图博档信息服务中的电子数据质量管理探讨*

毛凌翔 朱学芳 穆向阳 朱 光

（南京大学信息管理学院，江苏南京 210093）

图博档信息服务中的电子数据质量管理探讨*

毛凌翔 朱学芳 穆向阳 朱 光

（南京大学信息管理学院，江苏南京 210093）

图书馆、博物馆、档案馆是当今社会重要的公共信息服务机构，电子数据质量是数字时代影响图博档信息服务水平的重要因素。分别从图博档的服务方式与内容的特点出发，研究与探讨了在图书馆、博物馆、档案馆中电子数据质量要求及具体的管理方法。较高的电子数据质量管理水平是图博档信息服务相融合的基础。

图书馆 博物馆 档案馆 信息服务 电子数据 质量管理

1 引言

信息服务是在知识共享与交流基础上提供的知识增值服务。图书馆、博物馆、档案馆（简称图博档，下同）是社会重要的信息资源服务机构，承担着社会文化资源的保存、整理、展示、开发与利用的责任。本世纪以来，在图书馆、博物馆、档案馆单独进行数字化建设与服务的基础上，数字信息资源渐已成为当前图博档信息服务的主流［1］。同时，不论国外还是国内，都出现了图书馆、博物馆、档案馆领域数字信息资源服务融合的趋势［2］。信息化、数字化是推动图博档信息服务融合的主要技术推动力，电子数据质量是图博档信息服务相融合中必须首先考虑到的前提问题。因此，对图博档信息服务中的电子数据质量管理进行研究和探讨，是十分必要与紧迫的。

数据质量的研究起步于九十年代初期［3］，随着数字技术的产生与应用普及，电子数据渗透到生产生活中的各个领域，电子数据质量是当前数据质量研究的难点。笔者结合数据质量［4］的概念，给出电子数据质量的含义，具体包括内容质量与形式质量。电子数据的内容质量即指数据本身所具有的真实性、有效性、完备性和自洽性。数据来源于真实的生产实践或者实验；数据能被有效使用，在一定的时期内具备使用价值；数据是充分的，没有必要数据的遗漏；数据之间的约束关系能得到充分满足，没有相关矛盾和孤立的数据。电子数据的形式质量是主要指电子数据的使用质量、存贮质量和传输质量。电子数据要被正确地使用才能使得其内容质量才能得以发挥；电子数据的存贮介质的抵抗数据质量损失的能力；电子数据在传输中要能保证其原有信息的不被损耗，并正确地抵达传输目的端。“数据质量管理是致力于整个企业数据环境中数据质量的评估、诊断、监控和持续改善的一个系统的、长期的过程。”［5］电子数据质量管理指对数字设备所产生的电子数据从计划、获取、存储、共享、维护、应用、消亡全部生命周期中，每个阶段和全过程的各类数据质量的识别、预警、监测、诊断与控制的一系列管理活动，并在管理活动中通过不断循环改进与提高，达到提升电子数据的使用价值目的。

图博档在社会信息化的大背景下，信息技术的相关应用在图书馆、博物馆、档案馆中纷纷得到广泛地使用，数字图书馆、数字博物馆、数字档案馆等领域的研究如火如荼地展开。在当前图博档信息服务中，数字化信息资源的普遍使用使得电子数据质量管理成为图博档等信息服务机构的主要工作内容，电子数据质量水平成为图博档数字信息服务成败的关键。Carlson S，Anderson B［6］认为只有高质量的电子数据才能支持科学研究中的数据的重复使用，这对未来的图书馆、档案馆提出了更高的要求。Lazarinis F［7］提出了可用于博物馆虚拟展示的高质量文化图像浏览系统，可提供高质量的伸缩浏览，可达到

