铁岭绿萌贸易有限公司内部控制问题研究

孙 颖

(东北财经大学 网络教育学院，辽宁 大连 116025)

一、公司内部控制现状问题分析

绿萌贸易有限公司 (简称“绿萌公司”)管理层对内部控制理解存在偏差，对存货管理和往来款项管理等方面意识薄弱，在企业中管理人员由于受到传统观念的影响或是现实条件的制约，往往容易对内部控制产生错误的理解，在对企业进行管理时漠视内部控制的重要性。另外，责任的分工不明也对公司内部控制造成一定的影响。

1.企业对内部控制理解存在偏差

企业的内部控制制度对于该企业中的每一个成员来说都是有效的，任何人都需要遵守，没有例外，包括制定内部控制的最高管理当局在内。该企业之所以内部管理混乱，就是因为一些领导破坏有关的职责分离、授权批准等控制制度，宽以待己，严以律人，认为内部控制只针对一般员工，和自己没有关系。事实上，建立内部控制制度，保证内部控制系统有效运行是管理当局良好地履行对资产委托者的受托经济责任的有效方法。绿萌公司内部控制的根本出发点是为了满足企业进行内部管理的需要，是管理控制系统的一部分，其根本作用在于衡量和纠正下属人员的活动，以保证公司的发展符合计划的要求，它要求按照目标和计划，对工作人员的业绩进行评价，找出消极偏差之所在，采取措施加以改进，以提高企业的经营效率和效益，防止损失，保证企业预定目标的实现。所以，公司管理当局需尽快纠正错误观念，不但要把建设有效的内部控制作为己任，更应在执行过程中带头遵守内部控制制度的规定，一切按程序办事，保证内部控制的有效性。

2.对内部控制重视不够，内部控制成为摆设

很大一部分小企业家都是依靠机遇和冒险精神开始逐步完成原始积累的，而国有小企业的领导很大部分都是由行政部门调过来的，他们往往不太重视内部控制，对内部控制缺乏了解，内部控制意识不强，认为内部控制的建设和管理会制约企业的发展。虽然也有企业建立了内部控制制度，但没有认识到其是一个动态的系统，随着外部环境的变化，企业业务的拓展，原先完善的内控已不再适应企业的发展，当其出现问题时没有及时加以纠正。甚至有的企业在不了解其自身情况的前提下，照搬其他企业的内部会计控制制度，把建立内部会计控制的目标定位在应付上级部门检查上，不能很好地落实执行，形同虚设。

3.风险意识差，往来款项管理不到位

由于社会经济环境的变化，企业间竞争越来越激烈，企业经营风险不断加大，然而从绿萌公司现状来看，其风险意识并没有提到应有的高度，管理人员的思想意识中更缺乏有效的风险防范管理机制，因此该企业抗风险能力较差。绿萌公司在这方面存在着很大的问题，为了能占领市场绿萌公司在对一些客户的各项资料不十分了解的情况下，就和其发生经济上的业务往来，使公司在经济上受到损失。

4.不相融职位没有分离，岗位设置缺乏牵制

在小企业中，由于企业规模小，企业出于成本等方面的考虑，尽可能少用人，用能人，经常出现一个人来承担多项工作，这其中就出现很多不相容职务于一身的情况。开票、收钱、填凭证、审核和记账都由一个人来完成，从表象上看似乎步骤减少了，时间节省了，成本下降了，殊不知，这种违规操作既不能真正提高企业效率，还可能导致企业资金流失，滋生贪污舞弊行为，给企业的资产安全带来很大的隐患。一个良好的信息系统应能确保组织中的每一个人都能清楚地知道其所承的特定职务。在众多的企业中这一点做的并不是很好，在企业中往往存在一些谁都可以管又都可以不管的“自由”区域，这可以从一些事务处理的“踢皮球”现象看出。然而，出问题的往往是这些区域，出了问题以后常常互相推卸责任，互相指责，最终不了了之，无法追究责任。

企业内部控制职能没有发挥出来。内部控制依赖于企业的日常监督，绿萌公司内部控制要求各人员对该企业内部的经济活动进行监督，但是一些管理者经常干预工作，工作人员受到管理者干预或利益的驱使，往往按管理者的意图办事，使内部控制一些规定无法履行。

5.信息流动与沟通不到位

绿萌公司在信息管理和沟通上存在很大的问题，经常发生与上层领导或下面员工之间的信息沟通不到位。如每次订货与到货日期都是月初制定的，但偶尔有改动的时候，管理人不能及时通知到员工，使员工不知情，不是员工等上大半天，就是货车等上一阵子，造成不必要的经济损失。

