打叶复烤烟类样品库管理模式的研究与设计

黄锋　徐其敏　陈清　吴祚友

摘要

打叶复烤企业建设烟类样品库，是服务卷烟工业企业和满足科技项目研究的一项重要举措，其样品库管理需结合服务需求与企业特点为出发点。通过对样品库管理中的四个层次目标进行研究，分别从样品库管理的基本要求、客户需求和效率、样品管控和信息跟踪、信息整合方面进行探讨和设计。最后通过样品库信息管理系统进行整合与应用，形成了对样品的“进出按流程、在库可视化、损溢可追溯”的管理方式，不仅发挥样品库的储存功能同时也发挥样品库的信息库功能，为卷烟工业企业提供多样化的服务。

关键词打叶复烤；样品庫；管理模式

中图分类号S-9；TS422文献标识码A文章编号0517-6611（2014）28-10032-03

Study and Design of Tobacco Sample Library Management Model in Tobacco Threshing and Redrying Enterprise

HUANG Feng， XU Qimin， CHEN Qing et al（Huahuan International Tobacco Co. Ltd.， Fengyang， Anhui 233121）

AbstractThe construction of the sample library as an important measure to serve the cigarette industrial enterprises and research projects in tobacco threshing and redrying enterprises， the sample library management need to combined with service demand and enterprise characteristics as starting point. Four levels of research objectives were developed in sample library management， containing basic requirements， customer demand and efficiency， sample control and information tracking， information integration and design， respectively. Finally， a management style—"out according to the process， in the library visualization， loss or income can be traced" was formed through the sample library information management system. Moreover， variety of services for cigarette industrial enterprises could offer as the sample libraries not only play a role of storing but also as an information library.

Key wordsThreshing and redrying； Sample library； Management model

随着烟草管理理念和烟草科技发展，需要对特色优质原料的变化情况进行跟踪以保持卷烟品牌的稳定性和发展，对烟草原料变化情况的掌握是保持卷烟品牌发展的基础[1-2]，烟叶样品作为保留了烟草原料最初信息的重要资源，是今后跟踪和分析原料变化的前提。目前国家局在相关发展规划文件提到[3]，要求建立科学的行业用标准物质和标准样品库，不断完善行业计量检定标准。同时，相关的烟叶研究作为提升烟草行业核心竞争力重要部分，其工作开展也需要烟叶原料样品得到保障为前提。

复烤企业作为卷烟加工的第一车间，汇聚各地初始原料，原料收集更加方便；同时，复烤企业又是整个烟草生产的中间环节，承接烟草种植和卷烟工业两个环节，方便两方面信息的对接，建立样品库更能发挥好相关作用。华环国际烟草有限公司（简称华环公司）作为一家现代化服务型打叶复烤企业，从客户品牌发展需求和国家局相关文件规划出发，专门对烟类样品库进行规划和建设，总面积达到数百平方米。然而，专门对于烟类样品库管理的研究缺乏相关参考，为此，华环公司开展样品管理模式的研究与设计，通过信息化管理系统，对烟类样品库的规范高效管理进行相关探索。

1样品库管理目标层次分析

作为打叶复烤企业，烟叶类样品库建设的主要目的是为卷烟工业企业提供个性化样品保存服务及科技项目开展提供样品保障。然而，烟类样品具有来源复杂、形态复杂、用途复杂等特点，样品管理方面容易出现混淆丢失、保存环境限制等的问题，并不能仅用常规简单的仓库储存方式进行管理，还需结合烟叶样品特点进行深入分析和研究，挖掘烟叶资源信息，才能充分发挥烟类样品库的作用。

结合样品特点和样品库建设需求，笔者提出对样品库管理的4个层次目标（图1），一是满足样品保存基本要求。包括对样品的基本安全性及流程的规范性管理，通过制度规范和流程管理，对人员权责、工作流程进行规范化。二是个性化样品仓储服务及仓库可视化。根据客户需求对仓库的设计进行分类分区，满足客户多样化的样品存储需求。通过信息管理系统，对样品货架空间进行虚拟可视化，提高仓储空间利用率和效率。三是引入样品全生命周期管理概念对样品进行管控。通过基于基础信息的条码技术管理，实现对样品流转各个环节的有效管控。四是样品信息的整合与挖掘利用。通过对软件接口和网络技术，结合条码技术对企业内各类检测数据、研究数据、过程信息数据等模块信息进行整合，深度挖掘样品的信息价值。

