浅析新环境下的人事档案管理

牛重阳

(中国航空工业集团公司洛阳电光设备研究所技术基础部,河南洛阳 471009)

浅析新环境下的人事档案管理

牛重阳

(中国航空工业集团公司洛阳电光设备研究所技术基础部,河南洛阳 471009)

随着经济的发展,经济环境的变化,我国户籍制度改革从未停止过。与之相关的人事档案管理工作也需要与时俱进。面对新的环境,应积极推进人事档案管理的社会化、建立档案管理平台、改革人事档案管理制度以确保人事档案的安全性和可利用性为首要任务。

人事档案管理 档案社会化 档案数字化 档案管理制度

中共十八大三中全会明确提出了对我国现行的户籍制度进行改革。这是我国的国情所决定的。而与此相关的人事档案管理模式也需要进行配套改革。在我国人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用，它是人事管理工作的重要组成部分，它为人事工作的决策提供可靠的依据，它可以合理的调配人力资源，使之更好的服务于经济建设。人事档案管理工作是一项艰巨的工作。能否探索出一套与现有经济条件相适应的管理模式，正如加拿大档案学家库克所言档案管理人员要“停止扮演保管员的角色，而成为概念知识的提供者”，使管理者“重新坐回上帝身边”，[1]就是本文所要探索的。

1 人事档案管理

人事档案管理是指人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的一系列管理活动。它是国家机构，社会组织在人力资源管理活动中形成的。它记录和反映了个人的学习经历、工作经历、社会活动和德才表现，是人事管理工作的重要组成部分，也是发现、使用和管理人才的重要依据。人事档案管理的目的是保守档案机密，维护人事档案材料完整和便于人事档案材料的使用。人事档案管理工作的基本要求是以防为主防治结合，加强重点，照顾一般，自力更生，勤俭持家，立足长远，保证当前。我国在2010年曾将户籍制度改革列入九大重点改革任务之一。2014年，面对新的经济环境，我国正走向以现代科学技术为核心，以知识、信息、人才的生产、分配和使用基础上的知识经济时代。人才竞争已经成为一个企业甚至一个国家必须面对的问题，此时的人事档案管理工作就显得格外重要。

2 新形势下我国人事档案管理面临的问题

人事档案信息社会化程度不高。就目前我国国情而言，劳动力市场流动很大，这就要求与之相关的档案信息能快速，自由的转走。而目前我国的人事档案信息社会化程度显然不能满足人们的要求。它在一定程度上阻碍了城市的发展和农业的现代化，使得人员不能合理的调配到合适的位置上去。同时，进一步遏制了消费市场的启动，已不能适应我国目前的经济状况。[2]在我国，随着知识经济的快速发展，人才的优势也越来越明显，国家和企业都为留住人才做了很大的努力，但仍有很多人才流往海外。人才的流动性也越来越强。而人事档案和户籍对人才的流动具有极大的限制作用。很多人由于人事档案的限制而不得不待在自己不喜欢的地方或者岗位工作。人事档案的社会化势在必行。

档案的数字化程度不高，信息孤单比较严重，没有统一的档案信息资源库。[3]档案文件管理的自动化、智能化程度不高，用户查询档案信息的效率较低。同时又存在许多弃档族，认为档案可有可无，自己又不是在事业单位工作。以及一些人由于档案调动比较反锁就不去办理，出现很多重复建档情况。这些都加重了档案管理的负担，影响了人事档案的合理化应用。

档案信息流失严重，已严重影响了个人的正常生活，同时也给不法分子潜在的提供了犯罪的可能，电信诈骗等各类利用个人信息的诈骗犯罪屡有发生。同时，由于现在的人才竞争越来越激烈，一个优秀的人才甚至可以支撑一个企业，然而他的流失就有可能将这个企业摧垮。一些企业甚至一些国家总是想方设法通过各种手段去获得这些人才的信息挖掘人才。造成这些信息流失的原因主要是由于现在档案信息来源过于广泛，比如上网注册会员找工作时填写的个人信息，办理各种证件留下的个人信息，凡有留信息之处，都有可能因为一些单位或者个人经不住利益的诱惑，出卖这些人的信息。也有一些人自身对个人信息不重视，由于个人原因造成信息的泄露。

3 新形势下人事档案管理的思路

积极推进人事档案社会化、开放式管理。这是一种全新的管理模式，也是与市场经济的发展和社会信息化相配套的管理模式。这种模式有四个特点：其一，成立新的专门的专业化、社会化档案管理机构；二是，其档案内容应包括社区所有人包括流动人员的档案，档案来源广泛，服务对象也更具有社会性；其三，人事档案内容、载体、传递方式多样化；其四，人事档案内容丰富，呈现出多样化的需求。

建立档案信息管理平台，利用先进的技术。提高数据挖掘技术，文字识别技术的应用水平和应用范围。采用专业的计算机编程工具，对档案软件进行深度开发，确保档案管理软件的使用性和安全性。提高档案信息服务水平。规范档案信息标准接口，开发挂接辅助工具包，强化档案信息源的数据管理和统计报表管理，提供主动推送服务。充分建成一个以信息网络为基础的，以档案数据管理为核心的综合档案管理系统。提高档案的利用效率。

制定严格的档案管理制度，提高档案管理人员的素质和基本技能。人员是基础，制度是保障。建立安全管理制度，使档案管理工作有章可循，有章可依。在档案的管理过程中，严格遵守《收集制度》、《鉴别归档制度》、《保密制度》和《查阅制度》。[4]在大学开设综合性的档案管理专业，提高计算机专业在档案管理中的应用程度。同时对档案管理专业人员从事德育教育。实行人事档案计算机辅助管理势在必行。

[1]丘军江,林蔚.档案管理信息平台的深化与应用[J].中国电力教育,2011(27).

[2]何孟原.档案开放管理工作管窥[J].兰台世界,2006(20).

[3]胡胜君.人事档案管理与利用[J].商情,2010.

[4]陈勇,韦克.人事档案管理模式变革:社会化、开放式管理[J].黑龙江档案,2012.

牛重阳,男,汉族,河南洛阳人,1976年出生,工程师。