提高实验室管理体系内部审核质量的方法和途径

2014-04-16白建军

中国科技纵横 2014年3期

关键词：检查表内审管理体系

白建军

(内蒙古准格尔旗产品质量计量检测所,内蒙古准格尔旗 010300)

提高实验室管理体系内部审核质量的方法和途径

白建军

(内蒙古准格尔旗产品质量计量检测所,内蒙古准格尔旗 010300)

伴随着当前社会经济的不断发展,实验室的管理工作越来越受到人们的重视。实验室管理体系的构建,对从事检测、计量技术机构而言非常重要,同时也是检测、计量工作面向市场的需要。本文简要论述了增强实验室管理系统内部审核质量的措施,目的在于进一步提高管理水平,保证实验的科学性、客观性与精确性。

实验室管理体系内部审核质量

对于实验室来讲，其管理体系的良好运行同优良的内部监督及管理存在密切的关联，而内部监督与管理质量又同日常审核监管、内控审核等联系紧密，我国相关实验室标准中对内部审核提出了明确的要求。对于内部审核工作来讲，其是三级监督控制系统的核心内容，良好的内部审核能够促进实验室创建优质管理系统。以下简要针对实验室管理内部审核的相关内容进行探讨，仅供参考。

1 提高对内部审核工作的重视程度,明确内审的目的

经过相关调查研究发现，内部审核工作质量较差，效率较低的主要原因在于实验室没有明确内审的作用与目的，对内部审核工作缺乏重视。体现为：不清楚内部审核所要处理的问题，需要达成的目的，可能出现的情况等。需要重点指出的是：内部审核工作是创建并完善实验室质量管理系统的常规方法，其并不能够在一次内审或者几次内审后，由根本上处理实验室内含有的全部问题。因此，实验室的管理从业人员未有正确、深入理解内审的含义，才可以全面发挥内审的效果，达成内审的目标。另外，在创建实验室的内部审核内容时，需要主义以下问题：其一，具有明确的内部审核任务；其二，内审的任务难度不要过高，范围不可以太广，能够处理单一问题为最佳。例如：此次内部审核的任务为：对能力及技术的有效性进行检验，对满足用户的要求条件进行审核，确保实验的单独性等。尽可能不要设置一些如：对质量管理系统的适宜性、高效性等进行审核的任务；其三，如果实验室正处在准备申请许可阶段，或者刚刚获取认证，那么内部审核采用区域审核或者滚动审核的方法为宜。

2 将内部审核的结果同量化考核区分开来,创建轻松的内审环境

当前，很多实验室都将内部审核期间发觉的不符合内容当作对实验室进行量化考核的惩处依据，从而影响了审核的质量。对于一些刚刚创建管理系统的实验室及刚通过认证的实验室来讲，他们多对其认知存在漏洞，急于获取成功，进而导致内部审核人员及被审核的机构情绪矛盾加剧，造成内部审核工作流于表面。假如实验室的管理系统尚不成熟，则需要将内部审核工作获取的结果同量化考核区分开来，给予多次发生问题的实验室以警告、惩处，为实验室创建轻松的环境，协调实验室及审核机构的关系，使其互相配合，进而增强内审的质量及效率，促进实验室更好的进行发展。

3 提高内部审核从业者的专业技能及综合素养,创建奖惩制度

对于内部审核从业者来讲，其自身的专业技能及综合素养同内审的质量之间存在密切的关联，是内审工作的基础。实验室需要定期举办培训活动，并创建奖惩制度，仅为提高内审从业者的技能及素养，确保为后续内审工作奠定基础。

4 细致规划年度内部审核工作的内容

质量管理人员需要认真规划年度内审工作的内容，其是保证内审质量的重点。在规划期间，需要结合实验室自身的特点，例如：工作特点、组织结构、审核人员的水平、审核方法、审核过程等。利用科学、客观、精确的审核规划，开展年度审核活动。在年度内审中，需要明确审核的范围、依据、时间、频率等内容，并且细致选取内部审核工作的从业者，保证内审的资源全面。在后续开展内部审核工作时，都需要结合年度审核规划进行安排，编订细致的审核预案，再进行落实。特别需要注意的是，实验室年度规划与年度审核内容需要结合在一起，并且对从业者的工作量进行细致考量。