图1 样品库管理目标层次结构分析

2 管理目标内容及实现

2.1样品的安全管理及流程化管理

2.1.1

样品的安全管理。

烟类样品属于一种较难贮存的样品， 如烟叶样品在贮存过程中易变色、易霉变、易生虫等。因此，必须对样品的入库、在库储存、出库的质量等进行检查和把关，做好相关记录，保障样品储存的基本安全性。

防霉、防虫等工作是对烟类样品库的最基本要求，也是保障烟类样品安全储存最重要的工作[4-5]。由于打叶复烤企业烟类样品来源及形态复雜，即包含初烤烟叶，也可能包含复烤后烟叶样品等。对于复烤后烟叶由于经过热风烘烤，霉菌及虫卵等得到一定的杀除，并且由于水分含量较低也起到一定抑制作用，通过密封包装的样品一般都具有很高的储存安全性。对于初烤烟叶等，其水分较高且烟叶表面可能含有活的虫卵及霉菌，需要加强对样品的入库检查和把关，对不符合水分含量要求和较大霉虫风险样品建议不予入库或处理后入库，并做好记录以便加强在库检查。

对于仓库环境的防霉防虫，必须做好对仓库卫生环境的检查，同时做好详细的质量跟踪记录， 发现有问题及时采取措施进行妥善处理，如对降湿、除霉、杀虫等，并运用仓库相关的环境卫生管理标准及体系，做到清洁仓库的目标。

2.1.2

样品库的流程化管理。 流程化管理不但可以提高管理的规范性，同时也可以提高管理的效率，也是目前企业物资管理非常有效的一种方式[6]。样品流程化管理机制包含工作流与责任流两个方面（图2），在实际应用中工作流与责任流之间联系密切不可分割，二者集成形成流程化管理，以提高企业经营管理水平和竞争力。

图2样品流程化管理内容

工作流主要将一些可以形成规模形成顺序的工作或任务集成，并将工作分解成定义良好的任务、角色，按照定义的规则或流程来执行这些任务。责任流主要体现在样品流转中，对相关人员如样品负责人、管理员、审批人等权责进行分解和明确，形成责任约束机制。对于烟类样品流转的流程化，主要包含入库流程、在库转移流程、出库流程、处置返还和销毁流程等方面。各业务过程中包括：入库、出库、单据录入、修改、查询、审核、样品检查等任务，任务之间进行组合以工作责任流程图方式进行流程化明确，通过样品库信息管理系统对流程进行严格的限定，保证样品管理清晰、规范、可靠。

2.2多样化样品存储服务及样品库分区

打叶复烤企业样品库建设主要目的是为卷烟工业企业相关样品提供仓储服务和为科技项目研究提供支撑，其样品来源和用途涉及范围非常广泛。同时，烟类样品作为农产品，部分样品在常温下容易变色及发生内在化学物质转化，特别是对于需长期存储样品，要求其化学成分基本不变化。因此，烟类样品保存的关键是对不同要求的样品，选择最适宜且经济的保存环境。

2.2.1

样品库分区及样品分类管理。 为满足卷烟工业企业要求及实际多样化样品的用途需求，设计了常温库、低温库、冷藏库三类样品库分区（图3）。实际操作中，基于不同目的及用途要求，如样品本身状态、样品预计储存时间、样品外观要求、样品内在化学变化要求等方面进行综合考虑，选择合适的样品库区，在保证样品保存科学性同时也可以最大化减少样品库运行成本。对于需长期保存可能长达一年至数年备用样品，可以进入冷藏库保存，最大化保留样品外观及内在化学性质；对样品状态本身已经干燥且时间较短样品，由于性质稳定可常温库保存；对样品外观及内在性质有要求但仅需保存较短时间样品，如烟叶分级培训样品，进入低温库就可以达到其要求。所以，实际样品的库房选择中，需结合专业知识和需求进行综合考虑，这样才能做到专业的样品储存服务。另外，在库分区的基础上，还可以进一步对不同库房进行分区分类，分类的方式可以基于客户、用途、产地、年份等进行。通过进一步的库分类，不但可以提高样品存放的合理性，保持同类样品的集中，也可提高效率。

