高校院部办公室工作面临的挑战及对策

【内容提要】 院部办公室工作人员的综合素质和工作效率的高低直接影响着教学、科研、管理工作的开展与成效，关系着学校决策的贯彻与落实。本文拟针对院部办公室工作面临的挑战，提出了强化一个意识、处理好两个关系、完善三种制度等应对措施。

【关键词】 高校院部 办公室工作 挑战 对策

【作者简介】 鄢英，贵州师范大学马克思主义学院办公室主任，副教授。主要研究方向：思想政治教育和马克思主义中国化。

【中图分类号】 G647 【文献标识码】 A 【文章编号】 2095-5103（2014）06-0054-02

院部办公室作为一个综合性的办事中心，担负着教学、科研、管理以及其他各项具体事务， 是沟通上下、协调左右的枢纽，是对外形象的窗口，也是院部工作正常运转的保障。

一、高校院部办公室工作面临的挑战

1. 办公室工作人员经验不足，缺乏学习交流

在高校，教师、科研人员开展的学术交流活动相对较多，领导外出交流和学习的机会也很多，而办公室工作人员则几乎没有学习交流的机会。其实，办公室工作也是一门“学问”，要做好这门“学问”，学习交流必不可少。没有交流就看不到自身存在的问题以及与他人的差距，就不可能取得更大的进步，业务能力和工作效率自然难以提高。

2. 办公室工作人员分工明确，合作意识不强

服务和协调是院部办公室工作的特点，也是院部办公室的职能之一，在一定程度上决定着院部办公室工作的质量和整体效率。作为院部办公室的工作人员，做好服务和协调工作，既是自己的本职工作，也是适应工作要求必须掌握的技能之一。然而，在实际工作中往往因为不同工作的性质、工作量、复杂性各异而难以考核，加上学校的刚性工资，导致干多干少一样的局面，这样极易催生部分工作人员的抱怨，出现内部不团结、工作间的不配合现象。

3. 办公室工作人员流动性大，队伍不稳定

随着我国教育改革的发展变化、人才素质的提高，院部办公室工作人员不但年轻化、专业化，而且学历较高（除特殊岗位一般都是研究生）。这些人员步入办公室工作岗位后，很快就会发现其所从事的是繁杂而琐碎的工作，几乎用不上自己所学的专业知识，没有成就感。同时又因得不到应有的重视，在学业进修、职称晋升、评优评先等方面几乎没有机会，这些都易使他们对工作失去信心，甚至产生自卑心理，不能安心本职工作，而是被动应付，其主要精力则用在考虑如何脱离该岗位、跳槽等问题。这样一来，办公室工作就经常出现缺位、临时找人顶替的现象，严重影响办公室工作的有序开展。

二、高校院部做好办公室工作的对策思考

1. 强化一种意识

服务意识，就是指办公室工作人员在与领导、教师和学生的交往中所体现出的为其提供热情、周到、主动服务的欲望，即来自工作人员内心的自觉主动做好服务工作的一种意愿，它存在于每个人的思想认识中。提高办公室工作人员对服务的认识，增强其服务意识，激发其在服务过程中的主观能动性，是搞好服务的思想基础。具体来说，就是要为领导决策、教学科研以及学生的学习生活提供好服务。不但要服务好“上门来”的师生和其他来访人员，真心诚意地为他们排忧解难，还要经常“上门去”服务，进行调查研究，及时发现师生间存在的问题和困难，为领导决策提供依据和参考。

2. 处理好两个关系

（1）主动与被动的关系。办公室工作有着明显的一个关系，就是工作的主动性与被动性。工作的主动性是指办公室工作人员在自觉地完成自己分管的工作并直觉主动地配合完成其它工作的同时，积极思考、关注事情发展的状态，发现问题及时提出，尽力为领导分忧，起着参谋助手的作用。所谓工作的被动性，则是指办公室工作人员不能自觉主动地完成份内的工作，或是抱着应付的心理完成自己份内工作而不管质量如何，对其它工作则不闻不问，出现问题就把责任推给别人。对此，要通过采取一定的惩罚制度和激励机制来激发办公室工作人员的积极性和主动性，以便处理好工作的主动与被动关系。

