浅谈林业档案的信息化

周晶

（黑龙江省林业设计研究院，黑龙江 哈尔滨150040）

计算机技术和通信技术的成功融合和广泛应用，使信息产业迅速发展，信息网络设施明显改善，信息化已成为全球共同的路径选择，成为世界各国的发展战略，成为各行各业的建设重点。林业档案信息化是当代林业档案学理论和实践的核心任务。

1 林业档案信息化建设

1.1 林业档案管理现代化

林业档案管理现代化涉及档案从收到管以及用的各个环节，主要是如何最大限度延长档案寿命，利用计算机及其网络技术开发林业档案信息资源，形成丰富的馆藏，采用先进的管理技术和设备，充分发挥档案管理人员的主动性和创造性，逐步实现林业档案管理系统化、信息化、智能化。

1.2 我国档案信息化的发展阶段

从20世纪70年代至今，从推进方式、建设规模、建设重点、档案管理方法革新程度等角度，我国档案信息化大致经历了起步、成长、提升三个阶段。我国档案信息起步于个别单位自发性的研究和实验。20世纪80年代应用在档案管理中的信息技术装备主要是单机系统，当时研发的管理软件主要也是单机版，当时，著录标引标准出台，文档一体化计算机辅助管理软件产生。20世纪90年代，档案信息化建设推进方式仍以机构自发开展，分头探索为主，到21世纪初，档案管理软件的应用较为普遍，但总体上档案信息化得到的外部支持仍然较少，面向档案信息化工作社会服务水平不高，档案辅助管理软件的建设仍然是档案信息化成长阶段的发展重点，20世纪90年代中期，电子文件开始大量产生，鉴于电子文件将是信息社会档案管理的主要对象，电子文件归档与管理迅速成为人们关注的焦点。21世纪之后，信息化被提升到国家战略的高度，档案信息化开始整体推进，投入增加，信息基础设施进一步完善，机构内部通过局域网传递档案信息服务非常普遍，所以馆藏数字化为网络环境中档案信息服务提供资源基础，成为各档案机构开展信息化工作的必备内容。

1.3 林业档案信息化的意义与发展原则

林业档案信息化的意义深远，任务繁重，要实现其稳健快速的发展，需要坚持注重效益、统筹规划、需求导向、保障安全的原则。档案信息化的开展，尤其是电子文件管理的探索，孕育出新的来源观、后保管模式、文件连续体等新的基础理论；以较少的人力、物力、时间完成较高质量或较多数量的工作，从而促进了管理效率的提高；以更为恰当的方式将更丰富的信息提供给利用者，促进了服务水平的提高，开阔了视野，观念得到更新，提高了素质，丰富了公众的信息生活，促进了信息产业的发展。

2 电子文件管理

2.1 电子文件的概念和技术特点

电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。其具有信息的系统依赖性、非人工识读性、易变性、可操作性、可共享性、载体的可转换性、信息存储的分散性、高密度性等技术特点。

2.2 电子文件管理的目标和方法要点

电子文件管理保证电子文件的真实性、完整性、可读性和可用性这4个最基本的质量目标。电子文件的管理要遵循全程管理原则，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命过程实施连续管理，是追求整体效益最佳化的要求。还要遵循前端控制原则，前端控制是全程管理的必然延伸，自电子文件形成阶段开始便实现档案管理功能，对电子文件管理流程加以优化，采用基于职能的管理方法，将元数据作为电子文件管理的基本工具，以电子文件管理软件为中心实施管理。

2.3 电子文件的分类与鉴定

电子文件有实体分类和信息分类两种。电子文件鉴定工作是判断电子文件信息的有用程度及有用程度是否具有实现的可能，内容鉴定是核心，技术鉴定是保障。内容鉴定的方法主要是职能鉴定法，当然也不排除逐件鉴定的直接鉴定法，内容鉴定要经过制定电子文件保管期限表、将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护、归档、期满、进馆鉴定五个步骤来进行。技术鉴定需要在电子文件生命周期中多次开展，每一次技术环境的变换都需要对电子文件的技术状况进行检测和定期开展。

2.4 电子文件的归档与保管

归档是赋予有保存价值的电子文件以档案身份的过程，电子文件归档的主要对象是经过鉴定需要保存的电子文件，归档同时还要考虑收集支持软件、原数据以及相关管理信息、其他载体形式的文件、纸质或缩微拷贝等相关材料。电子文件归档分物理归档和逻辑归档两种方式。电子文件归档时间分实时归档和定期归档两种。电子文件归档需要做到齐全完整、真实有效、格式规范、多套保存、经过分类等五个质量要求。最后为明确责任需办理移交手续，保存备查。选择合适的存储设备（即载体）、存储方式和存储系统架构，并对载体实施保护是电子文件的存储管理的基本任务。加密、身份认证、权限控制、长期可存取、备份、物理隔离、防火墙和入侵检测等八方面内容是电子文件信息维护的关键技术。

3 林业档案数字化

林业档案数字化的工作流程包括管理流程和业务流程两个方面，管理流程以林业档案数字化工作为管理对象，通过指挥、计划、组织、控制等手段对该项工作进行部署，并保证顺利实施。业务流程以档案信息资源为操作对象，通过模数信号转换、目录录入、数据库建设、软件应用等手段获得有序、可用的数字化的信息。在四大档案信息化发展原则的指导下，林业档案数字化工作应满足目标合理、遵守法规、遵循标准、管理集成、互相协作、强化核查六方面的具体要求。林业档案数字化的关键技术是数字化加工技术、自动识别技术两种。其中数字加工技术包括扫描技术、录音档案的模数转换技术和录像档案的模数转换技术；自动识别技术包括光学字符识别技术、图形矢量化技术和语音识别技术。

［1］陈智为，邓绍兴，刘越男.档案管理学［M］.北京：中国人民大学出版社，2008

［2］魏黎.公文与档案管理［M］.哈尔滨：黑龙江人民出版社，2007