新形势下测绘档案分类方法的思考和实践

2014-04-16刘惠英

中国科技纵横 2014年3期

关键词：测绘资料分类

刘惠英

(福建省制图院,福建福州 350003)

新形势下测绘档案分类方法的思考和实践

刘惠英

(福建省制图院,福建福州 350003)

测绘工作是国防建设和社会发展的基础。测绘生产、基本建设和科学研究等活动中形成的应该重点保存的计算资料、图纸、图表和各种技术文件等资料就是测绘档案。测绘档案管理是社会发展的基础,随着经济是社会的不断发展,测绘档案的应用范围也更加的广泛。笔者通过对新形势下的测绘档案进行分析,进而探讨测绘档案分类法的途径和方法。

测绘档案分类方法思考与实践

随着科技的不断发展，测绘档案从之前的传统实物档案向电子档案的方向发展。档案管理人员要在此基础上不断的研究新的方法和新的模式，进而加强现代测绘档案的管理工作。

1 测绘档案分类和归档工作

首先测绘活动中存在一部分技术性较强的技术总结、验收报告、成果图、展点图、技术设计书和文件材料等测绘资料。这些资料涉及的专业比较广，形成过程也比较的复杂，所记录的介质种类也比较的多。基于以上特点，如果忽略对测绘资料的管理和收集工作，那么就比较容易造成测绘资料的失真与不规范。对生产和管理活动以及测绘科技方面的资料收集是测绘科技归档的基础，对测绘档案的归档、积累、整理和形成有着重要作用。在将测绘资料归档之前，各个单位要进行分类系统的整理，而且还要对档案管理部门进行严格的验收。档案管理人员还要参加测绘科研项目验收，进一步的了解项目的情况，明确档案的归类范围、内容的检定和手续的移交。在移交测绘材料的过程中，管理人员还要注意成果最终版本、移交期限等是否经过了归档份数、整理份数和项目鉴定验收的要求。在进行归档的过程中，工作人员要在合理的时间范围内，按照相关的法律法规进行归档。其次对于通用格式、数据成果形成单位、数据采用标准、管理部门责任和有关涉密资料在利用、保管、运输和销毁等的要求，都需要工作人员按照标准严格执行。资料的收集与归档工作主要包括依法汇交的成果数据副本、基本测绘成果数据、出版发行的产品数据和相关的专用软件与设备参数等。对于需要入馆和上架的测绘资料，管理人员要及时的进行分类、登记、制作检索卡片以及编入档案目录，进而方便今后的查找与上报。对于需要编入档案信息库的数据，档案管理人员要对录入设备有熟练的掌握，进而做好软件的分类归档并对比较重要的信息进行备份保存。

2 内容方面的分类

2.1 按照载体形式的不同进行分类

测绘档案主要包括全国性测绘档案、地域性测绘档案和专业性的测绘资料。地域性测绘档案和全国性测绘档案都是按照国家的统一规定，进行分级管理和归口负责的制度，并且由各个专业部门按照规定对专业测绘资料进行自行管理。我国对档案的有关规定为测绘系统的建立提供了档案编制、归档范围和档案分类等依据。

2.2 根据载体的不同进行分类

图纸档案主要是包括纸质的图表、照片文字说明、卡片、测绘记录和成果成图等，电子档案则是需要通过计算机进行处理和编辑的测绘档案，并且还需要通过硬盘、磁盘和光盘等进行保存。

2.3 根据记录的内容进行分类

根据所记录内容的不同可以将测绘档案分为生产技术档案、仪器设备档案、教学科研档案、测绘管理档案和基本建设档案。

2.4 根据档案的性质进行分类

根据档案的性质可以将测绘档案分为特业测绘档案、专业测绘档案、基本测绘档案和现势资料测绘档案。另外，常用的测绘档案分类还包括专题分类、作者分类、职能分类、时间分类、区域分类、型号分类、外形分类和项目分类等。

3 加强测绘档案分类管理的重要性

3.1 国土资源的基础资料

目前，我国已经大范围的开展了林业、土地等的详查工作，测绘档案则是不同时期土地资源开发现状的记录。测绘档案能够使组织人员实地的进行调绘，进而准确的反映出土地资源的变迁和利用的现状。

3.2 测绘是经济规划的科学依据

科学的规划是经济建设的基础，它必须根据能够反映真实情况的测绘资料档案，使布局更加的符合自然条件和经济发展的需要，进而达到合理、经济、事半功倍的效果。我国一些重点的建设项目在选址、布局设计、线路选择等方面都是以测绘资料为依据，并在考证、研究和调查的基础上进行建设的。在对测绘档案的充分利用上，科学合理的利用了地理优势。

3.3 能够确保勘定界限的可靠性

我国决定用5年的时间来勘定各个省、市县的界限，进而确定各个行政区的范围。影响勘定界限的因素有很多，其中包括生产生活过程中形成的环境，历史记录等因素，但最重要的还是依靠测绘档案，它对勘界的地图有着详细的记载，为界限的勘定提供了比较有价值的参考资料。

3.4 测绘档案是对历史的真实记载

测绘档案是社会、历史、经济发展的记录，是不同地域进行历史编纂的重要依据。很多记载都对各地的历史进行了直观、具体的描述，这些地形图为以后研究经济、社会、历史有着重要的作用。为了使测绘资料能够更好的为社会服务，测绘生产单位在提交测绘资料之前要向上级上交测绘资料的目录或者是副本，进而实行统一的管理，以防测绘档案资料的丢失，确保测绘资料的安全可靠，使其具有实际的参考价值。