浅谈方志资料的收集与整理

赵 彬 李新文

浅谈方志资料的收集与整理

赵 彬 李新文

资料是志书的生命，掌握详实的资料是编写方志的基础。资料准备是编纂方志工作重要环节，贯穿于修志工作的全过程，本文就方志资料的搜集、整理、分类、管理、工作谈点拙见。

方志资料 收集 档案整理 分类 管理

国务院《地方志工作条例》明确规定，地方志是资料性文献。因此地方志书又被称为“一方之全史”或“地方百科全书”。编纂地方志是适应现代化建设多方面需要的一项庞大的系统工程，也是一项科研事业。无论是当前我们正在进行的第二轮三级地方志书的编纂，还是部门、行业、乡镇、村庄等开展的专业志或地情书的编纂,都离不开资料收集和整理这个基础工作。资料工作的好坏，是所修志书成败的关键。那么怎样才能做好资料的收集与整理、保管工作呢？笔者认为应注意以下几个方面：

一、资料收集应遵循的原则

1.围绕工作目标的原则。资料收集与整理工作以明确目标范围为前提。志书要横陈百科，纵述历史。“横不缺(要)项、纵不断(主)线”是拟定志书篇目、收集整理资料时必须遵循的重要原则。“横不缺项”，指不欠缺事物门类,以展现事物的多样性和广泛性；横向看，志书反映某一地域的全貌，纵向看，志书反映断限内某一地域各行业的兴衰起伏和历史发展脉络，所以称它为一方之“全书”和一方之“全史”。它所记载的是某一地域、某一行业的全貌，凡是某一地域的自然、经济、政治、文化、社会、人物等，无一不在志书记述范围之内，缺一项就不成其为志书，缺项与断线都会影响志书的质量。特别是随着经济的发展、社会的进步、科学的发达，当今社会分工越来越细，行业越来越多，社会结构越来越复杂。我们在拟定篇目、收集整理资料时，要做到尽其所有，无所不包，广辟类目，注重科学性。

2.坚持客观真实原则。国务院颁布的《地方志工作条例》第六条规定：“编纂地方志应当做到存真求实、确保质量，全面、客观地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状。”第十一条规定：“地方志资料所有人或者持有人不得故意提供虚假资料。”这两条强调的是“存真求实”，所以，资料一定要真实可靠。客观真实是做好地方志资料收集和整理工作的根本要求。无论是反映一个地域自然与社会的历史与现状的文字记载还是口碑和实物都应当坚持求真存实。志书作为一种地情信息载体，真实性是它的生命所在。一部真实反映地情的志书，会受到世代用志者的热爱，具有无穷的生命力。而对地情作了歪曲或虚假记述的志书，不仅失去了志书本身的价值，也会对社会和志书使用者造成很大的伤害，成为方志批评家批判的对象，自然也就成了后来的志书编修者的反面教材。志书以真实、准确为本，这是志书的基本特征。唯存真求实，存史资政才可流传百世，经历数千年而不衰。

3.统筹兼顾，整体推进的原则。方志不同于个人著述，是众人劳动合成的，因此在开展资料采集工作之前，就应做出规划。根据单位的人力，财力，物力的具体情况，制定出行之有效的资料采集方案，按照先“活”后“死”，抢救优先；由近及远，循序渐进；由内到外，全面覆盖；现易后难，重点突破，力求做到人尽其才，统筹兼顾。

4.坚持为现实服务的原则。地方志书编纂的目的就是为当代经济与社会发展服务，因此我们要注意收集反映社会主义事业发展过程中体现地方特点、时代特点的相关资料；同时要收集反映在社会主义现代化建设过程中的正反两方面经验教训的资料，更好地为地方党委、政府决策提供借鉴。

二、资料的来源

方志涉及政治、经济、文化、社会等历史和现状，需要查阅成千上万的档案、报刊、杂志、图书等各种文字资料和查看实物，还要进行采访、录音、摄影等，因此资料的形式多种多样。通常可分为三大部分，即文献资料、实物资料、口碑资料三种。

