编号、任务对象，任务类型、承办部门、起始日期和优先级等，以便日后管理。

图3任务管理明细

2.2启动任务

启动任务是按设计院项目管理制度，将各级计划管理工作落实到人，如表2所列。

表2管理角色设置

2.3执行任务

任务启动后，各级计划管理人员按设计院管理制度各司其职，充分利用OA系统中的流程管理、传阅信息、会议管理、日程管理等常用功能，在任务管理的平台上开展管理工作。

3 应用效果

在应用OA系统的任务管理功能后，计划管理工作与以往比较有以下明显优势：

（1）改变了各自为政的局面，实现了项目计划协同管理

以往各级管理均为一个独立的系统，计划处只能通过设计部定期汇报或者项目出现较严重问题时，才能了解项目进展情况，很难进行整体督促和统筹，无法进行风险预测和防范。在应用OA系统任务管理功能后，计划管理工作在统一的平台进行，各级管理之间通过子任务有效衔接，层次更清晰；通过对管理人员角色分工，明确了各人的工作，落实更到位，反馈更及时，信息更准确。

（2）减少了资源消耗和办公成本，实现绿色办公

各单位计划文件种类多、发布数量大，以往无论是过程文件还是正式文件都通过纸质传递，办公成本和资源消耗大。在应用OA系统任务管理功能后，过程文件通过传阅或流程进行处理，正式文件盖章和扫描后发布。经初步统计，仅计划处日常办公一项，油墨和纸张消耗就减至以往的1/10，打印、复印、文件收发和文件管理等工时消耗降至以往的1/6。

（3）优化了计划管理模式，实现了办公自动化

OA系统任务管理功能高度集成了常用功能，很好地解决了传统管理中电话多、邮件多、文件乱、会议多、找人难和找领导更难等普遍存在的问题。任务启动后，每个人的职责权限都已明确，界面清晰，无法推诿。各管理人员通过工作界面中的任务管理窗口对自己承担的工作和工期要求一目了然，通过详细任务管理界面就可以查阅与自己相关的所有任务，操作简单，可视化程度高。

传统计划管理中，通常通过电话或EMAIL联系业务。在应用OA系统任务管理功能后，出差和休假时，管理人员可以通过互联网登录OA系统开展工作，也可以通过变更或委托其他人员进行管理，无需繁杂的交接手续，新管理人员容易接手。

（4）与其他重要管理功能有衔接，可逐步实现计划管理精细化和持续化发展

OA系统任务管理功能中可填写任务优先级、任务比重、预算费用、总工时和实动工时等，这些内容是企业实现精细化管理的基本元素。其中，任务比重可计入进度核算，工时统计可计入绩效管理，预算可与财务系统衔接。

4结束语

运用OA系统任务管理功能开展计划管理，不仅实现了降本增效和绿色办公，还迅速提高了各级管理人员的能力和水平。在应用过程中，设计院各部门也开拓了思维，成功运用该功能进行经营信息管理、合同及收付款管理和出图管理等，成效显著。本文对已经应用OA系统的单位开展计划管理有一定参考价值，各单位可依据项目管理组织形式，调整任务管理构架来实现项目计划协同管理。同时，本文对软件管理部门也提供了思路，软件部门可通过二次开发优化工作界面，增加报表统计等功能，进一步提高该功能的自动化程度和应用价值。

作者简介：严寒松（1979-），男，工程师。主要从事船舶和海洋工程总体设计以及项目计划管理工作。

收稿日期：2013-10-17