不断规范公文管理提高企业管理水平

2014-04-16王艳雪哈尔滨东安发动机集团有限公司

经济技术协作信息 2014年35期

王艳雪/哈尔滨东安发动机（集团）有限公司

不断规范公文管理提高企业管理水平

王艳雪/哈尔滨东安发动机（集团）有限公司

公文处理在企业管理过程中的承上启下、联系内外的桥梁和纽带作用日益凸显，借助公文处理这一重要载体提企业管理水平，是建立现代企业的必然要求。由此可见，随着现代社会生活节奏日益加快，信息交流日趋频繁，公务文书在处理公务活动、协调各方关系等诸多方面越来越显示出它的重要性。因此，做好企业公文管理的规范化尤其重要。

管理；公文；企业

公文是一种文书形式，是一种具有法定效力和规范体式的公务文书，进一步做好公文校核工作，提升公文质量，创精品公文，对促进公文处理规范化，提高企业管理水平都具有十分重要的意义。因此，如何适应创新体制,确立科学、规范的公文管理机制,为企业的新发展提供高效有力的保障,成为当前公文管理工作中亟需解决的问题。

一、公文规范化管理中存在的问题

1.公文格式不规范。公文格式是公文权威性和严肃性在形式上的体现,规范是对公文格式的基本要求。但在实际工作中,普遍存在着公文标题不准确、成文日期不规范、有附件的公文缺少附件、字体字号的选用不规范、印刷版记不规范以及印制效果低劣等现象。有的单位制发公文，上行文、平行文、下行文格式不分，公文要素不全、不规范，有的单位以内部呈批件、白头信函向市政府报送公文，有的单位报送代市政府或政府办起草的公文未经单位主要负责人或主持工作的负责人签发或审核。

2.用词不当、语法不合逻辑。在一些公文中的用词上有时会产生是是而非的感觉，甚至会出现明显的语病，亦称“用词不当”，这些不仅影响公文的质量，更重要的是还影响执行、落实和实施效果。用词不当是指对词的基本含义、感情色彩、范围大小、语意轻重等了解不够而造成的使用不当，主要是由于混用同义词造成的。认真辨别并掌握同义词的词义和用法，使文章的表达更贴切、更细致、更严密。在公文中，时常会发现诸如成分残缺、成分多余、搭配不当、语序不当、词不达意和错别字等方面的问题，还有的措词不当，甚至出现与法规相悖的词句，等等。另外，请示和报告文种不分，请示性公文不用上行文格式，报告中夹带请示事项。

3.文种使用不当、行文规则混乱。公文是一个独立的文体，它是由若干具体的公文组成的，由于具体的公文性质有别、用途不同，故为每个具体的公文规定了专门的名称，一般将这种具体公文的名称称作文种。诸如文头不规范、标题成分残缺、主送机关排列混乱等公文格式的不规范，越级上报、多头行文、请示一文多事等行文规则的混乱，都有悖于公文法规的规定。例如“令”，它适用于政府部门依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施等。有的企业为表明自己发文内容的重要性以及执行上的严肃性，往往用“令”的形式印发。严格讲，“令”、“命令”等不应属于企业适用的文种，企业也不应再“发号施令”，企业如要对重大事项或重大行动做出安排，应使用“决定”更为恰当。

二、创新举措，持续深化公文规范化管理水平

1.规范公文格式。企业公文是指依附于企业组织的规范的行政文件，是企业命令、通知、通报、决定、批复、请示、申请、函、报告、公告、意见、会议纪要等的统称。从中可以看出企业公文的特点是：必须依附于企业而存在，这也是企业公文别于党政公文的最显著特征。所谓行有行规，企有企规，作为企业文书，公文是企业传达信息的载体，就得按照准确、规范、工整去做。此，我们在公文写作时，必须反复推敲，仔细斟酌，精心挑选词语和分辨词义，各类用词要贴切妥当，相同文种的就应注意用语格调的统一。尤其是一些关键词，一个字也不能差，必须表述准确到位。办文人员应当认真通读本企业公文制度、深刻领会，全面掌握上述办文规定，增强贯彻执行国家、集团公司和本企业公文处理办法、规定和标准的自觉性，不断提高公文处理水平。

2.用词要严谨、语法要符合逻辑。语言使用得当，关键是公文的语法语气要恰如其份。所谓语法，也叫“文法”，是语言的结构规律。语法包括词法和句法等。语气，也是语法范畴之一，通过一定的语法形式表示说话人对行为动作的态度。语气，有的是陈述语气，有的是虚拟语气，也有的用语气助词和语调来表达。不同文种的语言特色是不同的：指挥性公文（如指示、意见、命令）的语言，应色彩庄重；知照性公文（如通报、公告）的语言，应通俗具体；报请性公文（如请示、邀请）的语言，应恭谨明确；法规性公文（如条例、条令）的语言，应简约规整；提要性公文（如会议纪要）的语言，应概括凝练。总之，语言使用要得当。另外，现在很多企业，尤其是中小企业，非常不注重公文格式及行文要求，想怎么写就怎么写，发出的公文要形象没有形象，要逻辑没有逻辑。

3.严格使用文种和行文规则。在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。尤其应当注意不要与请求混用。报告事项不得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理和解决。还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。应符合文体的要求。如下行文应该注意既维护本级的权威，又平易近人；平行文要相互尊重，文明礼貌；上行文则应该言敬语恭，即使向上级或有关单位陈述不同的看法，也应该注意理直而词温。对于成绩、问题或提出批评与意见，不能过于夸张，使人有言过其实之感而难以接受。若对某一问题还不够明确，确实难以把握用词分寸时，不妨用一些中性词。而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。