（2）分工与合作的关系。办公室经常要牵头完成各类综合性的工作，如重要会议、重大活动、迎接上级的检查等，这些工作涉及人员多，组织时要综合考虑各种情况和制约因素。一般而言，办公室工作人员从事的是比较单一的工作，如教学、科研等。但有时这种单一工作与综合性工作会有交叉，甚至冲突，这时就要求尽可能先配合完成综合性工作，其它工作则通过采取加班或别的方式来完成。另外，办公室工作人员分管的工作，往往是有时间性的，也是有规律可循的。不同的工作人员分管的工作不一样，忙的时间段也不一样，工作人员之间可以相互配合、支持与合作，这样的话，办公室就可以营造一种轻松和谐的工作氛围。

3. 完善三种制度

（1）学习培训制度。办公室工作人员的理论和业务素质的高低决定着办公室工作的成效。学校和院部应根据办公室工作人员岗位分工、岗位要求及其个人情况对其进行岗位培训，提高其业务知识和技能。第一，对新进人员设置岗前培训。岗前培训不只是进行教师专业技术岗培训，而应分门别类。即具体针对教学秘书、党务秘书、科研秘书等不同岗位，教务处、组织部、社科处等部门都应搭建平台，组织他们进行学习、交流和培训。第二，对在岗人员设置在岗培训。为了适应日新月异的发展形势，在岗人员需要不断更新业务知识和技能，接受新的理念，掌握新的技能。学校和院部应组织各院相应工作人员进行学习交流，同时鼓励其走出去，向相关兄弟学校的工作人员学习交流。第三，对转岗人员设置转岗培训。当前院部办公室人员变数非常大，可能在甲院是教学秘书，到乙院就是科研秘书。因此，学校和院部应对这些人员进行学习培训或安排专人指导，着重培养“一专多能”的工作人员。

（2）激励竞争制度。针对办公室工作人员流动性大、队伍很不稳定的现状，必须建立和完善激励和竞争机制。一方面，要合理运用激励因素，激发和维持办公室工作人员的内在动力及其对工作的热情。学校和院部要在工作表现机会、工作本身的乐趣、工作的成就感及其对未来的发展期望等方面，给予正强化，让其相信工作是实现自身价值的有效途径。另一方面，要设置适当的竞争机制。这种竞争不是简单意义上的比较、排名，而是对个人争先创优的精神态度的一种激发，以便调动其工作的积极性和主动性，也可达到稳定办公室工作人员队伍的目的。如对工作表现比较突出的工作人员给予“优秀工作者”“先进工作者”称号等荣誉激励，或施以晋升激励。

（3）管理制度。办公室工作繁琐复杂，在日常的工作中必须有一套行之有效的规章制度和严谨的办公流程予以约束，以避免工作中出现无序混乱的状况。办公室管理制度不仅包括处事规范上的约束制度，还包括涉及办公室工作人员的工作态度、工作表现和工作绩效考核等方面的制度，如印章制度、接待制度、公文制度、会议制度、考勤制度、办公室工作人员岗位职责制度、工作绩效制度等。俗话说，没有规矩不成方圆。院部要根据本院的特点，制订相应的规章制度，明确并细化办公室工作人员的岗位职责，实行目标管理责任制。具体说来，对办公室各岗位要明确职责范围，工作层层分解，化整为零，做到“人人有责任，事事有人管”；要规范工作程序，明确办事流程制度。办公室工作人员按章处事，有规可循，办公室工作就能合理化、规范化和科学化。

总之，高校院部办公室工作繁、杂、忙，要切实做好办公室工作，必须了解办公室工作的特点、性质和作用，并及时发现办公室工作中存在的问题，采取相应的应对措施，不断改进工作方法、完善工作制度、提高工作效率和服务质量。

参考文献：

[1] 雷学刚.做好办公室工作的要义、核心、要求和方法[J].领导科学，2013（18）.

[2] 于广云.如何体现办公室工作的能力与水平[J].领导科学，2013（13）.

责任编辑：刘芳玲