供电企业档案管理工作探究

摘要：随着信息时代的到来，特别是在尽快建成“一强三优”现代公司的征程中，必须不断创新管理供电企业档案，而绝不能满足已有的业绩。围绕供电企业档案管理必须坚持的原则，必须破除的误区，必须做好的工作三个方面予以阐述。

关键词：供电企业；档案管理；三项原则；三个误区；三项工作

作者简介：肖继红（1968-），女，辽宁锦州人，国网辽宁省电力有限公司技能培训中心办公室，助理馆员。（辽宁 锦州 121001）

中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2014）15-0212-02

企业档案是指企业在设立、生产、经营、管理等方面的活动中，直接形成的具有参考、保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。企业档案是企业的宝贵财富，它不仅是企业历史面貌的原始、真实而可靠的依据，对于企业管理有着不可或缺的借鉴意义，而且也是企业避免法律风险，维护正当权益的合法证据。

在国家电网公司的所属企业中，档案管理一直受到各级领导的重视，并将其纳入企业管理的构成体系，可以说供电企业的档案管理工作基本上在良性的轨道上运行。然而，这并不意味着供电企业档案管理完美无缺，在少数企业中档案管理与企业管理工作不能同登新台阶，出现了一流的企业管理、二流的档案管理的现象，档案管理成为照顾老弱病残的可轻可重、可紧可慢的工作。再者，即使是档案管理工作做得较好的单位，也应该看到随着信息时代的进步与发展，特别是在尽快建成“一强三优”现代公司的征程中，供电企业档案必须不断地创新管理，而绝不能满足已有的业绩。为此，笔者围绕供电企业档案管理必须坚持的原则，必须破除的误区，必须做好的工作三个方面作以阐述。

一、供电企业档案管理工作必须坚持的“三项原则”

1.供电企业档案管理工作必须坚持“为企业中心工作服务”的原则

档案具有政治价值、经济价值、社会价值等属性。究其政治价值而言，它为一定的阶层所掌握、就为一定的阶层所服务，其中公文档案尤甚。究其社会价值而言，它不仅对立档单位有用，也对别的单位以及全社会有用。究其经济价值而言，它对于经济活动产生着一定的影响与作用，其中科技档案尤甚。企业档案毕竟不同于政府机关、事业单位档案，在这三种属性中，经济价值首当其中。国家电网公司所追求的愿景是建设世界一流电网，建设国际一流企业，由此可以确定供电企业的中心工作就是实现“一强三优”的战略目标，即“电网坚强，资产优良，服务优质，业绩优秀”，供电企业的一切工作都应该围绕着这项中心工作而进行，档案管理当然包括其中。

2.供电企业档案管理工作必须坚持“信息化”的原则

当今时代是信息时代，日新月异的信息技术使经济社会发生了天翻地覆的变化，引发了各行各业的“信息革命”。对于供电企业档案管理来说，如何适应信息化的发展需要，借助信息化手段进行有效管理和充分利用是必然趋势，是当务之急，所以供电企业档案管理工作必须坚持信息化的原则，这样既可以增加档案储备的信息量，又可以扩展档案服务的利用领域。供电企业档案管理人员必须把自己锻造成适应信息化需求的人才，同时增配计算机、微缩机等软、硬件设施，并结合企业实际情况开发并引进档案管理信息化系统。

3.供电企业档案管理工作必须坚持“制度化”的原则

供电企业的档案一般包括文书档案、实物档案、科技档案、声像档案、电子档案等，而人事档案、会计档案、固定资产档案有的由职能部门管理，而有的则由档案室统一管理。供电企业档案管理的基本要求：首先必须通过科学、规范、有序的档案管理，使档案的收集更为完整、准确；其次档案资料的存放要合理、安全，档案的查阅更加方便、快速，以全面、细致、系统的文字、图像、数据为企业生产、经营、管理、精神文明建设提供确凿、全面的基础资料和数据资料，从而实现档案管理经济效益最大化。基于此，坚持科学化、标准化、制度化，正是供电企业档案管理的必由之路。档案管理工作的工作重点是：应该建立健全一套完善的、系统的、行之有效的规章制度，如收集、移交（录入）、审核、分类管理（待立卷）、立卷、归档、保管、借阅、归还、鉴定销毁、统计等规章制度，明确档案管理的范围、工作流程及各类档案管理的具體要求。

二、供电企业档案管理工作必须破除的“三个误区”

1.供电企业档案管理工作必须破除“辅助性工作”的误区

往往有的人只看到企业的生产、运行、科技、经营等部门直接创造经济效益，而片面、武断的把档案管理部门归类到只花钱并不赚钱的后勤部门，认为档案管理工作只能做些辅助性的工作。其实，这是一种完全错误的观念。只有现代化的企业管理制度，才能使企业永葆青春，经得起市场经济大潮的无情冲击，才能为企业健康、可持续发展、取得良好的经济效益而推波助澜。企业档案管理是企业管理整个链条上不可或缺的重要环节，一流的企业必须有一流的企业管理，而一流的企业管理必须有一流的档案管理，特别是在市场经济具有知识经济、信息经济、法制经济特征的时代，企业档案管理所发挥的独特作用是决不容低估的。供电企业在任何时候、任何情况下，都要把档案管理纳入企业管理的重要组成部分，其中最为重要的是建立健全档案管理组织机构，由供电企业分管负责人任组长、牵头部门（一般为办公室）负责人任副组长，相关职能部门负责人任组员的档案管理领导小组，确定档案管理的归口部门（一般为办公室），并设立专（兼）职档案管理人员，特别是相关职能部门要设立兼职档案管理人员，总之要形成覆盖整个企业的档案管理网络。