5 选用恰当的审核方法

对于实验室的内部审核工作来讲，其含有多种方法，较为常见的审核方法为：滚动审核及集中审核。然而，在现实生活中，很多人员对两种方法缺少认识，没有明确方法的使用情况，严重的甚至一些已经通过认证的实验室依旧沿用此模式，没有结合自身实验室的特点，进而降低了内审的工作质量及效率。

5.1 滚动审核

对于滚动审核来讲，其存在的优点为：所需审核从业者数量较少，进行审核工作的从业人员需要对管理系统的运行进行良好把握、对比、分析，进而确保审核结果的客观性、系统性与精确性。其缺点在于：滚动审核所需要的时间较长，不会短时间内获取结果，并且滚动审核对实验室整体的协调、组织能力要求较高。

5.2 集中审核

在利用集中审核的方法进行内审工作时，其主要的优点在于：审核的时间相对较短，并且对实验室整体的协调、组织能力要求较低，可以迅速发现问题，方便集中改进，然而，对从事审核工作的人员素养要求较高，所以，经常被用于一些重大调整后或者刚刚成立的实验室进行内部审核工作。集中审核的缺点包含有：由于其形式为突击模式，所以需要的内审人员数量较多，进而很容易造成由于内审部从业者自身能力及态度而影响审核质量的情况，无法全面发挥审核的作用。

相关工作人员需要结合实验室的情况选取审核方法，不可以生搬硬套。一般来讲，假如实验室中的审核从业者人数较多，并且具备较强的审核能力，那么，可以选用集中审核的方法。进而让每一名内审人员都获取工作、锻炼的机会，增强审核人员的能力。相反，如果实验室中审核人员数量较少，并且审核水平较低，则需要采用滚动审核的方法。一般来讲，如果实验室刚刚创建管理系统，则尽可能每年进行两次以上的内审工作，优先采用滚动审核的方法，然后选用集中审核的方法。

6 对文件进行预审

一些实验室在进行内部审核工作期间，经常忽略对文件的预审工作。文件的预审是创建抽样预案的基础。在开始审核工作前，审核队伍的负责人需要组织成员对需要审核的机构文件进行预审，进而制定相应的抽样预案。一般来讲，文件的预审内容主要包含：程序文件、质量手册、背景资料、作业指导书等。而对于背景资料来讲，其又包含需要审核机构的检测报告、以往审核的结果等。

7 制定抽样预案的重点

在内部审核工作中，抽样预案需要具备较强的可行性与代表性，其是确保内部审核工作顺利开展，审核质量符合要求的重要因素。对于管理系统的内部审核工作来讲，尽管其要求涵盖所有质量管理系统的二十五个要点及涉及的全体机构，然而，需要特殊注意的是：并不需要对所有机构的二十五个要点进行全部审核，也不是对各个机构全体活动、现场、报告及记录等进行审核。而需要恰当选取审核的样本，保证在限定的审核时间内掌握管理系统的运行情况，进而提高内部审核的质量及效率，增强实验室的管理水平。

在选取样本时，需要密切围绕审核的准则开展活动，并将重点突出出来。一般来讲，检测的过程、重点职位、现场等是内审的重点。需要对选取的样本进行适当分层，遵照样本的功能环节及职能流程进行筛分。内审从业者利用对流程、功能的相互对比、能够发现容易被忽略的问题。另外，需要保证样本的均匀性。依据内审的计划及要求，均匀的抽选样本，在掌握样本的整体数量及类型后，遵照大概的比例进行抽选。保证样本的随机性。例如：进行内审工作期间，在考核盲样或者演示操作期间，需要事先随机选好样本，在审核前不需要通知受审机构，进而更加真实、客观、精确的体现出受审机构的检测水平。

8 编订检查表

内审的检查表是落实抽样预案的基础，同时也是审核现场的主要工具。在编订检查表期间，需要依据审核的标准开展活动，重点突出以下几方面内容：其一，对受审机构的职能履行情况进行检查；其二，对受审机构相关职位的技术工作情况进行检查；其三，对受审机构相关职位的质量控制情况进行检查；其四，对受审机构的质量目标实现情况进行检查。内审检查表需要指出受审机构的审核内容及方法，做到详略得当，进而提高操作性及审核质量。编订完成的检查表需要通过组长的检验，获得批准以后才可以用语审核工作。通常来讲，如果从事内审工作的人员自身水平较高，并且具备充分的经验，则检查表可以适当简略，而如果内审从业者自身水平较低，缺少工作经验，则需要编写详细的检查表，在事前尽可能将所有内容考虑周全，进而确保现场内审顺利进行。