实体参观的效果。Lim S，Liew C L［8］研究了美术馆、图书馆、档案馆和博物馆（galleries，libraries，archives and museums，GLAM）中图像元数据的异构性，提出了对GLAM可互操作的元数据标准，以促进美术馆、图书馆、档案馆和博物馆中图像信息的服务融合。本文在前人工作的基础上，依据图博档信息服务的特点，分别针对其中的电子数据质量管理进行研究与探讨，总结出其中的差异性与共同点，为未来图博档的融合服务提供电子数据的质量保证。

2 图书馆信息服务中的电子数据质量管理

数字图书馆的普及使得电子数据质量管理在图书馆信息服务中起到越来越重要的作用。在图书馆信息服务中，电子数据主要存在于馆藏书目管理信息系统、文献数据库、联机编目数据库等，下面分别加以讨论。

2.1 馆藏书目管理信息系统中的电子数据质量管理

馆藏书目管理信息系统是当前图书馆普遍采用的图书借阅系统，它提供书目查询、借阅管理、用户管理、馆舍管理等功能。馆藏书目管理信息系统中电子数据质量管理要以用户的需求为中心，具体对电子数据质量的要求包括准确性、及时性、易用性、健壮性等。

馆藏书目管理信息系统电子数据质量的准确性要求是指，信息系统中的数据要能准确反映实体馆藏与用户的信息，这些信息主要包括：馆藏书目信息的收全率与收准率（参见公式1与公式2）；用户信息的准确性；书目借阅信息的准备性等。

收全率＝信息系统中书目条目数/馆藏书目总量（1）

收准率＝正确的信息系统中书目条目数/馆藏书目总量（2）

馆藏书目管理信息系统电子数据质量的及时性主要指，信息系统中的书目信息、用户信息、馆舍信息能得到及时反映，而不会出现信息过期与失效的情况。馆藏书目管理信息系统电子数据质量的易用性主要指，信息系统具有良好的用户界面，能为图书馆管理人员、借阅查询、用户信息维护提供方便与简便的操作，减少操作与维护成本。由于馆藏书目管理信息系统是图书馆管理中重要的信息系统，电子数据要保证足够的健壮性，以应对外界的干扰，能保持电子数据的完整性。

为满足馆藏书目管理信息系统电子数据质量的相关要求，在具体的电子数据质量管理中，要从以下几点入手：

其一，要将馆藏可用于借阅的书目尽可能全部录入到馆藏书目的管理信息系统中，并准确无误地反映书刊的内容、状态与预期信息，这就需要图书馆的管理者定期核查馆藏书目查询数据库与实体馆藏书目的一致性，并通过利用计算机、自动化、物联网等最新的科技手段向用户提供书目的实时信息。

其二，要设计良好的人机界面，使得该信息系统的使用者能很快掌握该系统的相关功能的使用。在设计系统的结构、功能与交互界面时，要从用户的角度来考虑，运用人机工程学的相关知识与方法，以提高用户使用的效率与减少使用成本为目的。

其三，由于馆藏书目管理信息系统是图书馆信息服务的重要保障系统，同时计算机系统的不稳定性也给电子数据带来了质量安全上的隐忧，这就要不断提升信息系统的健壮性，通过电子数据的备份、故障自动监测机制、网络入侵检测与安全防护等措施，以最大限度地保障馆藏书目管理信息系统电子数据在各种情况下质量都能得以保证或恢复。

2.2 文献数据库中的电子数据质量管理

现代图书馆都是复合图书馆，电子文献是各类图书馆重要的信息资源。在当前图书馆所提供的电子文献中，存在着电子文献检索困难、电子文献的清晰度不足、部分文献无法获得全文等问题。为解决以上问题可以从以下几个方面着手，提高图书馆文献数据库的电子数据质量管理水平：

