信息化背景下高校人事档案管理的创新研究

张 瑾

(山东女子学院，山东 济南 250300)

一、高校人事档案管理信息化的重要性

在高校人事管理工作中，人事档案管理工作占据着非常重要的位置。其主要指对高校师生、工作人员等的人事档案的存放与管理，这项工作的有效展开有利于高校的人事管理。但据调查发现，高校人事档案管理工作状况并不理想，许多高校对人事档案管理工作缺乏足够的重视，管理模式、方法等陈旧落后，管理效率不高。为此，在信息化时代的发展背景下，创新高校人事档案管理，构建信息化的人事档案管理模式，对于有效提高高校人事档案管理的服务水平与效率十分有利。

针对高校人事档案管理的堪忧现状，高校人事档案管理模式必须紧随高校人事制度的变化而不断进行革新，根据新形势与新要求进行不断的优化与创新。伴随计算机网络技术的快速发展，实现高校人事档案管理信息化显然十分重要，这是促进高校人事档案管理进入现代化管理模式的必然趋势。合理利用计算机网络技术可以大大提高高校人事档案管理的工作效率，帮助高校档案管理人员快速处理档案的统计、检索、编目等工作，减轻其工作压力。同时，便捷的计算机网络通讯，能够有效实现对人事档案信息资源的实时共享，这为高校人事管理工作提供了大量的信息依据，利于高校高层做出正确的决策判断。由此可见，建立健全创新型信息化的高校人事档案管理具有重要意义。

二、信息化背景下高校人事档案管理的创新研究

(一)树立创新意识，优化制度保障

在信息化时代的发展背景下，高校人事档案管理工作人员需要树立创新意识，积极利用科学技术来优化与提升高校的人事档案管理，以实现高校人事档案管理的信息化、自动化，促进高校人事档案管理工作的有效性与及时性。创新高校人事档案管理的工作理念，是推进高校人事档案管理工作不断取得进步的必然要求，但要实现高校人事档案的信息化创新管理，还需要建立健全管理制度，以优化制度保障来促进高校人事档案管理工作的顺利开展。管理制度的建立健全与创新需要考虑人事档案管理工作的整个流程，包括前期工作的各方面(如材料收集、鉴别、归档、整理等)、后期工作的各方面(如保管、查阅、借阅、转递、保密等)，这些都需要在高校人事档案的管理制度中有所涉及。同时，还需要包括工作细则、岗位职责等方面内容。

(二)加强技术引进，建立信息化管理模式

实现高校人事档案的信息化管理，加强技术引进是基本保障，这是建立信息化高校人事档案管理模式的必要前提。高校的人事档案管理主要是针对工作人员档案的管理，他们的工作成绩、工作能力都充分记录在人事档案中，这项工作的有效开展有利于高校选人用人与实现人才资源的优化配置。在信息技术的支持下，为高校构建一个人才资源共享平台，科学、分类管理人事档案材料，实现人事管理工作与档案信息存储的同步进行，以形成综合性的人力资源信息库。高校要建立科学的人事档案管理信息体系，就需要借助计算机网络技术构筑一个全面、系统的信息数据库，对高校所有工作人员和学生的人事档案进行统一管理、细致划分。要以计算机为主要工具，充分实现高校人事档案管理的信息化与自动化，扩大人事档案信息服务范围，以提高人事档案管理的实用性。

(三)建立专业化管理队伍，提升管理人员专业水平

当前，许多高校为节省开支并未组建一支专业化的人事档案管理队伍，大多由一般工作人员来进行人事档案管理工作，甚至于有些高校直接选用兼职大学生来管理。可想而知，这些都是造成高校人事档案管理工作效率极低、问题突出的主要缘由。因此，为了提高高校人事档案管理工作的效率，建立专业化的管理队伍尤为重要，同时还需对管理队伍中的工作人员进行思想与业务方面的双重培训，以提高高校人事档案管理人员的思想素质与专业服务水平。要对高校人事档案的管理人员进行思想政治教育、职业道德教育，以提高其思想政治水平，增强其职业道德、责任心、敬业精神等。同时，要加强对高校人事档案管理人员的技术培训，使其掌握现代管理技术与方法，这也是加快实现高校人事档案信息化管理的有效保障。

(四)创新个性化管理方式，完善管理监督机制

高校人事档案信息化管理为促进高校充分实施公开、公平、竞争、择优的人才选拔机制提供了可能的条件。而创新个性化管理方式，为高校各类人才提供个性化档案服务，并完善人事档案管理的监督机制，利于发挥高校人事档案信息化管理工作的最大作用。高校人事档案管理工作人员可以从个性特征、专业技术、业务能力三个方面入手，对高校各种人才进行不同层次的档案划分与归类，这样能够对这些人才进行综合的初步评价，以充分挖掘其优势，从而利于高校的高层领导全面了解人才，达到选好人才、用好人才的最佳效果。除此之外，高校人才档案管理监督机制的完善工作需要同步进行，对高校人事档案管理部门的工作全过程进行合法化监督，从而确保高校人事档案管理合法化、公开化。

三、结语

科学、创新的管理是促进各个领域、各项工作顺利有效落实与开展的保障，对于高校人事档案管理工作也是如此。信息化、创新型的高校人事档案管理，能够有效推动高校人事工作的开展，对于高校的科学发展极为有利。顺应信息化时代的发展需求，高校应注重建立人事档案管理工作的信息化、创新化，这不仅能够充分利用现代化管理技术提升高校人事档案管理工作的效率，而且积极采取相应的创新管理也利于促进高校人事档案管理与人事工作的有效开展。