图3 多样化的样品库分区及库容管理设计

2.2.2

样品库库容管理。

打叶复烤企业作为卷烟生产的中间环节，其烟类样品的等级、产地、用途及形态等复杂，包含各种原料、过程样品、半成品及成品，实际操作中也很难做到样品包装和大小的统一。为保证样品库有限的空间发挥最大用途，需对整个样品库库容情况进行实时的掌握。对于多形态化样品，本身并不需要讨论样品核销方式问题，问题是多形态化样品的使用特点，在使用过程中，往往会出现利用本样品的中一部分的情况而另一部分可能有其他用途但暂时无需利用的情况，此时就需要探讨多形态化样品的库容核销方式。核销虽然包含样品和库容量两个方面，但关键还是由样品核销决定，所以可以对样品本身进行分解，如根据本样品内含多少小袋、小瓶或多少重量方式，制定统一的核销规则，在样品核销的基础上再根据情况客观的对库容量进行核销。对于库容核销及管理，可以通过样品管理系统软件，对样品的库分布、库容量进行可视化设计，对不同的货架容量都能直观的了解。同时可以对样品库进行虚拟分类分区，实现对样品库容量和相关信息的实时掌握。

2.3样品管控与全生命周期信息管理

全生命周期管理模式目前在部分农产品中已有相关应用[7]，为对样品进行全方位的管控，笔者探究的库内烟类样品全生命周期管理概念，指的是进入样品库的样品一旦确定其编号，将对样品出入库的转移、形态变化、数量核销、分散与集中、销毁等样品库内流转所有流程的信息记录和管理，信息收集记录直至样品完全出库或销毁为止，掌控样品流转的各个环节信息。要实现样品全生命周期信息管理，最重要的就是对信息进行分类、编码和信息关联管理。

2.3.1

样品信息分类及编码。

样品所涉及的信息类型包含归属信息、种植信息、去向信息、状态信息、样品特性本身所含信息等各个方面，相关信息分类可行业有相关样品的信息分类标准等文件[8-9]，但实际中还需结合如样品归属、人员等方面信息。然而，行业中编码体系对于打叶复烤企业的内容适用面较窄，不宜完全采用，需根据复烤企业特点和企业实际出发，研究一套结合国标、行标及企业个性特点的样品信息分类体系和编码规则，实现对信息的有效管理（图4）。

图4样品信息分类及编码规则设计流程

2.3.2

条码技术及样品管控。 条码识别技术是以计算机、光电技术和通信技术的发展为基础的一项综合性科学技术，它是信息数据自动识别、输入的重要方法和手段，现已广泛应用到各行各业中[10-11]。通过样品分类及编码规则的制定，对样品应用条码技术管理，可大大提高管理效率，同时条码技术也是一中非常便利的数据关联和导入的方式，可以实现对样品信息变化的精确管控。

通过对各类样品的信息进行分类，可以提升样品的基础信息管理水平。同时，编制一套具有企业特点的样品编码体系，实现条码技术管理，自动识别样品受理、送检、接收的整个样品流转工作流程，也为与其他应用系统进行数据交换和

数据共享提供更加便利的选择，进而实现对样品管控与全生命周期信息管理。

2.4样品信息的整合与利用

样品库的作用不应仅仅发挥样品库的储存功能，同时也应发挥样品库的信息库作用。样品的信息除包含库内流转的全生命周期信息链，从样品的各类基础信息记录，到样品库内的转移、形态变化、数量核销以及相关的编码变更，最后到样品的最终去向信息。还应该对样品的一些出库使用信息进行整合，如各类检测数据、研究数据。通过对样品库信息管理系统与其他信息采集系统的结合，利用条码技术的便利，对样品的各类化学检测数据、近红外检测数据、物理及外观数据、评吸数据等进行导入整合，最终形成对样品信息库的作用，为卷烟工业企业和技术研究工作提供更加全面的基础数据服务和支持。

3结语

打叶复烤企业作为整个卷烟加工中的中间环节，烟叶样品库的建设是以服务卷烟工业和科技项目为目的，而样品库管理也需结合服务需求与企业特点开展。通过对样品管理中的4个层次目标进行研究，尽管各管理目标层次要求在不断提高，但相辅相成，不同管理目标层次中采用了不同的管理方式，如标准化流程管理、条码技術信息管理、样品在库可视化管理、库内样品生命周期的信息管理，各方式相互交叉组合形成样品库管理体系，最后通过样品库信息管理系统进行整合与应用，形成对样品的“进出按流程，在库可视化，损溢可追溯”管理，不仅发挥样品库的储存功能，同时也发挥样品库的信息库作用。目前该系统已在华环公司样品库管理中试应用，当然需要进一步经过实践的检验，提高系统的适用性，不断对该管理模式进行完善。

参考文献

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