1.文献资料。包括文献档案、统计资料和图书报刊等类。文献档案资料。档案馆以及各部门档案室收藏的有关政治、经济、军事、政法、科学、文化、教育、卫生、体育等档案，为我们编修志书提供了很大的方便。这些档案多是历史活动的原始记录，不仅史料丰富，而且相当全面，同时相对来说比较可靠，具有一定权威性，是编写志书的重要资料来源。

统计资料。统计资料包括统计数字和统计图表。它是由统计部门或企事业部门汇编的，具有一定的权威性。统计数字、图表是观察、研究社会或一个部门发展变迁的主要资料。

图书报刊资料。图书报刊是编志所需资料的重要来源。旧志书、史书、年鉴、私人撰著、族谱、各种报纸杂志，都有对地方自然和社会不同程度的记述，“群书采录”，从中可以汇集起丰富的资料。

其他文字资料。诸如书信、日记、讲演稿、同乡同学录、账簿、票据、合同、契约、厂（店）规、章程、广告、启示、声明等，都是编纂志书不可忽视的文字资料。

2.实物资料。包括古文化遗址、遗迹、古建筑、化石、碑刻、地图、书画、照片等。在这里，尤其要重视照片资料，它真实地反映事物的形象和当时当地的历史真实面貌，一张照片胜过若干文字，应注意收集。

3.口碑资料。从当事人或知情人那里搜集的回忆录、社会风俗、遗闻轶事、传说、民间故事、谚语民谣，以及实地调查的记录材料等。

上述这些不同形式的资料，收集的途径、记载的方法、保存的方式均不相同，最后要统为一体，为地方志书所用。

三、资料搜集的基本方法

资料准备是编纂方志工作的重要环节，贯穿于整个修志工作的始终，它包括搜集、整理、鉴别、管理、利用等诸多方面。

1.文字资料搜集方法。文字资料需要借助各种目录索引，有的放矢地搜集。一是图书目录，二是报刊目录，三是档案目录，四是传记资料索引。

2.实物资料搜集方法。对本地区的山川、景物、道路、古迹、文物等要进行实地考察，用现代科学方法加以观测记录，可以采用文字描述、测绘、拓印、摄影、录像等手段。音像资料。一是搜集音像资料原件；二是通过复制的办法取得所需要的资料。图片资料搜集方法。除了搜集原件外，应广泛搜集影印件，如图片集、地方志、年鉴、期刊及其他图书中的有关部门图片资料。

3.口碑资料搜集方法。口碑一般通过采访获得，采访形式可多种多样，如登门拜访、开座谈会、发函征询等。民歌、方言、曲艺等必须做录音。

四、资料的整理

资料搜集齐了，并不是放置起来，而是为了充分的利用。因此，我们应当充分重视获得足够资料之后的资料整理工作，为下一步的资料长编和志稿的编写，提供翔实、准确的资料。

1.资料整理的目的和意义。有利于拾遗补缺，有利于鉴别考证，有利于撰写志稿，有利于及时为现实服务。主要归纳为以下几点：

（1）熟悉资料。整理资料的过程，即是主笔人熟悉材料并且为将来编写构思的过程。

（2）检查资料。整理资料中，通过所得资料的排比、鉴别，才能检查出资料的正误、缺略，达到去伪存真、由表及里、由此及彼的目的，才能使入志资料翔实、准确。

（3）保存资料。经过整理之后的资料，保存下来，其意义不仅只是为修志工作提供方便，而且还将为我们修史和各部门研究，提供全面、系统、准确的原始资料。

2.资料的整理与分类。资料的整理，关键在于分类。资料的分类可以采取以下方法：

（1）按行政区划或地区分类；

（2）按时间分类。有的按资料形成年代分类；有的按时期分类，如古代、现代，或解放前、解放后，抗日战争时期、解放战争时期等；

（3）按内容分类。如分为政治、军事、经济、文化、教育等类；

（4）按行业、按产品分类。比如经济资料，可按行业分为纺织行业、化工行业、造纸业等等。至于造纸行业，则可按产品分为土制纸、机制纸等类别；

（5）按资料类型分类。即按资料形式分为图书、报刊、档案、口头、复印材料等类别。

以上各种分类方法，均各有其优缺点。为了使资料分类达到科学和准确，可根据本地资料情况，以一种形式为主，结合其他形式，灵活运用。如：地区——内容——时序；时序——地区——内容；行业——产品等。

