不确定环境中企业实施组织即兴的组合策略

苏艳林

（燕山大学 经济管理学院，河北 秦皇岛市066000）

为了应对日益动荡的经营环境，越来越多的企业需要保持经营的灵活性。爵士乐演奏普遍采用的即兴发挥（improvisation）的做法逐渐引起了组织和管理学者们的兴趣，并将之引入管理学研究中。现有研究表明，组织即兴是不确定环境中企业保持活力与竞争力的重要策略。

一、组织即兴的概念和特点

组织即兴是组织应对不确定环境的一种适应性策略。现有研究从三个方面来定义组织即兴。第一，从主体维度看，组织即兴的实施主体是组织或组织成员，服务于组织或团体的目标；第二，从时间维度来看，组织即兴意味着想法的形成（或决策）与执行之间的间隔非常短，传统的先拟定详细计划再执行的“预备—瞄准—开火”模式被“开火—瞄准—开火”模式所代替；第三，从资源维度来看，组织即兴依赖于手头的资源，机会窗口转瞬即逝，容不得组织搜寻更多资源或更优的方案，因此就地取材（或创造性拼凑）成为重要的资源配置方式。后两点虽然意味着组织即兴有可能导致战略的低效，但也正是这种相机而动带来了组织对环境变化的灵活适应。这被著名组织学者卡尔·维克称之为“不完善之美”。

组织即兴具有两个主要特点：

（1）组织或团队成员只遵守少量的特定规则。例如，在组织中，任务优先级、最后完成期限等可能是事先限定好的，不能轻易更改。但在这些规则之内，组织成员有很大的灵活性采取行动。在爵士乐中，谁是乐队的独奏者，演奏的顺序等也是乐队成员需要遵守的为数不多的几个规则，这些规则为演奏提供了一个富有弹性的框架，在此框架中，乐队成员通过充分的沟通而调整、协作，从而实现良好的演奏效果。

（2）大量的实时沟通。由于环境的动态性，目标及相关细节需要随着变化了的环境而调整或修订，因此，组织成员只有进行实时沟通，才能够做出切合实际的调整。在爵士乐中也是如此，演奏者们通过倾听和目光交流来监督和感受彼此的演奏，并据此调整个体的演奏策略，在动态调整中为听众提供美妙的音乐体验。总之，组织即兴演绎了一种动态之美，一切都不是按部就班。

二、有效发挥组织即兴的组合策略

即兴发挥是企业在不确定环境中生存的重要策略，它使组织游走于无序和有序的边缘，实现动态的适应。但是，即兴发挥并不等于随意发挥和自由散漫，如果即兴发挥不当，就有可能导致组织涣散、管理混乱，以致失去控制。因此，在实施这一策略时，管理者需要统筹做好以下四个方面的工作。

1、培育探索与容错的文化

在动态的环境中，需求与技术往往具有很大的不确定性，企业需要主动试验才有可能探明前方的道路。试验是一个学习过程，是获取信息的一种重要方式。但试验也意味着冒险和出错。同时，由于环境变化快、决策与行动的紧迫性，企业及其成员在有限的反应时间内只能尽可能利用手头资源而无暇发掘新资源，而且资源的利用方式也可能并不是最优的，也即存在低效、错误的可能。因此，组织若要采取即兴发挥的策略保持灵活性，积极应对环境变化，就需要培育一种鼓励试验与容忍错误发生的组织文化。

有两种机制有助于培育这样的文化。第一种是激励制度，对符合公司利益的新想法予以鼓励。例如，在著名的3M公司，不批评任何一个创意已成为惯例。当然，创意要想变为实施计划，还需要经过评判和考量，因为叫好不叫座的创意可能浪费宝贵的资源。第二种机制是树立典型，将公司中因试错而成功的传奇故事广为宣传和渲染，形成一种学习榜样的氛围，从而激发成员试验与创新的热情。3M公司即时贴的发明故事屡屡被员工传颂，成为激励每一位员工投身创新的重要动力。

2、建立简单的组织结构

复杂的组织结构往往以大量的规章制度、森严的等级、正式的沟通系统为特征。这种结构容易导致组织僵化，难以对环境变化采取有效的反应。组织即兴旨在增强组织的灵活性，因此，在结构设计方面，应去掉繁文缛节，把焦点放在几个关键的要素上，即明确任务的优先级、期限与责任。

（1）设定任务的优先级。在动态的市场上，商机无限而又短暂易逝，要准确确定各项任务的优先级非常困难。斯坦福大学艾森哈特教授的研究表明，成功的公司往往遵循“三步走”的策略：首先，利用一套明确的标准对潜在项目进行评估，剔除缺乏吸引力的项目。其次，管理层定期开会讨论并修订项目的优先次序。在动态环境中，环境变化会使某些项目丧失实施的可行性，而有些项目则可能因为市场前景的明朗化而得到更高的优先级。因此，利用定期例会来讨论和修订优先级尤为必要。当然，优先级的修订必须以足够的证据以及管理人员的洞察力为基础，必要的时候，甚至需要修订某些评估的标准。最后，把优先级设立和修订与资源配置决策挂起钩来。优先次序清单规定了资源，包括管理者及员工的时间与注意力资源的投向，也确定了哪些项目能够实际启动。缺乏必要的资源配置，优先级清单也就失去了实际的意义。

