谈谈人事档案管理现状及对策

2014-04-16巩亚勋陕西省商洛公路管理局

经济技术协作信息 2014年15期

巩亚勋/陕西省商洛公路管理局

谈谈人事档案管理现状及对策

巩亚勋/陕西省商洛公路管理局

作为从事人力资源管理的工作人员来说，人事档案管理是其中很重要的一项工作内容。即使做档案管理工作多年，有丰富的工作经验，对于人事档案管理中存在的问题也不可避免。本文就人事档案管理存在的问题做一概述，并分析了产生问题的原因，提出了一些应对措施。

人事档案；管理质量；对策

一、人事档案管理的现状

随着经济社会的高速发展，人们生活水平的提高，物质、精神要求都有所提高，质量概念便深入人心。人们不仅要求产品、建筑物等质量过硬，对于人事档案管理也要求质量，要求提升品质，确保档案的完整性、真实性，还要保证其动态性，需要随时更新档案，与实际情况相一致。目前，人事档案管理存在一些问题，主要如下：

1.档案里的资料不完整。很多人都是没有从根本上重视档案的重要性，在填写个人档案资料的履历表时，不能够认真的去填写，总是简单的填了一下，比如自己的学习经历、培训经历、工作经历等都填写的不是很完整。认为这些对自己的工作或者是生活没什么影响，抱着填不填都可以的态度。还有就是一些单位不能够对档案管理工作加以重视，有的甚至只是有一个兼职的档案管理人员，在档案管理方面没有经过系统和专业的培训。从而不能将人员的信息及时更新到档案中，这就给人员的档案资料造成了缺失。还有的是学生在毕业到某个单位工作时，学校不能够很好的和单位进行档案的衔接，使得档案丢失或者材料缺失。

2.档案内容缺乏真实性，档案里的材料很多内容前后不一致，例如人员姓名，可能造成相似的名字混淆，例如王小红与李小红等，还有一些人员同名同姓，也易造成混淆，将人员甲的档案材料放入了人员乙中。有些人员有更改名字，但其档案中没有记录曾用名，使得档案内的姓名前后不一致，不进行说明，易造成档案失真情况。有一些人员档案内各信息填写随意，真实性较差，例如，人员的出生年月日，公历和农历记录不清晰，毕业时间、入党、入团时间写个大致的年月，每次在更新简历的时候有不一致情况发生。一些人员，尤其是管理干部，对于自己档案中的内容，只记录一些表扬、对个人成长有利的内容，对于一些处分、批评则不记录，而档案管理人员在接收信息时也不进行严格审核，不能够及时发现问题、解决问题，使得档案信息内容一错再错，致使人事档案内容缺乏可靠的真实性，给档案利用带来困难。

3.没有按中组部1990年修订的《干部档案工作条例》进行分类，或是分类不符合此《条例》的要求，造成档案分类不准，给档案的整理带来困难。根据《条例》的内容要求，干部人事档案分为十类，在对干部档案进行整理时需要严格按此要求分类，类别清晰、全面。但实际上，从现有的干部档案内容来看，很多单位都没有按此《条例》的要求进行分类，这给档案以后的整理带来麻烦。造成这种情况的主要原因，笔者认为主要是档案管理人员对法规不熟悉，缺乏专业知识造成的。现如今，虽然从事档案管理的工作人员知识水平都比较高，尤其近些年，本科生很多，但是这些人员的专业知识匮乏，对于档案管理的知识知之甚少，且不重视，不能够主动的查阅相关法规要求，只是按自己的经验进行管理。这些工作人员中，还有一些从事过档案管理工作，有一定的工作经验，但他们不知道人事档案管理与普通的档案管理还存在差异，例如内容、装订、分类等都与其他档案不同，由于专业知识的缺乏致使档案分类不清的情况严重。对于档案分类不清还有一个影响因素，就是对人事档案管理改革创新造成的，针对原有的人事档案的内容、材料的多少进行了新的规范，再重新进行整理的过程中，易造成分类不清问题发生。

4.没有按中组部《干部档案整理工作细则》和《干部档案工作条例》附件一的要求进行装订，装订随意，造成装订不齐或不符合装订要求的情况发生。在人事档案管理过程中，对于人事档案的装订有严格的要求，也是十分讲究的一件事情，装订要求其美观、整齐，是人事档案管理工作中的一个重要环节。但一些单位的人事档案管理人员，对于人事档案的装订并不重视，不按照中组部的要求进行装订，而是随意的将各种材料装订在一起，使得材料装订参差不齐，有一些还破旧不堪，甚至发霉掉页。造成此种情况的原因主要有二，一是档案管理工作人员没有按要求对档案材料进行整理与加工，该补的不补，该去的不去；二是档案存放室的条件不符合档案存放的要求，一些单位不重视档案的管理，将档案存放于不能作为办公室的库房内，这些房间往往封闭、潮湿、不通风，或是放于地下室中，或是放于高温的顶楼中，这些房间缺少防潮、防高温的设施，档案材料在这里长时间存放，会造成发霉、氧化，造成材料损坏就不是难事了。

二、人事档案管理的对策

针对人事档案管理中存在的如上问题，应采取以下对策以提高管理质量。

1.加强认识。对于我国社会主议建设与发展过程，人事档案管理是一项很重要的工作，对于党员、干部等的晋升提供可靠的依据。人事档案的真假、材料的齐全至关重要，对于职称晋升、工资晋升等都能提供真实的、可靠的依据，所以说，人事档案管理工作对于每个人的发展都很重要，各单位及部门领导要充分重视人事档案管理工作，把此项工作纳入日常工作中来管理，关心档案管理工作人员，为其提供必需的人力、物力资源，确保人事档案管理符合《条例》的要求。作为人事档案管理的工作人员，也要尽职尽责，认识到自已工作的重要性，重视工作，从而能更好的完成工作。

2.提高素质。人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性。能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心。才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求。尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。

3.重视管理。人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事。以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全。延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。