加强合同管理 防范企业法律风险

岳茂新

【摘 要】合同管理是企业法律风险管理中重要的一项内容，加强合同管理对控制企业法律风险有着长远和重要的现实意义。本文从销售企业合同的特点，产生合同法律风险的原因以及有效控制法律风险的途径和措施等方面做简要阐述，旨在引起对合同管理的重视，采取积极措施，完善管理流程，构建法律风险防控体系，最大限度地控制法律风险的发生。

【关键词】合同管理；防控；法律风险

企业法律风险是指基于法律规定、监管要求或合同约定，由于企业外部环境及其变化，或企业及其利益相关者的作为和不作为，对企业目标产生的影响。企业在经营中都会面临自然风险、商业风险和法律风险。自然风险、商业风险往往有时候也是以法律风险的形式显现出来的，最后也要落脚到法律风险。自然风险、商业风险，它是或然的、偶发性的，是不可控的，但是法律风险它是必然的，经常性的，是可控的。作为中石化销售企业，在经营过程中遇到的法律风险可能有刑事责任风险、行政责任风险和民事责任风险，但出现最多的还是民事责任风险。民事责任风险中侵权责任风险在企业经营和管理中发生的概率相对较低，发生最多的是违约责任风险，即合同法律风险，它是经营和管理过程中常态的风险，因此，合同管理是企业法律风险管理中重要的一环，加强合同管理对控制企业法律风险有着长远和重要的现实意义

一、当前销售企业合同的特点

1.合同数量多 使用频率高

企业在经营和管理中，大量存在成品油采购合同、直分销销售合同；加油站设备采购合同；土地租赁合同、土地转让合同、房屋租赁合同；加油站建筑施工合同，工程维修合同，装饰装修合同，工程监理合同，勘察设计合同；劳动合同、竞业禁止合同、保守商业秘密合同、知识产权保护合同、特许经营合同等等，数量多，涉及面广，使用频率高，使用次数多。

2.合同金额大 履约风险高

為确保成品油市场供应，公司在系统内资源配置之外，还需大量外采成品油，外采合同一般数量大，合同标的额高，履行期限短，资金风险大。合同条款中货款支付、履行期限、交货地点和方式、数质量验收、异议期、违约责任和争议解决等，如果出现约定不明确，或缺少必要约定条款，都会引发法律纠纷，带来法律风险。

3.风险分布广 履行期限长

企业的经营和管理活动都是围绕合同来进行的，几乎所有部门和员工都涉及到合同管理，只是侧重点不同、强弱程度不同。成品油的进销存业务、财务管理、法律事务、人力资源管理、设备采购、物流运输等部门及其人员，更是与合同管理密不可分，法律风险相对其他风险，分布的范围更广；有些合同履行时间长，也增加了履行的难度和风险。比如加油站整体租赁合同、土地租赁合同等，履行期限长达20年，期间可能会出现企业体制的变化，产权变动、人事更迭，都给合同的履行带来不同程度的风险。

二、企业产生合同法律风险的原因

多年以来，公司按照“统一管理、归口把关，各负其责”的要求，合同管理工作从审批流程、授权管理、信息化建设方面进行了全面的优化和完善，取得了一定成绩。但合同管理中仍存在一定的风险，主要存在来自企业外部的法律风险和企业内部的法律风险。

1.来自企业外部的法律风险

主要有法律环境变化的风险；法律修改废止带来的风险；立法不完备、执法不公正的风险；市场经营活动中对法律因素考虑不周带来的风险；合同对方恶意违约、合同欺诈的风险；税收和利率变化的影响及风险；企业对自然环境造成的影响的风险等。

2.来自企业内部的法律风险

一是法律意识不强，履约执行力不够。企业经营和管理者的法律意识淡薄，风险意识不强，会带来合同法律风险，主要表现在对合同签订事先审查重视不够，不能落实主体资格、资信、履约能力的调查，不严格执行合同签订流程，甚至违规操作。对合同的履行执行力不够，不能全面适当履行义务，不能实时监控对方履约情况。企业人员素质不高，责任心不强也会造成合同风险的产生。比如：为规避风险，成品油直分销业务在销售或签约之前，对客户发放《致客户书》，具体详细的告知客户付款的方式、公司的账号、客户经理的权限以及违规操作的风险，要求客户签字盖章后交回回执存档。落实风险告知义务，会有效避免经营风险，但有的人员会不恰当履行义务，在回执上伪造客户的盖章或签字，一旦发生风险，企业会蒙受损失。由此可见即使制度完善，流程规范，人员素质不高，其履约执行力不够及其不作为行为，都会带来法律风险。