6.治理结构不完善，无法形成有效内部控制体系

绿萌公司在控制活动中最大的一个薄弱环节就是考核奖惩机制不够健全、有效。计划可能是好的，但由于没有去考核、去检查或者说没有认真的去考核去检查，而只是搞形式，走过场，其执行结果往往很差。无论我们的制度多么先进、多么完备，在没有有效控制、考核的情况下，都很难发挥它应有的作用。

其中最高领导层是我公司的最终控制主体，决定公司的政策方针，对经理层进行监督，他们各负其责，协调运转。而内部控制是该企业管理层为确保企业财产安全完整、提高会计信息质量、实现经营管理目标而建立和实施的一系列具有控制职能的措施和程序。公司治理结构是内部控制的制度环境，其中的任何一个环节出现差错，都将无法形成对绿萌公司有效的内部控制执行体系。

二、铁岭绿萌公司内部控制问题的解决对策

1.建立完整、科学的内部控制体系

建立完整、科学的内部控制体系以对绿萌公司实施全方位的控制要建立一套完整、科学的内控体系，需要在意识、制度、组织、人事等方面入手，在领导意识的层面上要注重“软控制”(环境)的作用。

绿萌公司管理者及其他管理阶层的执行者对内部控制的态度、管理者的经营风格、管理哲学、企业文化和内控意识等都是影响内部控制的重要因素。针对该企业的管理当局对内控的认知度低，内控意识较差的情况，内控环境方面宣传和培训力度必须加强。

2.提高内部控制，建立授权批准体系

授权批准是指企业在办理各项经济业务时，应该经过规定程序的授权批准。小企业应该建立授权批准体系，明确授权批准的范围、层次、程序及责任。一方面，要强化该企业领导的会计法规意识，使之自觉遵守法律规定;另一方面，要建立内部控制管理领导责任制，将企业内部控制管理的好坏与主要领导的政绩业绩考核结合起来，层层负责，将内部控制管理工作落到实处。

3.加强往来款项管理，增强抗风险能力

在市场竞争日益激烈的今天，为扩大销售量，赊销作为一种促销的手段，有着不可低估的作用。发生往来款使销售和收款这两种行为之间存在着一个结算周期，从而形成了应收账款的成本，企业不得不垫支一定的资金和花费一定费用。所以，企业利用商业信用扩大销售未必会增加利润，因为成本会同时增加，增加应收账款所产生的管理成本、坏账损失成本和投资于应收账款的机会成本等都是在增加赊销时必须考虑的。对企业来说，管理应收账款的目的就是在成本和利益之间得到最佳的信用政策，即利益与风险的取舍。当应收账款商业信用所增加的销售盈利大于运用信用政策所增加的成本时，可以运用信用政策，因此，信用政策、收账政策和信用分析等成为应收账款管理的主要内容。

4.实现职责分工控制

企业在设计、建立内部控制制度时应明确职责划分，做到既不留死角又使各个岗位和人员之间不交叉、冲突，应让每个员工了解自己的工作和要求，应当明确授权部门和人员的权限，禁止越权，并制定有明确的奖惩办法，对违反企业管理制度的员工按规定进行处罚，在不能做到职责划分的情况下，应当加强事后的检查监督。

5.加强信息流动与沟通

一个良好的信息系统有助于提高内部控制的效率和效果。企业须按某种形式及在某个时间之内，辨别、取得适当的信息，并加以沟通，使员工顺利履行其职责。信息系统不仅处理企业内部所产生的信息，同时也处理与外部的事项、活动及环境等有关的信息。

一个良好的信息系统应能确保组织中每个人均清楚地知道其所承担的特定职务，一个良好的信息沟通系统不仅要有向下的沟通管道，还应有向上的、横向的以及对外界的信息沟通管道。企业会计系统是企业信息系统最为重要的组成部分。企业的会计系统为企业提供成本信息、营运信息、生产信息和库存信息等。因此，企业应加强会计系统及其他方面的信息沟通体系的建设。

6.完善公司治理结构，形成有效的内部控制执行体系

完善公司治理结构。绿萌公司管理者应针对人员、财务、作业和组织的总体绩效建立适当、有效的控制政策和控制措施，建立有效的控制系统。一个有效的控制系统应该是准确的、及时的、经济的、灵活的和易懂的。实行财务总监委派制是完善内部控制的重要手段。首先，财务总监通过对单位会计部门和会计人员的领导和控制，掌握会计系统的运行，对于单位重大的交易、资产变动等拥有审批权。其次，通过主持定期及非定期的单位内部审计，及时发现企业经营和会计方面已经发生的或潜在的问题并采取相应措施。

改善人力资源的管理机制。良好的人力资源政策对培养该企业的员工，提高企业员工的素质，更好地贯彻和执行内部控制有很大帮助。因此，绿萌公司的管理者和员工必须依靠人才市场，引入竞争机制来配置。在企业内部，根据市场竞争、优胜劣汰的原则形成任人唯贤的用人机制，为该企业的发展壮大配置合格的人才。同时更要提高管理者的素质，管理者的素质直接影响到企业的行为，进而影响到该企业内部控制的效率和效果。

