基层干部人事档案管理的问题及建议

张阳宁

[摘 要]当前，干部人事档案管理在基层实践中存在档案材料缺失、项目不全、内容失真、信息单一、标准不严等普遍问题，造成档案价值不高、使用难度大等问题。笔者结合基层实际和工作实践提出四点建议，希望有助于加强基层干部人事档案管理。

[关键词]人事档案；档案管理；问题；建议

[中图分类号]C93 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2014）52-0052-02

1 前 言

档案管理的核心价值在于应用。作为反映个人履历、思想品德、工作业绩、业务能力等内容的干部人事档案，不仅是干部个人成长的真实记载，而且是全面考察和选拔使用干部的重要依据。党的十八大以来，规范干部人事档案管理，充分发挥干部人事档案价值，已成为各级党委、政府和单位内部开展组织人事工作决策、配置人力资源的重要依据。当前，基层干部人事档案管理由于主观因素和客观条件限制，档案管理存在诸多亟待解决的问题，致使档案价值尚未充分发挥出来。

2 基层干部人事档案管理存在的问题

近年来各级党委政府高度重视档案工作，按照《档案法》和《干部档案工作条例》要求加强干部人事档案管理，取得了明显成效。但是，在基层干部人事档案管理实践中，笔者发现，目前干部人事档案管理仍然存在档案材料缺失、项目不全、内容失真、信息单一、标准不严等普遍问题，需要采取措施加以解决。

一是档案材料缺失。具体表现在：部分档案资料缺失，如招聘录用审批表、学历、干部履历表、年度考核表、入团入党材料、表彰处分材料、工资变动审批表等材料不全，散失较多。导致这些问题的主要原因一方面是干部本人对人事档案认识不到位、重视不够，在填写表格时能省就省，没有全面记载相关信息，个别干部对个人学历、培训、职称和职务审批等材料没有及时上报档案管理部门。另一方面是档案管理部门建制不全，没有设置专门档案管理岗位，管理人员往往身兼数职，由于职责不清，没有将档案材料及时收集归档，干部工作调离时也没将应归档的材料及时放入个人档案，及时进行转递。

二是档案材料项目不全。在干部人事档案材料中，有的必备项目未全部归入个人档案，造成档案信息不全，增加利用难度。如干部履历表有的未贴照片，有的本人未签字，有的审核单位没盖章；考核表有的未填写考核等次，有的没有个人签字，有的没单位或审核单位盖章；有的工资变动审批表单位未盖章；有的党员转正后没有在《入党志愿书》中载明或者没加盖支部和党委公章；有的甚至连毕业生登记表也没有学校盖章。

三是档案材料内容失真。从档案学角度来讲，内容真实是档案的生命。在基层干部人事档案管理实践中，笔者发现，多数干部在填写个人材料信息时，内容前后不一。比如在年龄、工龄、党龄、学历“三龄一历”的填写不一致，对出生年月的填写，有时填写公历、有时填写农历，有的甚至恶意篡改；入党、入团时间没有准确填写；个人考核鉴定材料大多只谈优点，不谈缺点，只表成绩，不提差错。其原因就在于干部在填写材料时没有实事求是，没有客观评价自己；档案管理部门也没有严格审核把关，没有及时纠错，致使人事档案不能反映干部真实情况，造成档案应用价值不高。

四是档案材料信息单一。个别干部人事档案材料信息内容单一，不能满足现实发展需要。记载个人履历、社会关系、政治面貌、职务变动等基本情况的内容多，而反映个人德、能、勤、绩等方面的内容少，直接影响到干部人事档案的整体质量和有效利用。

五是档案管理标准不严。由于基层条件限制和领导重视程度影响，多数基层单位对干部人事档案管理不达标，没有按照《档案法》和《人事档案工作条例》要求建立健全人事档案管理制度，没有对人事档案材料进行收集、鉴别，标准化整理归档，有的尚未启用干部人事档案信息管理系统，现代化、信息化、科学化管理水平不高，既影响了干部人事档案管理质量，也束缚了人才流动和对人事档案的有效利用。

3 加强基层干部人事档案管理的建议

针对基层干部人事档案管理实践中存在的问题，笔者结合党和国家档案管理相关法律法规以及基层实际情况，提出加强和改进干部人事档案管理的几点建议。

一要建立完善干部人事档案管理工作机制。归结起来，干部人事档案现存问题的主要原因是国家《档案法》《干部档案工作条例》等制度在很大程度上没有落实到位。建立完善干部人事档案管理工作机制已经成为基层干部人事档案管理的实际问题。要建立起党委重视、政府负责、专职管理、独立运行的工作机制，解决档案管理遇到的实际难题，提升干部人事档案管理水平和利用效率。基层党委要定期研究档案工作，召开档案管理工作会议，档案局要负责研究制定档案管理的具体实施办法，确保档案管理有章可循。干部人事档案管理部门要设立专门岗位，固定专门人员，专门从事干部人事档案管理工作，确保权责明晰。

二要加强干部人事档案管理干部队伍建设。鉴于目前基层档案管理人员缺乏、年龄偏大、业务不熟等现实问题，加强档案管理干部队伍建设已成为必须突破的首要问题。具体而言，首先要选拔热爱档案事业、责任心强、计算机信息技术过硬的干部到档案管理岗位，充实干部力量。其次加强宣传培训，将《档案法》《干部档案工作条例》及实施细则等法律法规纳入宣传培训规划，每年定期组织档案管理岗位工作人员开展档案管理业务培训，提高干部业务技能和综合素质。最后注重档案管理干部队伍的稳定和发展，积极搭建平台，让档案管理干部“能进能出”，有上升发展空间，更大程度上调动干部积极性。

三要推动干部人事档案标准化建设。客观地讲，提升干部人事档案的自身价值，首先要确保档案信息质量。针对现存的项目不全、内容失真、信息单一等问题，档案管理部门要加强干部人事档案标准化建设，提升干部人事档案质量和管理水平。①制定干部人事档案标准，分门别类，逐项逐条，明确各种档案材料的具体标准，确保建立档案资料时有章可依。②明确档案归档、传递等工作时限，严格档案管理权限，对已经归档的材料不能随意修改，提高档案管理工作效率，确保档案不遗失、不失真。③开展干部人事档案整理完善工作，对历史档案按照标准化建设要求，进行补充完善，查缺补漏，尽最大限度提升档案质量，为档案应用做好准备。

四要开展档案管理信息化建设及应用。随着信息技术的发展，档案管理信息化建设成为档案管理发展的必然选择。目前，国内档案管理信息化建设已经初见成效，党政机关、企事业单位都开发应用了诸多档案信息管理系统，极大地提高了档案管理的效率。但是基层档案管理部门在信息化建设上相对滞后，需要进一步加强。一方面要选用国内党政机关比较成熟的档案信息管理系统软件，配备计算机等硬件条件；另一方面要加强工作人员的信息技术培训，与时俱进地提高信息化建设水平，更好地服务于档案管理和应用。