二是为规避合同审批权限和监管，单纯为推进合同签订的流程和速度，故意拆分合同，增加了合同管理的法律风险，一旦产生纠纷会给诉讼带来很大难度。

三是明知合同内容违法，暂时无法解决的遗留问题。比如前些年租赁农用地用于加油站建设，这种以租代征的用地方式违反了法律的强制性规定，对于企业来说有很大风险。随着城市化进程的加快，租赁的土地将被国家依法征收，所建加油站由于违法用地，无法获得法律保护，很难获得相应补偿。一般以租代征这种用地方式，租期比较长，随着地资源日益紧缺和不断升值，终会因租金等问题发生纠纷，企业很难寻求法律保护维护自己的权益。诸如此类的遗留问题，只有加大综合协调力度，使之得到有效解决，否则，会给企业带来不同程度的法律风险。

三、有效控制法律风险的途径和措施

所谓合同的法律风险，是指企业在订立、履行合同的过程中，未来实际结果与预期目标发生差异而导致企业必须承担法律责任，并因此给企业造成损害的可能性。法律风险成因复杂，应坚持“事前防范、事中控制，事后补救”的原则，构建法律风险防范预警机制，将法律风险防范贯穿于企业经营管理工作的全过程。

1.把好合同签订关 做到法律风险事前防范

对于合同管理而言，风险伴随在合同执行的全过程，合同签订阶段的风险要引起特别关注。

（1）合同主体资信调查。签订合同前要核实合同主体身份，自然人要核实是否具备完全民事行为能力，法人及其他组织要核实主体资格，是否存在虚构主体，是否盗用冒用他人名义。法律对主体有特殊要求的，是否具备资质条件；做好信用调查，要调查合作方商业信誉和履约能力，重大合同必要时应组织相关人员实地考察，甚至要委托专业机构进行资信调查；调查对方授权情况，看有没有法定代表人的授权委托书，是否是无权代理、越权代理、代理权终止后的代理，特别注意表见代理的情况。对于己方要坚决杜绝无权代理和表见代理的发生，是执行授权代理制度的关键。

（2）合同内容合法审查。合法就是不违反法律的强制性规定，《合同法》规定了三种合同可撤销的情况，五种合同无效的情况，合同签订中都要认真对待。合法包括合同名称要合法；合同标的物要合法，对法律规定禁止和限制交易的物品，不可设定为合同标的物，以免发生风险；履行的方式要合法；合同生效的方式要合法。对法律明确规定合同无效的情形，比如《建筑法》及相关法律规定，违法转包、分包、借用资质等签订的合同无效等，与对方签订合同时就要注意规避风险。

（3）合同条款完备详实。对合同条款要认真推敲，用语准确，避免出现歧义。条款要完备，但不可过细，约定越细，履行成本越高，对履约人员的要求就高，人员素质达不到，会产生相应的法律风险；尽量适用我方示范文本，防止发生歧义和误解。特别注意文本中的格式条款，法律规定当事人对格式条款有不同的理解，要按照通常的理解，通常解释没有规定，就做不利于提供格式条款一方的解释，对这样的条款要特别注意，做相应的处理；违约条款一定要明确可行，否则出现违约，就会缺乏相应的对策和反制措施；争议解决条款约定要准确，若要仲裁，仲裁机关要明确，不明确，就等于仲裁条款无效，仲裁条款只要无效，就需要诉讼解决，达不到寻求仲裁解决的目的。约定管辖时，一定要按《合同法》选择管辖规定的范围，不可选择规定以外的管辖法院，否则选择会无效。不可选择两个及以上管辖地，否则视同未选择；要签订合同后义务条款，即保守商业秘密条款，以防商业秘密外泄，造成损失。

（4）盖章的问题要引起重视。是签字生效、盖章生效，还是签字加盖章生效，在约定的时候一定明确；在我方先盖章对方后盖章时，文本一定加盖骑缝章，防止对方恶意抽页换页更改合同。合同有修改的地方，要小签或盖章，避免产生争议，造成损失。

2.全面履行合同，做到法律风险事中控制

企业往往高度重视合同签订，一旦签订就束之高阁，却忽视合同履行过程才是实现权利义务的过程。在合同履行过程中，通常会发生两种情况：

一是己方不能完全履约。己方违约已构成企业法律风险，救济措施本身对法律风险的消除。要重视证据的收集与提供。为对方提供证据，要严格执行《中国石化法律纠纷管理办法》证据提供程序的有关规定。同时及时留存有利证据，重视诉讼时效及时行使权力；合同应当变更的要及时变更，应当签证确认要及时签证确认，避免出现纠纷无力举证；合同的解除，长效合同一定要有解除条件的约定，缺乏解除条件的约定，就应对法律风险引起重视；要有合同解除的后续约定条款，不能出现待定条款，否则产生的各种不规范都会引起法律风险。