2.供电企业档案管理工作必须破除“神秘化色彩”的误区

长期以来，特别是在计划经济时代，企业的档案管理披上了一层神秘化的色彩，成为一般员工不能涉猎的禁区，而只局限在少之又少的特殊人群中，甚至在“以阶级斗争为纲”的那个年代里，公文档案被断章取义，人事档案被利用为人身攻击的工具，即使是科技档案也被贴上“机密”的标签，利用者寥寥无几，唯恐被扣上“泄密”的帽子。自改革开放以来，这种状况得到了根本扭转，但是档案管理“神秘化”的色彩并未完全破除，究其根本原因在于不能辨别保守商业机密与大力利用档案的界限。档案依据重要程度可以分为绝密、机密和秘密等级别。绝密档案、机密档案和秘密档案分别是指涉及国家最核心机密内容、比较重要机密内容和重要机密内容的档案，一旦泄露会使国家利益受到严重损害、比较严重的损害和损害。但是企业档案一般不会涉及到绝密和机密的级别，充其量是秘密级，或者是具有商业价值的不得外传的内部资料，而档案信息资料日益成为企业乃至社会共享信息资料的一部分，如发电量、装机容量等在很长的时期是不得泄露的机密，而现在已经屡屡见诸报端，如果再被档案管理的“神秘化色彩”所迷惑，那就成为时代的落伍者了。

3.供电企业档案管理工作必须破除“重管轻用”的误区

企业档案管理是一项繁琐、复杂的系统工程，绝不是把档案放在档案室里即可，保管仅仅是企业档案管理的一个承上启下的环节，其上游环节为收集、整理分类编目，其下游环节为鉴定、利用，而统计则伴随各个环节。固然供电企业一般按照国家二级档案管理单位的要求，建立有利于档案保管的场所，档案库房面积充裕，设施完善，但是衡量一个供电企业的档案管理水平，上述的各项条件能够达到国家二级档案管理单位的验收要求仅仅是其中之一，最为重要的是要采取有效的方法和途径，充分开发利用供电企业的档案信息资源，以企业的需求为目标，通过对档案内容的编辑、归档，形成系统的档案信息加工品，主动、直接为电网建设、经营管理、教育培训和精神文明建设等方面服务，开创出以“保管”为基础，以“利用”为目的的“管、用并举”的局面。

三、供电企业档案管理工作必须做好的“三项工作”

1.供电企业档案管理工作必须做好“文件资料归档”的工作

文件材料的归档是档案管理的关键环节，如果放松了该项工作，档案管理就很可能成为无源之水、无木之林。实际上该项工作也是供电企业档案管理普遍存在的问题，特别是技术文件材料归档时间往往延迟，甚至有的工程已经进入运行阶段，但是文件材料却迟迟未能归档，所以供电企业应该依据不同档案的类别，确定文件材料的归档要求和制度。如文书档案的归档要求是：文件资料必须准确地反映本单位党群、生产、基建、经营、培训、科研等各项活动的真实内容和历史全过程，在规定的时间（或一年、或半年、或一季），由各部门兼职档案员移交给档案部门，由档案管理员核实整理后立卷归档。再如会计档案，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务档案归口部门归档保存。

2.供电企业档案管理工作必须做好“拓宽利用领域”的工作

如上所述，供电企业档案管理必须坚持为企业的中心工作服务，克服“重管轻用”的倾向。拓宽档案利用领域为档案管理工作者提供施展身手的平台。档案管理工作是有着职称评定的技术管理岗位，但为企业的各项活动提供参考、借鉴、学习的档案资料并非易事。近年来，有的供电企业开辟了档案查询网站，定期或不定期出版档案信息资料；还有的供电企业建立了档案触摸屏查询系统，这些都是拓宽利用领域的举措。

3.供电企业档案管理工作必须做好“增强科技含量”的工作

以往档案管理只是原始纸质文件的存儲，管理手段非常落后，而如今在网络信息时代背景下，随着科技文化事业的进步，档案管理的科技含量日益增强。在硬件设施上，大到恒温恒湿的库房、电动柜架，小到各种控制装置、复印扫描等设施，自动化、仪表化程度前所未有，在软件设施上更是花样翻新层出不穷。崇尚科技进步，增强科技含量，应该是供电企业档案管理不懈的追求。一方面企业要舍得投资，拿出建设坚强智能电网的气魄来建立现代档案管理系统，另一方面档案管理工作者也要自强自立，拓宽视野，勇立潮头，提升综合素质，争当科技先锋，成为名副其实的现代档案管理的行家里手。

（责任编辑：孙晴）