3.资料整理的步骤与方法。将搜集到的大量资料，进行登记、建卡、分类、编目等方法进行整理。由于搜集资料工作量大，时限跨度长，不能等资料搜集齐全后再开始整理，而应边搜集边整理。

（1）编号登记，建立《资料登记簿》。搜集到的资料，随时进行流水编号登记，内容包括：搜集日期、资料名称、资料来源、资料种类和形式、资料页数以及搜集人姓名等。

（2）建卡归类。一是为方便汇编资料和编写工作，按照编写提纲，每一篇为一类、按一事一卡抄录的资料卡，按篇归类，资料长笺上的类别即为编写提纲中各篇的题名。分类号，按篇、章、节编列，章节在篇号后用短横线连续编号，如第九篇第四章第三节，即写为9-4-3，各类资料按收集先后顺序排列。分类汇编时按年代和时间先后顺序排列。二是凡属群众提供或修志人员搜集的剪报、复印资料、回忆录、访问记录、调查采访记录、文献、手稿等，如纸面大小不同，不好装订时，可用16开质地较好的白纸粘贴装订。三是资料的立卷归档。从管理、利用结合考虑，对通过建卡归类的大量资料必须进行仔细核对，分章装袋，资料装袋不能跨章，但一章资料可装数袋。四是各袋资料均在袋面附本袋资料目录，内容包括：序号，指该资料在本袋资料中的顺序号；资料名称，登记流水号，应与《资料登记簿》一致。

（3）专卷储存。无论什么渠道搜集来的资料，都要一律按一事一本卷编号储存。这样，撰写时只需取出此卷，便可查阅、考订、研究某事的全部资料。

4.充分利用电脑整理保存资料。在信息时代，各项工作离不开电脑，编纂地方志工作，也是一样。国务院《地方志工作条例》第十四条规定：“在地方志编纂过程中收集到的文字资料、图表、照片、音像资料、实物等以及形成的地方志文稿，由本级人民政府负责地方志工作的机构指定专职人员集中统一管理，妥善保存，不得损毁；修志工作完成后，应当依法移交本级国家档案馆或者方志馆保存、管理，个人不得据为己有或者出租、出让、转借。”我们要充分利用电脑整理收藏资料，编辑资料。充分利用电脑对资料进行分类，按照志书的篇章节目子目的篇目，对应录入电脑中，使资料按既定的分类，在电脑中保存下来。

五、资料的管理

千辛万苦搜集到的资料不能任其散失，要科学地管起来，更不能让私人据为己有，或提成抽头。这牵涉一个史德问题，要有公私界限。搜集到的资料要交公，但本人可以使用。资料原件一定要交公统一管理，共同使用。资料管理一定要科学，要做到片纸不丢，方便利用。要有一套资料卡片，以便按图索骥，既节省时间，也免得把资料翻烂。并应制定相应的资料管理条例，以便保管使用都能有法可循，有章可遵。

总之，收集和整理资料是地方志书的基础工作，而占有资料的多少和真误，又是决定志书质量的要素。从收集资料基础抓起，探索适合有利于志书撰稿方式的资料工作，垒好基石，对提高地方志质量至关重要。只要对地方志工作编纂有利，就可以大胆地尝试、大胆地实践。编纂一部高水平的地方志书更需要在资料的收集整理上不懈创新，因循守旧的方法必将失去生存的空间。

[1]晋中市史志研究院.地方志工作条例学习资料(内部资料).晋中市史志研究院,2007.

[2]王继杰.新编地方志讲义.《上海地方志》办公室, 1993,(5).

[3]运子微.地方志资料的收集整理与使用汇编.北京地方志办公室,2013.

赵 彬 晋中市史志研究院

李新文 晋中市史志研究院 院长

（责编 张佳琪）