二是对方履约不当。对方违约时，企业应及时采取补救措施避免损失扩大。积极行使法定或约定的权利，收集和固定有力证据，以便将来追究对方相应的法律责任。及时行使诉讼权利避免时效经过权利消灭，不能轻易承认对方的证据和行为，导致自认会给诉讼增加难度，给企业带来难以弥补的法律风险；要正确行使抗辩权和恰当运用合同保全制度。抗辩权行使不当，就可能构成违约，给企业带来损失。对方行使抗辩权时，要认真分析，对其抗辩理由是否合法和成立做出准确判断，维护好自身权益；企业在自身权益受到侵害时，运用好法律规定的保全措施，避免对方恶意逃避合同义务，给企业带来法律风险。

所谓合同目的就是合同双方通过合同的订立和履行最终所期望得到的东西或者达到的状态。为达到合同目的，不仅要重视合同的静态管理，更应重视合同的动态管理，采取有效措施，督促合同完全履行，避免纠纷发生，从而做到法律风险的事中控制。一是公司业务部门及其人员要认真负责，结合工作实际，全面履行合同义务。密切关注合同对方的履约情况，并要求对方适当履行合同义务。发现对方怠于行使合同义务，有先期违约行为可能导致法律纠纷时，要及时向法务部门反应，并及时采取必要的措施，尽量消除影响，防止损失扩大。二是法务部门及其工作人员要定期检查各主办部门的合同履行情况，督促履行合同各项义务。加大合同履行的监督力度，通过监督及时发现影响履行的原因，迅速向各相关处室反馈信息，有效防止违约的情况发生。三是加强法务部门和业务部门的相互配合。业务部门贴近经营一线，是合同履行的实践者，发现合同执行中的问题，及时向法务部门反馈；法务部门对业务部门反应的问题，要制定切实可行的措施和办法，形成法律意见传递到业务部门，形成法务部门和业务部门密切配合的机制，构建立体化工作网络，把企业的经营活动置于法律的监督和保护之下。

3.做好合同后评估，做到法律风险事后补救

重视合同后评估，总结经验，吸取教训，做好事后补救，减少经济损失。合同履行后管理阶段主要包括合同归档、合同后评估以及合同纠纷处理等。合同归档风险主要有合同丢失、泄密以及合同被滥用等，对此要明确合同管理人員的职责，规范合同借阅流程，实施责任追究制度和实施定期和不定期的检查等措施。

合同后评估是对合同签订、履行情况的评价，对合同履行中好的经验加以推广，不当的地方加以改进。对影响合同履行的不确定因素，通过合同后评估，加以重视并采取相应防范措施，为今后合同管理提供可借鉴的经验。针对合同履行的后评估，要制定合同执行情况的评价制度、建立合同执行情况评价操作指南、实施责任追究制度，确保收到良好的评估效果。

要重视合同法律纠纷的处理，经营和管理中出现的合同纠纷，会因为处置不当给企业带来风险。如未及时报告合同纠纷进展情况，错过领导决策的有力时机；未及时采取有效防范措施会导致损失扩大；未及时收集对方违约证据导致举证不力；未按照合同约定追究对方的违约责任丧失赔偿机会等，都属于对合同纠纷处理不当的行为，都可能给企业带来风险。要控制此类风险就要综合运用各种法律纠纷的救济手段，或协商、或调解、或仲裁、或诉讼，追究对方的违约责任，维护企业的合法权益。

4.建立完善预警机制 构建法律风险防控体系

企业可根据自身的需求和资源状况建立重大法律风险预警制度，即根据对内外部法律风险环境的监控结果，及时发布法律风险预警信息，并制定相应的应急预案。定期分析企业内部发生的重大法律纠纷案件的发案原因和趋势，可能存在的潜在风险，形成法律意见，提出完善管理、化解风险的措施，传递到基层单位督促落实； 加快解决历史遗留的潜在法律风险，积极与政府相关部门沟通协调，本着专事专办的原则，规范手续，规避风险。落实责任追究制度，对疏于法律风险防范、发生重大法律纠纷案件、造成重大经济损失的，必须按照相关规定，严肃追究相关人员的责任。

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