第一，图书馆不能仅提供电子文献数据库的链接，而把检索的工作完全交给用户完成，需要构建电子文献检索的导航和/或集成检索平台。电子文献检索的导航可为用户提供简洁、便利的电子文献导航功能，导航可根据文献数据库的收录范围、收录类型、收录主体、国别语言、文献格式等多方面、多角度为用户提供所需文献数据库的精准定位，并给出相应的使用说明和提示，以便于用户能最快速掌握其使用要领。有条件的图书馆还可自建集成检索平台，使用户不用一个数据库一个数据库地查找文献，就能获得所需文献的摘要与全文数据。

第二，电子文献由于数字化进程中存在着原始资料不清、数字资源清晰度不足、相关信息缺失等质量问题。要解决此类问题，就需要图书馆与数据库提供商合作，从源头加强数据库商的电子数据质量意识，并通过合约等法律形式加以规范。要对数据库提供商定期考核，对于不能提供优质电子文献的

服务商，则应及时中断合作，不再续订合同，出现严重质量问题的，还要追究其经济上的赔偿责任，并向用户道歉。

第三，由于电子文献数据库十分昂贵，且年费也不断增长，因此图书馆不可能购买全部的电子文献资源，只能根据所服务的对象，在有限的购书经费条件下，选择使用率最高的数据库资源。因此，对于部分文献无法获得全文，而用户又有需求的情况，图书馆需要十分关注此部分的需求，通过文献共享保障系统进行文献传递，保证及时提供能满足用户需求的电子文献副本。

2.3 联机编目数据库中的电子数据质量管理

书目数据是读者利用文献的依据，其质量在一定程度上影响着文献的利用水平和读者使用成本。联机编目是在计算机和网络环境下，借助计算机和通讯技术，由多个图书馆共建一个联机中央书目数据库，这样一个授权成员馆对新入馆馆藏编目上传后，其他馆就可以从网上查询并下载书目，从而减少单个图书馆编目中的重复劳动，提高编目工作效率和书目数据质量。“随着图书馆自动化、网络化的发展，联机编目已成为我国编目工作的主要方式。”［9］高质量的联机编目电子数据是图书馆编目数据质量提高的基础，主要要从联机编目书目数据的规范化和标准化角度来保障联机编目电子数据的质量。

当前，我国图书馆在联机编目电子数据存在的质量问题主要有［9，10］：未严格按照格式著录产生的错误；著录详简不一；字段和子字段的错字、漏字等；分类号和主题词错误；编码字段错误等。为提高联机编目数据库中的电子数据质量，周小敏［10］提出具体的制定统一的中文图书机读目录数据处理细则；建立分明的奖惩制度，加强对成员馆的质量监控；培养优秀的编目员、校对员，加强审校机制；建立月结报送制度，定期向联编中心提交数据质量反馈等提高联机编目数据库中的电子数据质量的措施。

3 博物馆信息服务中的电子数据质量管理

“博物馆是为社会和社会发展服务、并向公众开放的非赢利性永久机构，它以研究、教育、欣赏为目的，征集、保护、研究、传播和展示人类及其环境的见证物。”［11］现代博物馆不仅是文物、标本的收藏机构，更是为公众服务的文化教育与咨询机构［12］。借助电子技术、网络技术可以大大拓展博物馆在信息服务中内容与方式，电子数据质量是博物馆信息服务质量支撑的重要因素。在博物馆的信息服务中，电子数据主要存在于用户介绍与查询机器、录音录像播放、电子公告栏等，以下分别对其中电子数据质量管理进行探讨。

3.1 用户介绍与查询机器中的电子数据质量管理

当下许多博物馆都配备了智能化的用户介绍与查询机器，它可向用户展示所参观博物馆的陈列内容、虚拟博物馆、展品的历史背景介绍等。由于用户在参观博物馆时，不仅只参观展览物品，还要掌握关于展览的向导信息与介绍信息，用户介绍与查询机器是为参观者提供此类信息的主要途径，用户介绍与查询机器中的电子数据质量是影响用户参观效果的重要因素。