加强会计系统控制。会计系统控制主要是通过对会计主体所发生的各项能用货币计量的经济业务进行记录、归集、分类、编报等而进行的控制。对于小企业首先按照《会计法》要求设置会计账簿，不做假账;记账、出纳、保管等不相容业务，应尽量由不同人员担任，如人员有限，也应保证管账的不管钱，管钱的不管账，同时应建立复核制度。

强化企业经营风险意识，提高风险管理水平。现代社会是一个竞争激烈的社会，每一个企业都面临着成功的挑战和失败的风险，对风险的管理成本是绿萌公司管理的主要内容之一。风险影响着企业的生存和发展，也影响其在行业中的竞争力以及在市场上的声誉和形象。所有的企业，不论其规模结构、性质或产业如何，其组织的不同层次都会遭遇风险，管理人员必须密切注意各层次的风险，并采取必要的管理措施。

绿萌公司的风险意识从总体上来说比较低，采取各种经营决策时，往往很少考虑可能存在的风险。面对市场经济条件下的各种风险，必须加强企业的风险意识，只有企业意识到风险，才会主动采取措施，加强内部控制。风险的存在是实施控制的根本原因。

建立有效的管理信息系统。一个良好的信息和沟通系统可以使企业及时掌握营运状况和组织中发生的各种情况，可以及时为企业员工提供履行职责所需的各种信息，从而使企业的经营管理流畅进行下去。管理信息系统是指由人和计算机组成的能进行数据的收集、处理、存储、输出的系统。它通过对一个组织内部和外部数据的处理来获得有关信息，以控制企业的行为。会计信息系统是企业管理信息系统中的一个最重要的子系统，是组织处理会计业务并为企业提供财务信息、定向信息和决策信息并辅助企业管理控制的有机整体。有效的管理信息系统可以及时地提供各方所需要的会计信息，提供企业各部门管理控制生产、考核工作成果以及提供企业高层决策人员制定经营方针、制定规划、进行决策所需的会计和管理信息。只有我们工作人员通过管理信息系统了解了该企业目前的状况，才能对可能发生的异常情况做出反应，从而及时报告，以防止重大损失的发生。

构筑严密的企业内控体系。企业内部控制体系，具体应包括三个相对独立的控制层次:第一个层次是在企业一线“供、产、销”，全过程中融入相互牵制、相互制约的制度，建立以防为主的监控防线。有关人员在从事业务时，必须明确业务处理权限和应承担的责任，对一般业务或直接接触客户的业务，均要经过复核，重要业务最好实行双签制，禁止一个人独立处理业务的全过程。第二个层次是设立事后监督，即在会计部门常规性的会计核算的基础上，对其各个岗位、各项业务进行日常性和周期性的核查，建立以“堵”为主的监控防线。事后监督可以在会计部门内设立一个具有相应职务的专业岗位，配备责任心强、工作能力全面的人担任此职，并纳入程序化、规范化管理，将监督的过程和结果定期直接反馈给财务部门的负责人。第三个层次是以现有的稽核、审计、纪律检查部门为基础，成立一个直接归董事会管理并独立于被审计部门的审计委员会。审计委员会通过内部常规稽核、离任审计、落实举报、监督审查企业的会计报表等手段，对会计部门实施内部控制，建立有效的以“查”为主的监督防线。

以上三个层次构筑的内部控制体系对企业发生的经济业务和会计部门进行“防、堵、查”递进式的监督控制，对于及时发现问题，防范和化解企业经营风险和会计风险，将具有重要的作用。

总之，加强绿萌公司内部控制从本质上来说是企业内部的问题，其根本动力应当来源于我们自身。

三、结束语

在我国加入WTO后，人民币对美元升值及世界金融危机的大背景下，机会与挑战并存的情况下，小企业应根据自身的特点和发展的目标相结合，找出需要解决的关键问题，只要各小企业重视内部会计控制制度建设，按照有效的内部控制制度标准不断对其进行效益评价和修改，分析原因，总结经验，结合自身特点来开展工作，各小企业将会建立与健全适合自身发展的内部控制制度，推进企业的发展，完善企业公司治理结构，增强企业的竞争实力，提高企业的经济效益，小企业在激烈竞争的市场经济中也会有一席之地。目前，我国绝大多数企业都面临着内部控制管理不完善的问题，一方面，企业的各阶层领导对内部控制的认识不够，另一方面对内部控制管理不严，造成对内部控制制度的存在偏差，公司业绩小幅度的下调，甚至面临亏损，生产经营不正常等现象。

希望在不久的将来，内部控制不再是各个企业存在的主要问题，内部控制的方法会有更深一步的研究与改进，为我国企业与经济的发展发挥巨大作用。

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