实现研究所信息化建设的思考

引言：研究所的基本文档和资料要做好管理工作必须要按照有效的方式进行整理，而以计算机智能处理为依托的信息管理系统由于其精确、高效的文档管理技术因此越来越受各科研所关注。目前已经有许多研究所引用了信息管理技术来对其内部机密或普通的文档进行有效管理。本文主要探讨了研究所信息化管理方法使用前和使用时应注意的问题。

一、序言

高科技的迅速发展为现代资料管理提供了更为高效的方法，其中信息化管理技术就是使用范围较广的一种手段。在各类研究所里借助科学的信息管理手段可以帮助研究人员共享资源，进行高效网络交流和互动，在确保信息能够并仅在内部流动的情况下实现高效、快捷的科研信息和资料管理。近年来许多研究所和科研院校开始使用电子信息管理技术并取得了较好的成效，由此可见实现信息化管理是势在必行的。但由于科研资料的机密性和管理技术的不够完整性，科研工作人员在进行具体的信息管理工作时会遇到了一些问题，这就有待相关科技人员努力去解决并为科研工作者和其他人提供更好的信息管理技术。

二、在研究所引进信息管理技术的基本前提

1.明白研究所资料信息化管理的重要性

这是一个知识爆炸的时代，科研工作者每天要应对繁多的数据和资料，要阅读大量文献，以便指导自己实验和创新。他们必须将庞杂、混乱的信息进行分类整理然后有序研读，这是一个巨大的挑战。在没有意识到信息管理技术的重要性之前，科研工作者只能借助简单的计算机处理技术，而这种技术并不高明，它只是模仿传统的手工管理模式，借助电子存储减少麻烦，计算机管理操作起来也并不快捷，因此效率不会太高。而信息化管理方式由于其统一的操作管理模式和系统的指导，无论科研工作者知识水平高低都能较快地进行信息管理工作。在研究所引用信息化管理方式是通过计算机网络的使用对研究所各种档案、资料进行合理的分类和规整，若科研工作者对其没有良好的认识就难以意识到信息管理模式对推进各项工作所产生的积极作用。

2.意识到信息管理的创新性

信息化的管理模式不同于传统手工管理或简单的计算机处理技术，它旨在整合所有资源，在对信息分门别类的基础上进行合理的连接和逻辑的排序，因此可以让相关工作人员对信息管理工作有更全面的认识和深刻的把握，也可以加强科研工作者之间的交流和互动，鼓励他们进行合作创新。信息化管理方式的新颖之处在于对繁杂的各种资源进行快速、系统、逻辑以及针对性的整理，让人们免受繁琐资料整理的麻烦。

3.研究所领导要首先重视信息化管理模式

实现研究所的信息化建设是一件极为不易的工作，要使信息化建设得以顺利实施必须得到上级领导的重视和支持。因此在引入信息管理模式进行各项前，必须要引起领导对信息化管理模式的充分重视及肯定，这样科研工作者才会更加意识到信息化管理模式的重要性，并将其当作一种有效的方式去实施。由此可见要顺利在研究所中采用信息化管理模式必须要得到领导领导的支持和肯定。

4. 始终要以人为本开展信息化管理工作

科研工作中人始终是最为重要的因素，若是缺乏人才科研工作基本无法顺利开展。同样信息化管理的关键也在于人才，没有人来实施管理工作又何来管理成效一说呢。因此无论何时何地信息管理的核心都必须放在对科研工作人员潜能的挖掘和创造能力的培养上。在进行研究资料信息化管理时要始终以调动负责人工作积极性为核心，在考虑工作人员需求和工作人员之间友好和谐关系的前提下，激发其创造性和潜能。

三、 对信息化管理工作流程有准确的认识

信息化管理模式是科技进步的产物，在具体实践过程中还要注意与科学的进步和技术的革新同步跟进，进行优化和改革，从而使相关技术始终处于前沿，以便于更好地进行科研工作。信息化管理方式的基本流程是对各项资料和数据进行收集、加工、传送、回馈，整个流程会涉及到管理人员和科研工作者，要使这项繁杂的工作得以顺利实施并高效的完成，必须要求所有人员共同参与和积极配合，这样才能使其得以高效、高质量的完成。一旦漏掉任何环节，都将导致数据错误和不全面，这些都不利于信息管理工作的实施和完善，因此必须避免。

四、定期对信息管理系统进行维护和改进

信息化管理体系的建立不是一件简单的事，其涉及的步骤繁琐，成本较高，需要研究所花费较大的人力、财力才能最终建立起来。因此管理人员在购买相关设备和软件后要做好相应的管理和维护工作，以确保系统有较长的寿命和高效的运转能力。研究所实现信息化管理不是朝夕间就可以完成的，随着研究所的不断发展及各种领域的拓宽，信息化管理系统也在不断的扩充与完善，因此要根据时代的前进和技术的发展更新相应管理技术和手段，确保信息管理体系始终处于高效运转的状态，这就需要领导的大力支持和各类人员的积极配合。为此管理人员要长期做好对信息化管理系统的维护和革新工作，保证系统始终能以最快的速度进行高质量的服务。

五、确保信息管理系统安全和保密

1.对信息管理系统使用的网络进行维护和安保

信息化管理体系使用的各级网络是其安全运转的基本前提。研究所的各项资料和数据大都是国家保护的机密要件，因此必须在安全保密的前提下进行整理归类和流转工作。管理人员要坚持维护各级网络保证信息管理工作的安全性，在机密要件不被泄露的基本条件下设置内部共享功能。

2.对信息化管理体系自身进行维护和安保

研究所需要严格整理分类的信息资料大都是前人研究结果，这些数据的重要性不言而喻，因此必须严格保密。整理数据和资料的工作人员在利用信息化管理模式时要在确保该方法安全可靠的前提下工作。一旦数据遭到黑客袭击和盗取，其后果可能非常严重，甚至可能导致国家级机密泄露。为此工作人员要时刻做好信息化管理体系的维修和安全管理工作。

六、结语

在研究所引用信息化管理技术对其进行有效的科研管理时，既要确保各项前期工作顺利实施，同时还要做好对信息管理体系的维护和安全保障，以便在做好研究信息保密的前提下积极开展有效的信息化管理工作。

参考文献

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（作者单位：中国电科第二十研究所）

作者简介：王斌，男。出生于1984年12月，籍贯辽宁沈陽，就职于中电科技第二十研究所，通信事业部，助理工程师