对于用户介绍与查询机器中的电子数据质量管理主要做到以下几点：一要对馆舍内陈列内容尽可能全的在机器中建立索引，并给予简介。由于博物馆展览计划的变更，要及时更新机器数据库中陈列内容条目，并通过分类检索、图像检索、内容检索等方式，为用户提供高效简易的查询；二是要积极引入虚拟现实技术与多媒体技术，通过对场景与展品的3D建模，尽可能将展品的信息通过虚拟博物馆的方式传达给参观者，以减少实物参观的压力，并能让参观者深入了解展品的细节。Hemminger B，Bolas G，Carr D等在论文［13］中给出了通过实物的捕捉而构建3D虚拟博物馆展示的方法；三是对展品的介绍要注意其准确性与专业性，博物馆承担着教育职能，是物质文化遗产的守护者，这就需要专业的历史学者和文化学者，对展品的历史背景介绍资料进行质量审查，确保展品的介绍信息真实有效，具有教育意义；最后，还要关注信息系统的健壮性与安全性，做好系统与文件的备份，对系统运用中出现的问题及时分析并解决。

3.2 录音录像播放中的电子数据质量管理

博物馆中不仅展示实物，音频、影像资料的展示也构成博物馆中的重要展示内容。由于博物馆承担着重要的文化传播与教育的职能，所展示的录音、录像也要保证其质量，以获得较好的社会效益。博物馆的录音录像的播放与一般的音视频播放相比有着自己的特点，它更强调播放的日常化、规范化、教育性、知识性、与展品的相关性等。因此，博物馆中录音录像播放中电子数据质量管理主要要从以下几个方面来加强：

第一，由于大量的历史资料是采用模拟方式录制的，例如磁带、录像带、胶片等方式，这种模拟方式

存储的音视频资料存在着备份不易、保存条件要求高、数据损坏无法恢复、播放设备要求特殊等缺点。现代数字化设备则可避免上述缺陷，通过将音频、视频转换为二进制数据，便于存储、读取、恢复，且具有通用性，博物馆加强对传统模拟音视频进行数字化转换是十分必要与紧迫的。

第二，要建立适应博物馆音视频管理与播放的信息系统，该系统要能支持常用音视频格式，特别是高保真音频、高清视频等格式的管理与播放；系统支持博物馆展览计划的安排与变更；也应支持用户的点播与交互，并能提供部分资源的共享与传递。日本的九州国立博物馆就构建了“超高清系统”（Super Hi－Vision System），系统特别注重对图像的质量管理，以为博物馆用户播放高质量的高清视频［14］。

第三，要对博物馆音视频管理与播放的信息系统不断进行复核与更正，对其中的错误及时发现，并更正之。Marty P F提出了针对高校博物馆的电子数据错误的管理措施，并总结出博物馆数据库错误恢复的影响因素，主要有：便于理解与操作；随时记录在案；简单和可访问的沟通渠道，认为形成“错误恢复文化”（Culture of Error Recovery）至关重要［15］。

3.3 电子公告栏中的电子数据质量管理

作为向参观者提供人类历史见证物的展示与教育的机构，电子公告栏是博物馆工作中不可或缺的信息传达工具。博物馆中的电子公告栏的显示内容主要有：博物馆开放时间、开放展览内容、参观中注意事项、展览的历史背景、展物介绍等内容。这些信息都是博物馆服务的基础信息，信息量少，但却对于参观浏览来说十分重要。对其电子数据质量管理，要注重其准确性、高效性与简洁性，要对相关管理人员进行培训，虚心接受访客的意见与建议，不断提高博物馆的电子公告栏的电子数据服务质量。

4 档案馆信息服务中的电子数据质量管理

档案馆是负责接收、征集、保存、管理和利用档案的机构。随着科学技术与社会的发展，档案馆也向着电子档案馆的方向发展。在档案馆信息服务中，出现了大量以数字化方式的服务方式，电子数据主要存在于电子档案、档案管理信息系统、档案数字化等中。以下分别加以探讨其电子数据质量管理：

