增强“五种意识” 提升学校办公室工作水平

王昌海

(胜利油田 高培党校,山东 东营 257000)

学校办公室是协调内外的枢纽、沟通上下的桥梁，是学校领导的参谋助手，只有坚持“以人为本、发挥职能、强化服务”的理念，努力增强五种意识，着力提升办公室工作的整体水平，才能为学校的可持续发展提供深层次、高效率服务。

一、增强大局意识，提升政策水平与综合素质

“不谋全局者，不足以谋一域”。胸有全局、把握大势是搞好办公室工作的前提。随着学校培训教学工作的日益深入，办公室参与的业务不断增多，管理的事务更加宽泛。对此，要紧紧围绕学校中心工作，着眼于提升政策水平与综合素质，重点在三个方面下功夫：一是在学习上下功夫。充分利用报刊、网络等各种资讯和媒体，把握上级精神、提高理论水平，切实增强政治敏感性；认真学习上级和学校的方针政策、重要文件与会议精神，对重点工作、中心任务以及存在的问题做到深刻领会、了然于胸，切实站在更高的层次，从更前沿的角度考虑问题。二是在结合上下功夫。纵向上正确领会领导意图，把握决策动向，用于指导实际工作；横向上加强与部门之间的沟通交流，善于学习兄弟单位的经验、做法，开阔视野、取长补短。通过横向、纵向的结合，找准办公室工作的最佳定位和着力点，以实绩和作为强化办公室职能，确立办公室地位。三是在提升综合素质上下功夫。要时时虚心，处处留心，事事用心，从多方面、多角度强化提升素质。通过提升综合素质，不断提高办文、办事、办会能力，从而提升办公室工作水平。

二、增强参政意识，努力发挥参谋助手作用

办公室工作千头万绪，为领导决策提供深层次服务是办公室的重要职责，也是出成效、上水平的关键所在。一是及时领会领导决策意图。要紧紧抓住事关学校培训教学等重大课题以及经营管理中的关键问题，从源头上探究，在深度上剖析，积极为领导科学决策提供可靠依据。特别是针对校领导办公会、校领导碰头会以及其他专题会议所议定的事项，要正确领会决策意图，把握关键点和切入点，切实抓好决策过程服务和督促落实。二是及时收集反馈信息。信息传递是学校领导了解实情的有效途径。要及时追踪学校各单位工作进展、经营管理等情况，敏锐捕捉和整理领导所关注的、对领导决策有参考价值的信息。要对各类信息加以提炼和整理，在真实性、时效性上下功夫，为领导及时掌握各种情况，搞好决策提供参考。三是及时把握工作动向。要工作中注重增强预见性、灵活性，及时了解和把握学校培训与教学等工作动态，努力从事后处理转移到提早谋划、事前预测上来，真正做到想领导之所想，谋领导之所谋。

三、增强责任意识，确保工作任务的有效落实

落实是决策的归宿，也是决策的生命。要坚持“有为才能有位”的思想，强化责任意识，搞好督查工作，确保各项任务有安排、有落实、有结果。学校每两周召开一次校领导碰头会，对学校近期重点工作进展部署安排。对此，要根据校领导碰头会决定事项和领导的要求，确定重点督查事项，抓好督促落实。每项工作要明确责任部门、责任人和时限要求，通过网上通知、电话、下达督查通知单等方式，督促责任部门限期完成。同时明确哪些需向学校领导专题汇报，哪些需有关部门协调解决，哪些需要委托其他部门办理，明确职责，责任到人。从而使领导办公会、校领导碰头会议定的事项以及领导临时交办的任务均得到有效落实。在督查工作中，不仅敢于直面矛盾、正视问题、坚持原则，还注意把握分寸和尺度，做到不敷衍、不搪塞、不诿过，“到位而不越位、主动而不盲动”，进而凸显办公室职能，提升办公室地位。

四、增强服务意识，着力提高协调应变能力

服务是办公室的各项职责的核心所在。但服务不能满足于做领导的传声筒，而要发挥主观能动性，正确处理为领导、为机关、为基层服务的关系，变被动服务为主动服务，在关键问题、关键环节和关键时刻扮演好自己的角色，提升服务的层次和水平。一是讲求协调艺术，稳妥公正地处理事务。办公室必须既是“润滑油”，又是“催化剂”；既能当“铁面包公”，又能当“好好先生”。因此，要始终讲求协调艺术，在不违反原则的前提下，通过机动灵活的处理方式，理顺各方关系，及时妥善地处理好各类事务性工作，促进工作有序运转，提高工作效率，真正发挥办公室协调内外的枢纽作用。二是经常“换位思考”，模拟角色转换。要善于逆向或多向思维，通过角色定位与“角色”转换，加强沟通交流，提高协调工作的成效。在处理具体事务中要通过换位思考，将自己置于对方的角度来考虑问题，既能掌握原则，又入情入理，进而开阔思路、启迪智慧，避免主观臆断，找到使各方认同的解决办法，达到协调的目的。

五、增强规范意识，推进工作的标准化、程序化

要从增强规范意识，严格制度执行、制度落实和制度考核入手，不断推进办公室工作的程序化和标准化建设。一是严把制度关，确保办公室工作规范运转。要不断完善制度、规范程序，努力提升标准化、规范化服务水平。要严格遵守办公室工作规章制度，做到有章可循、有规可依。二是严把执行关，确保各项制度落到实处。制度是推进工作上水平的前提和保障，但关键在于实施。要在加强制度建设的同时，坚持用制度约束人、引导人、激励人，努力做到领导交办的事情不在办公室延误，正在办理的事情不在办公室积压，主观性的差错不在办公室发生，来机关办事的同志不在办公室受到冷落，学校的形象不因办公室而受到影响。三是严把考核关，确保实现工作目标。考核是实现目标的重要手段。要牢固树立正确的业绩观，在作风上求“正”，工作上求“严”，素质上求“高”，通过行之有效的激励奖惩措施，引导办公室人员做到政治强、业务精、作风实、纪律严，在日常工作中开口会讲、用脑会思、提笔会写、动手会做，在本职岗位上勤勉务实、任劳任怨，不断创出良好业绩，为学校更有质量更有活力更可持续发展做出积极贡献。