事业单位办公自动化系统建设问题研究

杨细刚

【摘 要】针对学校办公模式的现状和存在的问题，比较分析了办公自动化系统的优势，提出事业单位实施办公自动化系统的途径以及推进办公自动化系统要注意的问题。事业单位实施办公自动化系统既能提高办公效率，节约行政办公成本，减少自然资源的浪费、降低环境污染，也符合党的十八大提出的“信息化”建设要求，是建设社会主义生态文明的重大举措。

【关键词】办公自动化系统；办公效率； 办公成本

随着学校事业的快速发展，二级部门数量增多，各部门之间的信息沟通和协作进一步加强，制发的各类文件逐年递增，传统的纸质文件办公模式已经越来越不适应学校的发展形势和要求，学校迫切需要推进办公自动化系统建设。一般而言，事业单位的办公事务主要包括内部发文、收文处理、通知公告、会议安排。本文以湖北理工学院为例，以发文为重点研究办公自动化系统建设问题。

一、目前学校办公模式的现状和存在的问题

目前，学校办公模式以纸质文件为主。以制发文件为例，一个文件制发从发文部门拟定文件草稿、送学校办公室审核，办公室送校领导审签、根据校领导审签意见修改，文印室排版，办公室复审，文印室印制、分发，各部门领取。存在的问题有：

1、效率低，周转时间长。这一流程中，从办公室收到文件草稿到各部门收到正式文件的时间通常在3-5个工作日，发文部门将文稿送学校办公室审核、各部门到文件交换箱领取文件等环节耗费人力及时间较多，加上各级审签等，制发文件效率低、周转时间长。

2、成本高，需要长期投入。学校二级部门有51个，包括汇编、存档等，每一份文件需要印制65份，每年发给二级部门的文件约有300件，包括损耗总共印制20000份。据统计，每年制发文件的文件红头约2000元、纸张5000元、打印机和复印机墨盒及设备损耗5000元、印章及印油1000元。负责文件印刷、分发专职人员工资约3万元。每年因印制文件而产生的各项费用4.3万元左右，而且需要长期投入。

3、纸张、打印耗材等浪费资源，不环保。“一吨纸可制成22.9万张A4纸，而生产这些纸大约要使用3.75吨木材，相当于砍伐14棵生长8年、高7米、直径8寸的树。”①学校制发文件大概会用到12万张纸，需用1.965吨木材。纸张的生产还会消耗大量的水、电，产生污水造成环境污染。文件的制作也会耗费打印机墨盒、印油等资源。

4、不便查阅和管理。一般而言，各部门对收到的各种文件通过会议学习、传达后，交由专人保管保存。如果其他人员需要使用，则要通过保管人员查阅，非常不便。

二、办公自动化系统的优势

1、效率高。办公自动化系统启用后，学校文件、会议安排、通知等日常办公事务均通过相应的办公平台完成。文件发布后，可以通过办公系统及时查阅。节省了发文部门提交文件、二级部门领取文件的时间，提高了工作效率。

2、成本相对较低。目前，学校一次性投入4万元，通过计算机学院自主开发了办公自动化系统，并且负责系统的日常维护。办公自动化系统使用后，除了因档案管理工作需要印制少量的纸质文件用于存档外，系统投入基本为一次性投入。而且还能节约人工成本。相对传统的纸质文件而言，不用2年基本就能将文件印制的成本节省下来，而且后期基本不需要投入。系统使用的时间越长，平均每年的成本就越低。因此，从长远看，采用办公自动化系统是非常划算的。

3、节能环保，大大节约了纸张、打印耗材等资源。从我校情况看，停发纸质文件可以节约12万张A4纸，相当于节约近2吨木材，同时节约了纸质生成过程中的水电等成本，节约了打印、复印的墨盒和印油等资源。

4、便于查阅利用和档案管理。办公自动化系统发布的文件，本單位的人员可以方便的进行查阅，不论是在校内还是校外，只要有系统管理员授权的用户名和密码，在任何时间和地点都能查阅，不受时空的限制。

三、学校具备实施办公自动化系统的基本条件

1、办公计算机基本普及。随着社会的发展进步和学校工作需要，计算机已基本普及。据初步统计，学校二级部门的办公用计算机有600多台，行政办公人员基本上都配备有计算机。

2、网络技术广泛运用。学校设有网络中心，负责整个校园内的网络运行。计算机网络端口实现了全覆盖，二级部门各个办公室的计算机基本上都连接了互联网。

3、工作人员的素质较高。目前，我校引进的人员学历层次基本在硕士研究生以上，他们在大学的学习中接受了计算机方面的学习，能够熟练使用计算机。因计算机的应用性越来越强，操作十分简单，部分以前没有接触计算机的同志，经过一段时间的学习和训练后，也都能很快使用计算机。

四、学校实施办公自动化系统的途径

1、购买办公自动化系统。目前，市场上做办公自动化系统的公司很多，如新思创、通达、威实软件等。这些公司提供办公自动化系统的基本模块，各个单位再根据自己的工作实际，要求公司进行二次开发就能达到要求。

2、自行开发。党政办公室作为办公自动系统使用和管理部门，根据工作需要提出系统的功能需求，并在系统建设过程中进行测试和完善；网络中心负责对系统的稳定和安全提出要求并进行监控；系统开发人员负责系统设计。我校设有计算机相关专业，有一支专业教师队伍，承担过多项企业、公司的系统开发项目，具备开发办公自动系统的条件。自行开发我校办公自动系统相对比较容易。

五、推进办公自动化系统需要注意的几个问题

1、领导重视，转变观念。事业单位的领导要重视办公自动化系统，改变传统纸质文件办公的观念，逐步适应网上办公，通过办公自动化系统处理公务。要将办公自动化系统建设纳入单位年度工作计划，加大推进办公自动化系统宣传力度，争取单位内部各个部门的支持。

2、加强培训，强化意识。办公自动化系统建设后，要在本单位分批开展培训，使本单位全体人员都能熟练操作系统。同时，通过培训强化使用办公自动化系统办公的意识，改变纸质文件的习惯，达到本单位全体人员在工作时间主动登录办公自动化系统，及时查阅文件的效果。

3、加强管理，完善功能。要制定本单位办公自动化系统的管理制度，完善监督，确保制度的落实。要完善系统的各项功能，如信息提醒功能，从办公自动化系统发布的文件、通知等，能够提醒登录系统的用户，同时根据发布对象及时发送手机短信息，提醒相关人员及时查阅系统中的发布的最新信息。

总之，事业单位实施办公自动化系统，不仅能提高办公的效率，还能大大地减少纸张及办公耗材的使用，节约行政办公成本，从而减少自然资源的浪费、降低对环境的污染，符合党的十八大提出的“信息化”建设要求，是建设社会主义生态文明的重大举措。

【参考文献】

[1]树的哭泣造一吨纸要砍14棵大树[EB/OL].http：//www.sina.com.cn.2010年3月24日，大众网-齐鲁晚报.