4.1 电子档案的质量控制

随着社会信息化的发展，电子文件成为当代社会数字化信息的基本组织形式，是现代社会重要的信息资源类型。国内外档案馆也致力于电子文件的收集与归档工作，由于电子文件不稳定性的特点，电子档案的质量问题是现代档案馆所关注的重要领域。电子档案（Electronic Archives）指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据［16］。Denev D，Mazeika A，Spaniol M等［17］就网络信息资源的存档中的质量问题，提出了SHARC框架的网络档案质量的评估策略，它同样对于电子档案的相关质量评价有借鉴价值。当前，对于电子归档文件主要存在的质量问题有：电子档案载体质量、电子档案相关软件系统质量、电子档案相关硬件设备质量等。

电子档案载体质量由载体寿命、技术寿命、保存成本等方面组成。载体寿命取决于载体的耐久性、载体的保管条件、载体的使用方式与磨损等因素。要选择耐久性的载体，并定期做好电子档案的备份；创造良好的保管条件，根据载体的要求，做到防潮、防高温、防尘、防强光、防菌、防火、防磁等；在使用中要严格按照载体的使用规程操作，以延长载体寿命。电子档案载体也在着一定的技术寿命，要选择一定兼容性、稳定性并暂时不淘汰的载体，以延长载体的技术寿命。在保存中还要注意成本控制，以防止由于经费不足带来的电子档案质量的失控的发生。

电子档案的使用有赖于相关的软硬件条件，电子档案相关软件系统要选用具有完备性、兼容性、健壮性、易用性、可维护、可扩展的软件系统，避免采用测试版软件和售后不完善的免费或廉价软件。电子档案相关硬件设备选择要有前瞻性，并要定期对这些硬件设备进行全面维护，使用技术成熟的硬件设备，淘汰技术落后的硬件设备，并要与相关软件相配套。

4.2 档案管理信息系统中的电子数据质量管理

档案管理信息系统是现代档案馆信息化的重要内容，它可对电子文件和纸质档案采用基于计算机软件系统的管理方式，大大减少人工的重复劳动，提高档案管理效率与水平。档案管理信息系统得到普遍采用，电子数据质量是档案管理信息系统正常运行和有效利用的保证。当前，档案管理信息系统的电子数据质量管理中主要存在的问题有：信息系统中数据不全、数据过期、数据冗余、可用性不足等。

档案管理信息系统与图书馆书目管理信息系统既有相同之处，但也有其自身的特点。档案管理信息系统主要面向档案管理人员，不用对公众开放；其元数据标准较图书馆简单，编目标准要求不高；但档

案的类型较图书馆馆藏复杂，档案具有单一性、异构性与保密性，这些为档案管理信息电子数据质量管理提出了新的要求。

鉴于档案管理信息系统的特点，对其电子数据质量的管理要注重适用性与安全性。一方面，档案管理信息系统服务对象是档案管理人员，不是专业的计算机工程师，系统过于复杂会阻碍档案管理人员使用的积极性，降低工作效率；不易维护也会增加档案馆的使用成本，造成一定的经济负担。另一方面，档案本身所要求的保密性，也要求档案管理信息系统具备安全防护机制，不仅要能应对外部入侵与破坏，还要防止由于内部人员的有意无意操作带来的信息安全风险。故档案管理信息系统要面向档案馆的特点而构建，要采用较简单可扩展的档案元数据标准，以应对各类档案的计算机管理要求；人机交互界面符合档案管理人员的使用习惯；要规范各类档案录入系统的过程，做到及时归档、定期复核、有错即改的信息系统使用规范；系统应具有强大的入侵检验与安全防护措施，通过数据自动备份与恢复、用户权限管理、系统异常警报等来保证对档案管理信息系统的全面安全，高质量的电子数据质量管理是档案管理信息系统正常运作和发挥效能的前提。