（2）确定任务的期限与职责归属。一旦各项任务列入实施计划，管理层就需要为项目确定最终完成日期。由于最终期限的确定是管理层在搜集了大量市场信息，并对内部资源和能力状况进行审慎分析和评估之后确定的，通常具有足够的可行性，因此，日期一旦确定，就需要严格执行。虽然这一期限内的各种日程具有弹性，但这一日期却是刚性的，它保证了企业能够在预定的时间内抓住特定的商机。此外，任务的责任归属也需加以要明确。各级管理层乃至普通员工都分配明确的责任，部门合作时的责任归属也需要规定清楚。与责任联系的是报酬与考核制度，从而产生强有力的约束机制，为组织成员的即兴发挥空间提供了必要的限定，避免不必要的混乱与低效。

总之，简单结构是一种融合了“控制”与“自由”的对立统一的组织设计。通过设立优先级，为组织成员确定了行动方向和资源投向；而通过明确责任与任务期限，则确保个体行动与组织及项目目标一致，而不至于行为涣散以及预定目标的流产。虽然这些结构要素具有一定的刚性，但实际的运作却可以是高度灵活的。例如，工作人员可以每天修改时间和资源的具体安排。因此，组织成员能够在结构所规定的游戏规则下发挥自己的创造性，组织整体也就因此而具有了巨大的灵活性。

3、鼓励员工之间的实时沟通

环境总是在不断变化，组织也总是在不断调整，善用即兴发挥策略的公司更是如此。这种不断调整与变革需要组织成员间进行大量的实时沟通作为支撑。正如一家新创IT企业的经理所言，公司持续地调整硬件的设计直至产品研发周期的最后一刻，其配套软件也同时进行各种尝试直至新产品正式发布。在善用组织即兴的公司中，不仅项目开发团队或职能部门内部进行大量的碰头会，跨团队或跨职能的沟通也非常频繁，沟通也不局限于正式场合，各种非正式的沟通也非常重要。通过交流项目进展、竞争对手的动向、可能面临的问题、彼此的经验，组织成员能够最大限度地共享宝贵的信息资源，并协调好自身工作与项目及组织目标的关系。有时，实时沟通甚至需要延伸至组织之外，如定期拜访顾客和供应商、渠道商等合作伙伴，有助于企业更好地强化价值链系统的协作，为顾客创造和传递最佳价值，从而在竞争中获取优势。

4、提高员工即兴发挥的技能

员工的技能、创造力、多样性、情感等方面会影响到组织即兴发挥的水平。因此，组织也需要有意识地对成员进行即兴发挥能力的培训，在个体层次上打造即兴发挥的能力，从而为提高整体组织即兴能力奠定基础。例如，英国航空公司开发了多样的训练手段，让员工亲身体验和锻炼各种意外情况下的反应能力，取得了明显的成效。具体讲，要提高员工的即兴发挥技能，可以从如下方面进行训练：

（1）树立挑战4C的观念。4C是指人们做事情时都希望达到一致（consistent）、舒适（comfortable）、自信（confident）和胜任（competence）。然而，即兴发挥往往是在新的情境下发生的，此时人们容易感觉到失去控制和一致性，同时，在信心与胜任力方面也存在压力，具有不适感。因此，通过培训使员工认识到，即兴发挥与4C方面的压力和不适是相伴相生的，需要将之视为正常状态。这样，才有可能从容应对和有效发挥。

（2）培养过程技能。过程技能主要是指倾听和沟通的技巧。即兴发挥集中精力于对当前的形势或决策情境的理解和决断，而不是沉浸在对“什么发生了，还会发生什么”等问题的思考中。否则，轻则贻误战机，重则遭遇失败。此外，过程技能还有助于即兴发挥有效实施所需要的实时沟通顺畅而高效。

（3）训练情境技巧。迅速决策及行动需要了解环境变化的本质，因此，通过经验分享和目的性培训，能够帮助员工理解和掌握各种可能的环境情境。其中，通过移情和类比等技巧的掌握，使员工更容易面对新情境所带来的挑战。

（4）即时反应能力。即兴发挥的瞬时性要求极为迅速的反应，因此，员工的即时反应能力对于即兴发挥的效果非常重要。对这一能力的训练有很多方式，其中，“讲个故事”或“一句话的故事”是常用的培训工具。譬如，比较简单的“一句话的故事”要求一组受训者（通常是两个人）合作讲一个故事，每个人每次只说一个词语，每个人都顺着对方说出的词往下接，最后组成一个完整的故事。这个过程中类似于成语接龙，能够有效地锻炼受训者的即时反应能力。

三、结束语

本文介绍了实现有效组织即兴的四个组合策略，为企业提供了一种应对环境不确定性的有益思路。值得注意的是，即兴发挥不是万能药，它使组织处于有序和无序的边缘，需要高超的管理艺术。使用不当有可能会导致企业陷入机会陷阱，或是过度依赖即兴发挥而忽视了其他的策略。此外，组织即兴的效果还受到领导风格、组织成员的特征、信息流的状况、组织记忆、组织构造、组织资源等诸多因素的影响。比如，过多的组织记忆会阻碍组织成员采用新的思路去处理问题，从而抑制组织即兴的水平；服务型领导风格有助于削弱组织即兴的负面效应，还有助于容错文化以及简单结构的建立。这些影响因素都是企业采用即兴发挥策略时需要考虑的问题。

［1］肖纳 L.布朗，凯瑟琳 M.艾森哈特著,吴溪译.边缘竞争［M］.北京：机械工业出版社，2001.

［2］Crossan M.M.,Improvisation in Action［J］.Organization Science,1998,9（5）:593-599.