对文秘与档案管理的问题分析

2014-04-16王仕波哈尔滨市房地产开发公司

经济技术协作信息 2014年11期

王仕波/哈尔滨市房地产开发公司

对文秘与档案管理的问题分析

王仕波/哈尔滨市房地产开发公司

文秘工作对领导者的决策水平和单位的工作效率起着举足轻重的作用。做好文秘工作，并使之与档案工作规范衔接，具有十分重要的意义。根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）及《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》），本文试就文秘工作和档案管理工作的规范衔接问题谈点粗浅的认识和看法。

一、文秘工作与档案管理之间的关系

1.文秘的素质修养，是文书档案管理的重要基础。由于有些单位的文书档案管理，一般情况下都是由文字秘书兼任的，因而文字秘书的自身修养直接影响着文稿的质量和文档管理的水平。文字秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，文字秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础，这就是该事物间的本质联系。文字秘书要自觉地、全面地加强自身的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草，做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。

2.文字秘书是一名优秀的文书档案管理工作者。由于人员编制和机构设置的局限，许多企业单位的文书档案管理都是由文字秘书兼职的。按照档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务又隶属当地档案局领导，因此，文字秘书应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。文字秘书兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为单位工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。由于单位文书档案管理工作是通过单位办公部门的内设机构即文档室进行的，而这类文档室对于较小单位而言，则具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样，要求提供大量的参考资料，要求为机关中心工作的利用创造方便的条件，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。因此，文字秘书在加强秘书工作修养的同时，又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的文书档案管理工作者。

二、文秘工作与档案管理中存在的主要问题

一是用纸不达标，装订不规范。《格式》规定，公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡-80g/㎡的胶印印刷纸和复印纸，型号国际通用的A4型。装订要求在左侧订、无漏页、无坏钉、不脱落、不散页、后背平整。但长期以来，公文用纸是很少注意克度要求，常因纸张质量差和耐折度低，以致于保管时间不长便开始发黄。而且相当一部分单位的公文还在继续延用过去的16开型纸，即使是用16开，有时大小也不一致。印刷装订中，漏页、掉页、压字订脚不齐、顺序颠倒等问题时有发生使公文的严肃性、美观性和档案的完整性受到一定的影响。二是版记不全面，附件不规范。版记是文书部门和档案部门相互衔接，顺利实现“文档一体化”的一个重要标识。而日常文秘工作中常常不被重视，只有主题词而无抄送抄发单位有之，不标明印发部门和时间者有之，甚或没有版记，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编更给文件归档拟写目录造成困难，增加了“文档一体化”的操作难度。《格式》还对公文的附件作了明确规定，但在现行公文制中，有些单位却不能处理。有的不标识“附件”二字，有的“附件”字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致附件单位单独装订时不标识正文字号和排列序号附件和正文难以对号入座也严重影响着公文的规范立卷和规范归档。三是原稿不齐全，编号不规范。公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节。有时候办文过程很规范，但实际归档时，却发现只有定稿，缺了原稿和修改稿。还有的归档材料是传真原件，不经过复印就存档，短期内字迹模糊不清。公文编号上的差错一般则是由于登记不及时，分类不准确造成的。漏号、重号等情况的出现既影响了公文的质量又不符合立卷归档的要求。

三、加强文秘工作和档案管理的措施

加强文秘工作和档案管理工作的措施，主要体现在以下三个方面：一是强化“文档一体化”意识。“文档一体化”的实质是把文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。这个概念的提出，旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。因此，文秘人员必须具有较强的档案意识。要站在为历史负责的高度，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。二是强化“全过程管理”工作。首先，要树立质量管理意识。不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都有树立质量第一的观念，明确认识各自的岗位责任，这是“全过程管理”的前提。其次，要制定严格的质量标准。《档案法》、《格式》和《办法》等法规对国家机关公文处理及公文归档工作均作了明确规定，档案工作人员和文秘人员应该认真学习熟练掌握，在精通的基础上认真执行。第三，要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。这是“全过程管理”的基础。第四，要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范要求办理公文。第五，配置的设备和工具是“全过程管理”的关键。同时还应注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决禁止。三是强化“文书部门立卷”工作。“文书部门立卷”是《档案法》早已明确的一个基本制度。《办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责“及时整理（立卷）归档”。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写“归档文件目录”将其及时“对号入座”，使文件的立卷工作日常化，确保归档材料的完整齐全。