4.3 档案数字化中的电子数据质量管理

数字档案馆建设是信息时代数据归宿和现代档案馆的重要特征，由于传统档案和现今大部分的档案都是以纸质档案，档案的数字化可以便于保存、管理、检索与利用，因此，档案的数字化是数字档案馆建设重要的工作之一，包括通过自建与外包等方式的档案数字化工作等。在档案数字化工作中，应特别重视其电子数据质量的管理，电子数据质量的好坏直接关系到数字化工作的成败，同时也是档案馆能否提供优质信息服务的关键。

档案数字化中的电子数据质量管理要注重以下几个方面：其一是录用与培训具备数字化设备应用能力的专业人员，设立专门的岗位，从事此项业务。档案数字化不是项目式、运动式的工作任务，而是现代档案馆长期的日常工作内容，将部分工作外包给专业的机构来完成，也是不错的选择，但要严格监督其生产质量；其二要制定详细可行的档案数字化工作计划，将利用率高、历史长、重要的档案给予更高的优先级，并通过统筹法和优选法等运筹学方法，减少工作中的时间浪费与劳动成本，提高工作效率；其三还要制定合适的档案数字化工作质量评价指标体系，包括编目准确性、图像分辨率、图像色差、图像清晰度、文字识别率、图像格式兼容性、可压缩性与文件大小等，各指标的权重可根据档案管理的需要和工作人员的经验合理制定，以正确评价档案数字化中电子数据的质量；最后，要将数字化后的档案及时移交电子档案管理部门，原始档案要恰当保存，在数字化服务中，做好交互工作，积极听取用户的意见，不断提高档案数字化工作中电子数据质量管理水平。

5 结语

图书馆、博物馆、档案馆是当今社会重要的公共信息服务机构，其提供信息服务的范围、类型、方式各有侧重与不同，但在信息技术的推动下，数字化的图书馆、博物馆、档案馆却面临着电子数据质量管理这一重要的命题。本文在社会信息化的大背景下，从图博档信息服务的对象需求入手，分别就其在信息服务中涉及到的有关电子数据质量的管理问题进行了探讨，针对图博档信息服务的特点与方式提出具体的电子数据质量管理建议与对策，以提高图博档等机构的数字信息服务质量及其管理水平。但由于我国图书馆、博物馆、档案馆分别隶属于不同的行政管理部门，服务方式与内容也有较大的差别，电子数据存在着类型上的差异和共享上的不足，这就需要打破图博档体制上的障碍，构建图博档信息服务融合的理论基础，以数字化技术促进图博档信息服务的融合，从而为图博档信息服务的电子数据质量管理水平的提高开辟更广阔的发展路径。

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Discussion on Electronic Data Quality M anagement of Information Service in Libraries，M useums and Archives

Mao Lingxiang Zhu Xuefang Mu Xiangyang Zhu Guang

At present，libraries，museums and archives are social important public information service organizations.The electronic data quality is an important factor that influences the service quality of libraries，museums and archives in the digital age.According to the characteristics of service mode and content in libraries，museums and archives，it has researched the electronic data quality requirements and managementmethods in libraries，museums and archives respectively.Higher electronic data qualitymanagement level is the base of convergence of libraries，museums and archives information services.

Libraries；Museums；Archives；Information service；Electronic data；Quality management

G250.76

A

毛凌翔（1984～），男，南京大学信息管理学院，博士生在读，主要研究方向：数字信息资源管理，信息质量管理。朱学芳（1962～），男，南京大学信息管理学院教授，博士生导师。穆向阳（1981～），男，南京大学信息管理学院，博士生在读，主要研究方向：数字信息资源管理。朱光（1986～），男，南京大学信息管理学院，博士生在读，主要研究方向：数字图像处理。

*本文系2010年度国家社会科学基金重大项目“图书、博物、档案数字化服务融合研究”（批准号：10＆ZD134）的研究成果之一。